Jak ewidencjonować należności i koszty wynikające z ugody z dłużnikiem

Odpisanie należności należy zaksięgować w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Koszty te można uznać za koszty uzyskania przychodów, jeżeli tylko nie są wskazane w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przypadku gdy wierzytelności odpisane jako nieściągalne stanowią koszty uzyskania przychodów, podatnik może skorygować podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju po spełnieniu warunków wymienionych w art. 89a ust. 2–7 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych zalicza się między innymi koszty i przychody związane z odpisaniem należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych, z wyjątkiem należności i zobowiązań o charakterze publicznoprawnym nieobciążających kosztów.

Przykład

Odpisane w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych należności można uznać za koszty uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że:

• nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako przedawnione,

• nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, z wyjątkiem wierzytelności, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody związane z działalnością gospodarczą i których nieściągalność została udokumentowana w sposób określony w art. 16 ust. 2 updop.

W przypadku gdy wierzytelności odpisane jako nieściągalne stanowią koszty uzyskania przychodów, podatnik może skorygować podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju po spełnieniu warunków wymienionych w art. 89a ust. 2–7 ustawy o VAT.

Korektę podatku (dotyczącą kwoty podatku przypadającej na część wierzytelności odpisanej jako nieściągalna) przeprowadza się w przypadku, gdy spełnione są warunki z art. 89a ust. 2 ustawy o VAT. Korekta podatku należnego może być dokonana w rozliczeniu za okres rozliczeniowy następujący po miesiącu, w którym dłużnik otrzymał zawiadomienie od wierzyciela o odpisaniu wierzytelności jako nieściągalnych.

W przypadku gdy po dokonaniu korekty podatku należnego od towarów i usług należność została uregulowana w jakiejkolwiek formie, podatnik dokonujący korekty jest obowiązany zwiększyć podatek należny w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana. W przypadku częściowego uregulowania należności podatek należny zwiększa się w odniesieniu do tej części.

W ciągu 7 dni od dnia dokonania korekty podatku należnego podatnik jest obowiązany również zawiadomić dłużnika o tej czynności. Kopia zawiadomienia jest przesyłana do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego.

Przepisów dotyczących korekty podatku należnego od wierzytelności odpisanych jako nieściągalne nie stosuje się, jeżeli między kontrahentami lub osobami pełniącymi u kontrahentów funkcje zarządzające, nadzorcze lub kontrolne zachodzą powiązania o charakterze rodzinnym, kapitałowym, majątkowym lub wynikające ze stosunku pracy. Związek ten istnieje także, gdy którakolwiek z wymienionych osób łączy funkcje zarządzające, nadzorcze lub kontrolne u kontrahentów. Przez powiązania kapitałowe rozumie się sytuacje, w której jedna z osób lub jeden z kontrahentów posiada prawo głosu wynoszące co najmniej 5% wszystkich praw głosu lub dysponuje bezpośrednio lub pośrednio takim prawem.

Marianna Sobolewska

biegły rewident, właścicielka Zakładu Usług Rachunkowych „Buchalter” w Augustowie