| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Porady prawne > Jak rozliczać delegacje zagraniczne pracowników

Jak rozliczać delegacje zagraniczne pracowników

Nie posiadamy rachunku dewizowego i zaliczki na delegacje zagraniczne wypłacamy pracownikom w złotych. Według jakiego kursu rozliczać poniesione w związku z delegacjami koszty podróży służbowych (diety, noclegi)?


Jeżeli jednostka nie posiada rachunku walutowego, musi zakupić walutę obcą do wypłaty zaliczki lub wypłacić ją pracownikowi w polskich złotych. W tym przypadku to pracownik musi wymienić otrzymane środki.

Jeżeli wymiany dokonuje pracodawca, wypłata następuje według kursu sprzedaży banku, z którego usług korzysta jednostka. Przy rozliczaniu pracownika należy pamiętać, że pracownik nie może ponieść straty. Oznacza to, że rozliczenie zaliczki podróży służbowej powinno nastąpić po tym samym kursie, po którym dokonano jej wypłaty.
Ta sama zasada dotyczy wypłaty zaliczek w walucie polskiej.

Przykład
Jednostka wypłaciła pracownikowi zaliczkę na niezbędne koszty podróży służbowej do Włoch. Pracownik złożył oświadczenie na piśmie, że wyraża zgodę na wypłatę zaliczki w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczając się z delegacji pracownik przedłożył rachunki za noclegi w kwocie przekraczającej wysokość limitu ustalonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Ewidencja księgowa
1. Pobranie środków pieniężnych do kasy:
Wn „Kasa” 5 000
Ma „Rachunek bankowy” 5 000
2. Wypłata zaliczki:
Kurs sprzedaży euro z dnia pobrania środków pieniężnych stosowany w banku, z którego usług korzysta jednostka, wynosi 3,7810 PLN/EUR:
a) 12 diet × 42 euro × 3,7810 PLN/EUR = 1905,62 zł
Wn „Rozrachunki z pracownikami” 1 905,62
– w analityce „Koszty diety”
Ma „Kasa” 1 905,62
b) 9 ryczałtów za noclegi × 105 EUR × 25% × 3,7810 PLN/EUR = 893,26 zł
Wn „Rozrachunki z pracownikami” 893,26
Ma „Kasa” 893,26
3. Rozliczenie z zaliczki:
Poniesiony przez pracownika koszt wynosi 1000 zł, z kwoty której pracodawca na podstawie przedstawionych faktur refunduje kwotę określoną w rozporządzeniu, tj. 9 × 105 euro = 945 euro
Wypłacono: 9 ryczałtów za noclegi × 105 euro × 25% = 236,25 euro.
Różnica: 945 euro – 236,25 euro = 708,75 euro.
Kurs sprzedaży euro stosowany przez bank w dniu wypłaty zaliczki wynosi 3,7810 PLN/EUR.
Kwota do wypłaty dla pracownika: 708,75 euro × 3,7810 PLN/EUR = 2679,78 zł.
a) rozliczenie diety
Wn „Koszty podróży służbowej” 1 905,62
– w analityce „Koszty diety”
Ma „Rozrachunki z pracownikami” 1 905,62
b) rozlicznie wypłaconej części ryczałtu
Wn „Koszty podróży służbowych” 893,26
– w analityce „Koszty noclegów”
Ma „Rozrachunki z pracownikami” 893,26
c) rozliczenie niepokrytej części kosztów noclegu
Wn „Koszty podróży służbowych” 2 676,78
– w analityce „Koszty noclegów”
Ma „Kasa” 2 679,78

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


•  art. 77 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 133, poz. 935
•  § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju – Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 Nr 186, poz. 1555

Marianna Sobolewska
biegły rewident, właścicielka Zakładu Usług Rachunkowych „Buchalter” w Augustowie
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Hewalex Leszek Skiba

Firma Hewalex jest polskim producentem kolektorów słonecznych o największym udziale w rynku.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »