Spółka z o.o. jest obciążana, zgodnie z umową, kosztami paliwa (samochód osobowy). Jak to dokumentować? Czasami kwota brutto z faktur za paliwo stanowi kwotę netto faktury, którą jestem obciążana. Czy mogę odliczyć podatek VAT z wymienionej faktury?
Czynność polegająca na obciążeniu drugiej strony kosztami nabycia paliwa nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu VAT, a w konsekwencji nie jest dopuszczalne dokumentowanie tej czynności fakturą. Z takiej faktury nie może Pani odliczyć podatku VAT. Prawidłowym dokumentem jest w tej sytuacji wystawienie noty obciążeniowej. Nie jest wykluczone, że ponoszone przez spółkę koszty paliwa stanowią formę wynagrodzenia za usługę świadczoną przez drugą stronę. Nie ma przeszkód, aby strony ustaliły wynagrodzenie za jakąkolwiek usługę w takiej właśnie formie. W takim przypadku dokumentacja usługi za pomocą faktury jest prawidłowa, a spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku w wysokości wynikającej z otrzymanej faktury. Nie ma przy tym znaczenia, czy wysokość tego wynagrodzenia została ustalona na podstawie kwoty brutto czy netto wynikającej z faktur dokumentujących zakup paliw otrzymanych przez drugą stronę przy nabyciu paliwa.
W powyższym przypadku faktura nie jest prawidłowym dokumentem – podstawą obciążenia kosztami paliwa. Należy pamiętać, że fakturą można udokumentować wyłącznie czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT.
Czynnościami tymi są, zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Z przepisu tego (oraz przepisów kolejnych) wynika, że aby mogła być mowa o opodatkowaniu podatkiem VAT czynności podlegającej opodatkowaniu (dostawa towarów, świadczenie usług) musi towarzyszyć jakaś forma wynagrodzenia (muszą to być czynności odpłatne). Oczywiście od zasady tej przepisy przewidują wiele wyjątków (dotyczących opodatkowania nieodpłatnych dostaw towarów oraz nieodpłatnego świadczenia usług), lecz to nie ma wpływu na wniosek, że taka zasada istnieje.
Z treści pytania wynika, że na skutek porozumień umownych spółka z o.o. jest obciążana kosztami paliwa. Obciążenie to samo w sobie stanowi jedynie płatność, nie jest natomiast samoistną usługą. Dlatego też wystawienie faktury będzie w tym przypadku prawidłowe jedynie wówczas, gdy otrzymana faktura dokumentuje usługę (ewentualnie dostawę towarów), z którą powyższa płatność jest związana. Jeśli usługa taka (dostawa towarów) nie istnieje, prawidłowym dokumentem jest wystawienie nie faktury, lecz noty obciążeniowej. Wystawienie faktury w powyższym przypadku oznacza wystawienie faktury, o której mowa w art. 108 ustawy. Osoba wystawiająca taką fakturę zobowiązana jest do zapłaty podatku na niej wykazanego, a jednocześnie podatnik, który otrzymał taką fakturę, nie jest uprawniony do odliczenia naliczonego na niej podatku, gdyż nie dokumentuje ona dostawy towarów.
Oczywiście nie jest wykluczone, że ponoszone przez spółkę koszty paliwa stanowią formę wynagrodzenia za usługę świadczoną przez drugą stronę. Nie ma przeszkód, aby strony ustaliły wynagrodzenie za jakąkolwiek usługę w takiej właśnie formie. Wówczas dokumentacja takiej usługi za pomocą faktury jest prawidłowa, a spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku w wysokości wynikającej z otrzymanej faktury. Nie ma przy tym znaczenia, czy wysokość tego wynagrodzenia została ustalona na podstawie kwoty brutto czy netto wynikającej z zakupu paliw otrzymanych przez drugą stronę przy nabyciu paliwa.
• art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 86 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535
