| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Porady prawne > Jak ująć w kosztach wydatki związane z używaniem samochodu wynajętego w firmie rent a car

Jak ująć w kosztach wydatki związane z używaniem samochodu wynajętego w firmie rent a car

Nasz pracownik podczas krajowej podróży służbowej wynajmuje, w celu dojazdu do klientów, samochód osobowy w firmie typu rent a car. Czy w związku z tym należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Czy koszty najmu i benzyny są dla nas kosztem podatkowym w całości, czy może należy je ograniczyć? Czy mamy prawo odliczyć w całości VAT od najmu, czy też obowiązuje nas ograniczenie w wysokości 60%?

RADA
W tym przypadku pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzoną przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca. Wydatki związane z używaniem samochodu będą stanowiły koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu. Prowadzenie ewidencji jest warunkiem zaliczenia do kosztów takich wydatków. Jeśli wynajmującym samochód jest spółka, wówczas przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 60% kwoty podatku od czynszu lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma odliczenia nie może jednak przekroczyć 6000 zł. Limit ten odnosi się do jednego samochodu i dotyczy całego okresu użytkowania.

UZASADNIENIE
Z pytania niestety nie wynika, kto podpisał umowę z wypożyczalnią samochodów – pracownik czy spółka. Odpowiem więc na pytanie w obu wariantach.

Samochód wynajęty przez pracownika
Samochód osobowy jest wykorzystywany przez pracownika na potrzeby spółki. W związku z tym część wydatków ponoszonych na rzecz pracownika z tego tytułu będzie stanowiła koszty podatkowe. Spółka może w tym przypadku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z podróżą służbową – do wysokości kwoty nieprzekraczającej kwoty ustalonej z zastosowaniem stawek za 1 kilometr przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof).
Należy pamiętać, że przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, którą pracodawca powinien potwierdzić na koniec każdego miesiąca. Przypomnijmy, że ewidencja ta powinna zawierać m.in. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 kilometr przebiegu, a także kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Wspomniany iloczyn określi limit kosztów podatkowych spółki. Jednak w razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodu nie będą kosztami uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof).

Samochód wynajęty przez spółkę
Samochód jest wynajmowany przez spółkę (na nią są wystawiane faktury). Również w tym wariancie mamy do czynienia z samochodem osobowym, który nie stanowi składnika majątku spółki, wykorzystywanym na potrzeby jej działalności. W takim przypadku kosztem uzyskania przychodów będą wydatki związane z używaniem takiego samochodu – do wysokości kwoty limitu wynikającego ze wspomnianej ewidencji przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 46 updof). Także w tej sytuacji ewidencja powinna być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca, a jej prowadzenie jest warunkiem zaliczenia wspomnianych wydatków do kosztów podatkowych.
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Krzysztof Bobkiewicz

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »