Moja działalność gospodarcza, oprócz usług reklamowych, polega m.in. na wydawaniu gazety lokalnej (od stycznia br.). Drukarnia na moje zlecenie drukuje gazetę, a ja rozwożę ją po lokalnych sklepach i kioskach. Nieczęsto się zdarza, że uda się gazetę sprzedać w takiej ilości, jaka została wydrukowana. Niesprzedane gazety (zwroty) zostają u mnie i są niszczone, a czasami rozdawane. Proszę o odpowiedź, jak prawidłowo należy udokumentować dla celów VAT i podatku dochodowego niesprzedane egzemplarze gazet. Czy należy sporządzać protokoły na gazety, które zostają zniszczone, a na rozdawane - faktury wewnętrzne? Cena gazety brutto wynosi 2,20 zł. Czy muszę od zwrotów płacić należny VAT i podatek, skoro fakturę z drukarni zaksięgowałem w całości w koszty i odliczyłem podatek naliczony? Dodam, że prowadzę książkę przychodów i rozchodów.
Przekazanie niesprzedanych egzemplarzy gazety nie podlegało do 31 maja br. i nie podlega obecnie opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Nie należy w tej sytuacji wystawiać faktury wewnętrznej w celu udokumentowania tego przekazania. Wskazane jest natomiast, aby podatnik sporządził stosowny protokół, aby w ten sposób udokumentować zniszczenie albo rozdanie niesprzedanych gazet. W zakresie podatku dochodowego niesprzedane gazety stanowią straty w towarach handlowych, które mają wpływ na zmniejszenie osiąganego przychodu.
Niesprzedane przez podatnika egzemplarze gazety lokalnej stanowią odpowiednio straty w towarach oraz koszty reprezentacji i reklamy, powodując określone konsekwencje w podatku dochodowym oraz podatku VAT.
Możliwość zaliczenia niesprzedanych przez podatnika egzemplarzy gazet, które następnie, ze względu na ich nieprzydatność, są niszczone, co powoduje w konsekwencji straty w towarach handlowych, należy rozpatrywać w świetle art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.
Wśród wydatków enumeratywnie wymienionych w art. 23 ustawy nie ma obecnie strat w środkach obrotowych. Niewłaściwe byłoby jednak przyjęcie stanowiska, że każda strata w środkach obrotowych będzie stanowiła koszt podatkowy. Dlatego w praktyce, ze względu na dużą liczbę i różnorodność sytuacji dotyczących strat w środkach obrotowych, każdą z nich należy rozpatrywać indywidualnie.
Przyczyny powstawania strat w towarach mogą się wiązać m.in. z:
• utratą naturalnych właściwości towaru (t.j. zepsuciem, przeterminowaniem),
– w sytuacji, kiedy są one niezależne od podatnika.
Zwrócone niesprzedane egzemplarze gazety lokalnej są specyficznym towarem, który ze względu na datę wydania utracił swoją pierwotną wartość i przeznaczenie, stając się towarem niepełnowartościowym, co powoduje u podatnika straty w środkach obrotowych. Podatnik z przyczyn od siebie niezależnych pozbawiony jest możliwości sprzedaży tych gazet, bowiem ze swoimi kontrahentami związany jest umowami, z których wynika prawo zwrotu niesprzedanej prasy. Straty w towarach mają wpływ na wysokość osiągniętego przychodu, tzn. na jego zmniejszenie.
Warto zwrócić również uwagę na fakt, że brak przychodu podatkowego z powodu wystąpienia strat w towarze handlowym – jeśli są one racjonalnie uzasadnione – nie pozbawia dokonanego wydatku przymiotu kosztu podatkowego.
WAŻNE
Jeśli straty w towarach handlowych są racjonalnie uzasadnione przez podatnika, nie pozbawia go to możliwości zaliczenia wydatku do kosztów.
Zgodnie z dość licznym orzecznictwem w tym zakresie, koszt podatkowy wskazuje przede wszystkim na cel działania podczas osiąganiu przychodów, bez konieczności zaistnienia konkretnego przychodu. Egzemplarze gazet, które zostały zwrócone przez kontrahentów, podatnik z pewnością nabył w celu osiągnięcia przychodu.
W związku z powyższym, ważne jest właściwe udokumentowanie egzemplarzy odpisywanych w straty. Sporządzenie dokumentu wewnętrznego w formie protokołu, który będzie obejmował opis okoliczności oraz ewidencję ilościowo-wartościową odpisywanych w straty egzemplarzy gazet, ma w tym przypadku znaczenie zasadnicze.
ZAPAMIĘTAJ
Wszelkie straty powstałe w towarach handlowych podatnik powinien udokumentować, sporządzając stosowny protokół, zawierający szczegółowy opis okoliczności powstania tych strat.
W przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, z uwagi na fakt, że faktura VAT dokumentująca zakup gazet została już ujęta w kolumnie 10 księgi w dacie zakupu, zaewidencjonowanie straty w towarach polega na zmniejszeniu wartości „Zakupu towarów handlowych i materiałów według cen zakupu” w kolumnie 10 i odpowiednio zwiększeniu „Pozostałych wydatków” w kolumnie 14 na podstawie sporządzonego protokołu. Ten sposób korekty ma na celu uniknięcie podwójnego ujęcia kosztów podatkowych w księdze.
Do 31 maja br.
W zakresie podatku od towarów i usług czynności te nie powodowały obowiązku naliczenia podatku należnego ani też korekty podatku naliczonego w związku z nabyciem tych gazet od drukarni.
Rozdawanie egzemplarzy gazety w punktach sprzedaży bądź innych miejscach, wręczanie jej potencjalnym klientom służy przekazywaniu informacji o produkcie, nakłanianiu do jego nabycia poprzez prezentację jego cech użytkowych, jakościowych, estetycznych itd. Są to koszty związane z reprezentacją i reklamą. W tym konkretnym przypadku – z reklamą.
W miesiącu, w którym gazety zostały przekazane klientom w ramach reklamy, należy pomniejszyć wartość zakupu, zaewidencjonowaną w kolumnie 10 (zakup towarów i materiałów według cen zakupu) podatkowej księgi przychodów i rozchodów, oraz odpowiednio powiększyć zapis w kolumnie 12, przeznaczonej do wpisywania kosztów reprezentacji i reklamy objętych limitem.
W zakresie podatku od towarów i usług opodatkowaniu podlegało odpłatna dostawa towarów, z którą ustawodawca zrównał również przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:
1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia;
2. wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny
– w przypadku kiedy podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony od tych czynności, w całości lub w części.
Regulacji tej nie stosowało się jednak, jeżeli przekazywane towary miały status prezentu o małej wartości bądź próbki, a ich przekazanie (wręczenie) wiązało się bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem. Przez próbkę należało rozumieć najmniejszą ilość towaru pobraną z dużej partii, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy.
Oznacza to, że przekazanie takich egzemplarzy gazet potencjalnym klientom nie podlegało do 31 maja br. opodatkowaniu VAT. Podobne stanowisko wyraził Lubuski Urząd Skarbowy w interpretacji z 13 grudnia 2004 r., pismo I-2/443-174/04/SS/1, podzielając zdanie podatnika, iż: nieodpłatne przekazanie przez spółkę na rzecz potencjalnych klientów promocyjnych egzemplarzy czasopism, stanowiących próbki w rozumieniu ustawy, nie będzie podlegało opodatkowaniu jako odpłatna dostawa towarów, w sytuacji kiedy ich dystrybucja wskazywała jednoznacznie na niehandlowy charakter (promocyjne egzemplarze zawierają nakładkę „Egzemplarz promocyjny”, dystrybucja jest nieodpłatną dostawą, rozprowadzane są do bazy klientów bez dodatków itd.).
Reasumując, w przypadku nieodpłatnego przekazania (wręczenia) klientom egzemplarzy gazet nie było potrzeby wystawiania faktury wewnętrznej i naliczania podatku należnego, ponieważ, jeśli egzemplarze gazet będą spełniały powyższe warunki, nie będą podlegały opodatkowaniu. Zarówno zniszczenie, jak i nieodpłatne rozdanie gazety należy udokumentować stosownym protokołem.
Od 1 czerwca br.
Uległa zmianie definicja próbki. Przez próbkę, na gruncie znowelizowanej ustawy, rozumie się niewielką ilość towaru, reprezentującą określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość i wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek, nie wskazuje na działanie o charakterze handlowym. Jednak przekazując próbkę na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem nie należy tej czynności opodatkowywać, gdyż każde przekazanie towarów na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem nie podlega VAT.
• art. 22 ust. 1, art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 90, poz. 757
• art. 7 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 90, poz. 756
• rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 282, poz. 2807
