| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Porady prawne > Czy raporty z kas rejestrujących można przechowywać w siedzibie firmy

Czy raporty z kas rejestrujących można przechowywać w siedzibie firmy

Pracuję w firmie produkcyjnej, która prowadzi również handel (posiada dwie hurtownie w innych miastach). W hurtowniach są zainstalowane kasy fiskalne. Czy można raporty dobowe i miesięczne z kas fiskalnych przechowywać w siedzibie firmy (a nie w hurtowniach, czyli miejscach, gdzie zainstalowane są kasy fiskalne)? Księgowość prowadzona jest w siedzibie firmy.


RADA
Tak, dobowe i miesięczne raporty z kas rejestrujących firma powinna przechowywać w swojej siedzibie, w której prowadzona jest jej księgowość.

UZASADNIENIE
Dokumenty kasowe, jakie emituje kasa pracująca w trybie fiskalnym, to oryginały i kopie paragonów dla każdej sprzedaży, wydruki raportów fiskalnych (dobowe i okresowe) oraz oryginały i kopie faktur VAT. Są to dokumenty potwierdzające sprzedaż, które jednocześnie są dowodami podatkowymi i księgowymi dla sprzedawcy.
Sposób przechowywania tych dokumentów określa przepis § 5 pkt 8 rozporządzenia z 4 lipca 2002 r. Na jego podstawie każdy podatnik stosujący do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego kasy rejestrujące zobowiązany jest do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w Ordynacji podatkowej oraz zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości.
Ordynacja podatkowa określa terminy przechowywania tych dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykład
Jan Kowalski w maju 2006 r. zakończył działalność gospodarczą. Ostatnie raporty kasowe pochodzą z maja br. Dokumenty pochodzące z okresu styczeń – maj będzie zobowiązany przechowywać do 31 grudnia 2011 r.

Jeżeli natomiast chodzi o warunki przechowywania dokumentów, to na podstawie ustawy o rachunkowości należy przechowywać je w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki. Należy je przechowywać w:
• oryginalnej postaci,
• ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• podziale na okresy sprawozdawcze,
• sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Dowodami księgowymi są niewątpliwie również raporty kasowe. Zatem należy je przechowywać w przedstawiony sposób.

WAŻNE!
Dowody księgowe należy przechowywać w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki.
Niezależnie od powyższego, ze względu na trudności techniczne w przechowywaniu dokumentów kasowych (głównie ze względu na ich objętość), Minister Finansów dopuścił również możliwość przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Sposób i warunki przechowywania dokumentów kasowych określa § 6 rozporządzenia z 4 lipca 2002 r.

• § 4 ust. 1 pkt 3, § 5 ust. 1 pkt 8, § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników – Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 84, poz. 798
• art. 86 i 88 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1031
• art. 71 i 73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – Dz.U. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252

Mariusz Darecki
ekspert w zakresie VAT
reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Tobolewscy Kancelaria Doradztwa Biznesowego

Kredyty inwestycyjne, kredyt deweloperski, kredyt obrotowy, restrukturyzacja zadłużenia

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »