| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Porady prawne > Wymogi oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Wymogi oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Jakie warunki powinien spełniać program komputerowy do prowadzenia ksiąg rachunkowych, aby był zgodny z przepisami znowelizowanej ustawy o rachunkowości?

Jeżeli chodzi o warunki, które powinien spełniać program odnośnie do prowadzenia ksiąg za pomocą komputera, to są one rozrzucone w całym art. 10 ustawy. Podstawową sprawą jest zapewnienie zgodności programu z listą dokumentów, które wchodzą w skład ksiąg rachunkowych. Są to:
• dziennik,
• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów.
Za równoznaczne z nimi w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera ustawa uważa „odpowiednie zasoby informacyjne rachunkowości” zorganizowane w postaci oddzielnych zbiorów danych (baz danych). Warunkiem utrzymywania danych w opisanej formie jest możliwość uzyskania z oprogramowania czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów w księgach w drodze ich wydruku lub przeniesienia na inny komputerowy nośnik danych. Z przepisu tego wynika, że program musi umożliwiać wyeksportowanie danych w taki sposób, aby można je było odczytać bez dodatkowych narzędzi w postaci specjalistycznego oprogramowania. Warunek ten spełnia wydruk na papier i – ewentualnie – przeniesienie danych na inny nośnik, jednak w taki sposób, aby można je było odczytać bez konieczności używania programu źródłowego (np. przeniesienie pliku tekstowego *.txt na CD-ROM). Wydruki, zgodnie z przepisami ustawy, powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz podsumowaniem każdej strony z przeniesieniem wartości na nową stronę (warunek ciągłości).
Wydruk (lub przeniesienie w formie opisanej wyżej) powinien odbywać się nie później niż na koniec roku obrotowego.
Jeżeli chodzi o zapis księgowy, to powinien mu być nadany automatycznie numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, oraz powinien zawierać dane o osobie wprowadzającej zapis do ksiąg.
Ustawa dopuszcza automatyczne księgowanie pozycji (np. księgowanie listy płac z programu płacowego), pod warunkiem że:
• uzyskają one czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za wprowadzenia dokumentów do ksiąg;
• procedura przeniesienia danych zapewnia sprawdzenie poprawności, kompletności oraz identyczności zapisów;
• dane źródłowe są chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany wobec przechowywania ksiąg.
Najważniejszą kwestią jest jednak nienaruszalność zapisu wprowadzonego do ksiąg. Mechanizm programu powinien uniemożliwiać wprowadzanie do zaksięgowanego dokumentu jakichkolwiek zmian, tak aby wszelkie korekty możliwe były tylko za pomocą storna księgowego. Analogicznie zamknięcie roku w programie finansowo-księgowym powinno uniemożliwić dokonywanie jakichkolwiek wpisów do ksiąg zamkniętego już roku.
Aleksander Zawadzki
Pytania: www.infor.pl/pytanianonprofit
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66)


reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Krzysztof Gargas

Księgowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »