Jednostce użyczono środków trwałych w celu ich użytkowania. Po zakończeniu obowiązywania umowy użyczenia środki te nie będą stanowiły własności jednostki. Czy w związku z tym powinniśmy prowadzić dla tych środków trwałych ewidencję pozabilansową ilościową czy ilościowo-wartościową? Jak często powinno się przeprowadzać inwentaryzację takich środków trwałych: co roku czy co 4 lata - wraz z inwentaryzacją własnych środków trwałych?
RADA
Ewidencja pozabilansowa środków trwałych użyczonych jednostce jedynie w celu użytkowania powinna dostarczać danych potrzebnych do sporządzenia informacji dodatkowej oraz do sporządzenia i rozliczenia inwentaryzacji tych składników majątku. W związku z tym najlepiej w księdze głównej prowadzić tylko ewidencję wartościową, a na kontach ksiąg pomocniczych – ilościowo-wartościową. Natomiast inwentaryzację użyczonych środków trwałych można przeprowadzać raz na 4 lata wraz z inwentaryzacją własnych środków trwałych.
UZASADNIENIE
Z istoty umowy użyczenia wynika, że użyczone przedmioty nie stanowią ani nie będą stanowiły po zakończeniu umowy użyczenia własności biorącego w użyczenie. Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się jedynie zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Po zakończeniu użyczenia biorący do używania jest obowiązany zwrócić użyczającemu rzecz w stanie niepogorszonym (biorący nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania).
Ewidencja pozabilansowa środków trwałych, użyczonych jednostce w celu użytkowania, jest prowadzona według reguł przyjętych w zasadach (polityce) rachunkowości tej jednostki.
Należy jednak pamiętać, że ewidencja tych środków powinna dostarczać danych potrzebnych w szczególności do:
• sporządzenia informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego,
• sporządzenia i rozliczenia inwentaryzacji tych składników majątku.
W praktyce stosuje się więc najczęściej następujące rozwiązanie:
1) ewidencja wartościowa w księdze głównej na koncie pozabilansowym 095 „Środki trwałe użyczone”,
2) ewidencja ilościowo-wartościowa na koncie ksiąg pomocniczych, będąca uszczegółowieniem zapisów na koncie księgi głównej.
Ewidencja na koncie pozabilansowym 095 „Środki trwałe użyczone”:
1. Przyjęcie użyczonego środka trwałego do użytkowania
Wn konto 095 „Środki trwałe użyczone”.
2. Przekazanie użyczonego środka trwałego po upływie okresu użytkowania
Ma konto 095 „Środki trwałe użyczone”.
W dodatkowych informacjach i objaśnieniach (por. załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości) w pkt 1.3 ujmuje się wartość niezamortyzowanych lub nieumorzonych przez jednostkę środków trwałych, używanych na podstawie umów najmu, dzierżawy i innych umów, w tym z tytułu umów leasingu.
Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 stanowi, że jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – w drodze spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – w drodze otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
Inwentaryzacją za pomocą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania – powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 ustawy) – przy czym ustawa o rachunkowości nie wyróżnia własnych i użyczonych środków trwałych. A zatem inwentaryzację użyczonych środków trwałych można przeprowadzać raz w ciągu 4 lat wraz z inwentaryzacją własnych środków trwałych.
Marianna Sobolewska
biegły rewident, właścicielka Zakładu Usług Rachunkowych „Buchalter” w Augustowie
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252
