Jaki jest zakres kosztów ogólnych budowy i jak należy je prawidłowo ewidencjonować oraz rozliczać

Do kosztów ogólnych budowy zalicza się te koszty, które dotyczą całej budowy i nie można ich bezpośrednio przyporządkować poszczególnym obiektom budowlanym. Ewidencja kosztów ogólnych budowy musi zapewniać identyfikację ponoszonych rodzajów kosztów oraz ich przyporządkowanie do poszczególnych realizowanych zleceń budowlanych.

Koszty budowy są zależne od decyzji podejmowanych podczas jej realizacji, planowania zasobów na budowie, właściwej organizacji prac budowlanych oraz sprawnego zarządzania budową przez kierownika projektu (budowlanego). Należy jednak zaznaczyć, że duży wpływ na organizację prac budowlanych (na poszczególnych budowach) ma sposób zarządzania przedsiębiorstwem budowlano-montażowym.

Do kosztów bezpośrednich budowy zalicza się: materiały bezpośrednie, koszty ich zakupu, wynagrodzenia pracowników budowlanych z narzutami, usługi sprzętowe, usługi transportowe, pozostałe usługi podwykonawców, pozostałe koszty i koszty ogólne budowy.

Do kosztów ogólnych budowy zalicza się następujące grupy kosztów:

• zarządzania budową,

• utrzymania biura budowy,

• utrzymania zaplecza socjalnego i świadczeń na rzecz pracowników,

• utrzymania terenu i zaplecza budowy,

• ochrony i zabezpieczenia budowy,

• usług obcych dotyczących realizacji budowy, których nie można przyporządkować poszczególnym obiektom budowlanym.

Koszty zarządzania budową są związane przede wszystkim z kierownikiem budowy oraz jego pomocnikami. Do kosztów tych należy zaliczyć ich wynagrodzenia wraz z narzutami. Kierownik budowy zwykle ma również swoje biuro. Na koszty utrzymania biura budowy składają się głównie koszty materiałów biurowych, sprzętu biurowego (m.in. komputery i oprogramowanie), usługi telekomunikacyjne komórkowe i stacjonarne, koszty reprezentacji, samochodu służbowego, wynajmu kontenerów biurowych.

Do kosztów tych zalicza się koszty kontenerów socjalnych (zaplecze przeznaczone dla pracowników). Na niektórych budowach niezbędne są również kontenery, w których pracownicy mieszkają. Sytuacja taka występuje w szczególności na obiektach budowanych w terenie (daleko od stałego miejsca zamieszkania pracowników).

Należy pamiętać, że pracownikom przysługują diety za dojazd do pracy i rozłąkę, środki czystości, ubrania robocze oraz inne. Świadczenia na rzecz pracowników wynikają z obowiązujących przepisów prawa oraz zwyczajów przyjętych w branży budowlanej.

Budowa musi być zabezpieczona w ujęcie wody (zarówno do celów technicznych, jak i socjalnych), co wiąże się z opłatami za korzystanie ze środowiska. Należy doprowadzić do niej także energię elektryczną, jak również zapewnić wywóz śmieci, zbudować tymczasowe drogi dojazdowe itp. Organizacja prac budowlanych wymaga czasami zajęcia pasa jezdni publicznej, na co należy uzyskać stosowne zezwolenie.

Teren budowy musi być odpowiednio zabezpieczony, oświetlony i ogrodzony, tak aby mogły być bezpiecznie prowadzone roboty budowlane. Plac budowy należy również odpowiednio chronić, co wiąże się z kosztami usług ochrony. Istotne są także przepisy przeciwpożarowe (ppoż.), które regulują w szczególności, w jakie materiały i sprzęt ppoż. powinna być wyposażona budowa.

Realizacja zlecenia budowlanego wymaga najczęściej poniesienia kosztów usług obcych, które dotyczą całej budowy. Można do nich zaliczyć m.in. usługi: geodezyjne, geologiczne, badawcze oraz projektowe. Rodzaj i koszty usług będą zależeć od rodzaju i skomplikowania realizowanego zlecenia. Z rodzajem realizowanego projektu budowlanego są związane również koszty ubezpieczeń oraz drobnych narzędzi zakupionych na potrzeby danego projektu.

Ewidencja kosztów ogólnych budowy ma na celu zapewnienie identyfikacji poniesionych kosztów oraz przypisanie ich do właściwej budowy. Koszty te należy ewidencjonować na osobnym koncie. Ewidencja analityczna powinna umożliwić ich przypisanie do konkretnej realizowanej budowy. Na koniec okresu rozliczeniowego koszty te zostają przeniesione na konto „Koszty budowy” i nie wykazują salda.

Układ konta „Koszty ogólne budowy”:

gdzie:

xx – nazwa budowy,

zz – pozycja kosztów.

Prezentowane rozwiązanie budowy konta zapewni informacje o rzeczywistych kosztach ogólnych konkretnego zlecenia budowlanego. Pozwoli ono również oszacować koszty ogólne budowy i równocześnie umożliwi lepsze ich planowanie i kontrolę.

W niektórych przedsiębiorstwach budowlano-montażowych koszty ogólne budowy ewidencjonuje się tylko z uwzględnieniem pozycji kosztów, bez rozbicia na realizowane budowy. Następnie zaś koszty te są rozliczane na budowy według przyjętego klucza rozliczeniowego, którym może być np. poziom kosztów bezpośrednich budowy. To rozwiązanie nie jest jednak najlepsze.

Skutkiem tego typu rozliczeń jest zafałszowanie rzeczywistych kosztów każdej budowy, co ma również wpływ na ich rentowność. Należy bowiem pamiętać, że zupełnie inne są koszty ogólne (i specyfika) budowy (np. zapory wodnej), a inne niewielkiego budynku mieszkalnego, nie mówiąc już o nieporównywalnym stopniu skomplikowania realizacji tych dwóch zleceń.

Konsekwencją takich rozliczeń kosztów ogólnych budowy jest to, że małe zlecenia budowlane są „dociążane” niewspółmiernymi kosztami ogólnymi. W wyniku tego na podstawie danych z ewidencji przychodów i kosztów przedstawiane są one jako nierentowne, co z reguły nie jest prawdą. W praktyce kierownicy tych budów kwestionują tego typu koszty i trudno im nie przyznać racji. Takie rozliczenia kosztów ogólnych wynikają po prostu z przyzwyczajeń księgowych. Zasady rachunkowości w firmie muszą być dobrze przemyślane, gdyż mają one duży wpływ na decyzje podejmowane przez zarząd przedsiębiorstwa.

Oprócz dotychczas opisanych kosztów ogólnych budowy przy realizacji każdego projektu budowlanego możemy wyróżnić także koszty obsługi budowy. Do tych kosztów zaliczamy:

• koszty działu kosztorysowania,

• koszty działu przygotowania produkcji,

• koszty działu zaopatrzenia.

Działy te mają również wpływ na jakość i rentowność realizacji zleceń budowlanych. Koszty ich działalności zalicza się do kosztów pośrednich działalności przedsiębiorstwa budowlano-montażowego. Zasady ich rozliczeń na budowy muszą być określone w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa. Na potrzeby wewnętrzne można zrezygnować z ich rozliczania na konkretne budowy, a na koniec okresu przenieść je na konto „Koszt własny sprzedaży”.

1. Rozliczenie kosztów rodzajowych na koszty ogólne budowy

2. Przeniesienie części kosztów rodzajowych związanych z bieżącym okresem

3. Przeniesienie na koniec okresu zgromadzonych kosztów ogólnych budowy na konto „Koszty budowy”.

Roman Kotapski

konsultant ds. wdrożeń systemów budżetowania