Podstawowym dokumentem określającym zasady kwalifikowania kosztów, które mogą być sfinansowane dotacją z funduszy strukturalnych, jest rozporządzenie Komisji (WE) nr 448/2004 z 10 marca 2004 r.
Dokumentami ważnymi dla określenia kosztów kwalifikowanych są ponadto:
• ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju,
• odpowiedni Program Operacyjny,
• uzupełnienie programu.
W praktyce bardzo pomocne są dokumenty tworzone przez jednostki kontraktujące:
• podręczniki dla beneficjentów,
• wytyczne dotyczące kwalifikowalności.
Są one dostępne na stronach internetowych jednostek kontraktujących (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, PARP, Fundacja Fundusz Współpracy i inne).
WAŻNE!
Wydatki kwalifikowalne to pojęcie dotyczące wszystkich pieniężnych i rzeczowych kosztów związanych z realizacją projektu.
Za kwalifikowalne mogą być uznane wydatki związane z projektem, jeżeli:
• są niezbędne dla realizacji projektu,
• zostały uwzględnione w budżecie projektu (we wniosku stanowiącym załącznik do umowy finansowania projektu),
• spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności osiągania wysokiej jakości za daną cenę,
• zostały faktycznie poniesione (wykazane w dokumentacji finansowej projektodawcy) i opłacone,
• są poparte stosownymi dokumentami,
• są rzetelne i można je zweryfikować,
• nie są zakazane na mocy obowiązujących przepisów,
• zostały poniesione w okresie realizacji zadania.
Realizacja ostatniego z wymienionych warunków (tj. że koszty zostały poniesione w okresie realizacji zadania) w praktyce oznacza, że data zdarzenia musi się mieścić w okresie realizacji projektu. Faktura lub inny dokument o równoważnej wartości księgowej mogą natomiast być wystawione z datą późniejszą, o ile pozwalają na to inne przepisy (np. ustawa o VAT). Okres kwalifikowalności jest więc równoznaczny z okresem realizacji projektu wskazanym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu oraz w umowie o dofinansowanie projektu.
WAŻNE!
Należy podkreślić, że jednym z warunków uznania wydatków za koszt kwalifikowany jest stosowanie przy udzielaniu zamówień na towary i usługi przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.
Niektóre wydatki w żadnym wypadku nie mogą być uznane za kwalifikowalne. Należą do nich m.in.:
• pożyczki i spłaty rat oraz odsetek,
• wydatki poniesione na przygotowanie wniosku,
• wydatki nieodnoszące się jednoznacznie do projektu,
• wydatki nieudokumentowane,
• odpisy amortyzacyjne dotyczące majątku zakupionego przy udziale środków UE,
• mandaty, opłaty karne i wydatki na procesy sądowe.
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 448/2004 wskazuje na dwanaście zasad, które powinny być brane pod uwagę i przestrzegane w przypadku kwalifikowania kosztów:
• Zasada 1: Wydatki rzeczywiście ponoszone
• Zasada 2: Księgowanie wpływów
• Zasada 3: Opłaty finansowe i inne oraz wydatki prawne
• Zasada 4: Zakup sprzętu używanego
• Zasada 5: Zakup ziemi
• Zasada 6: Zakup nieruchomości
• Zasada 7: Podatek VAT i inne podatki oraz opłaty
• Zasada 8: Kapitał podwyższonego ryzyka i fundusze pożyczkowe
• Zasada 9: Fundusze gwarancyjne
• Zasada 10: Leasing
• Zasada 11: Koszty wynikające z zarządzania i uruchomienia funduszy strukturalnych
• Zasada 12: Kwalifikowanie się działań w zależności od miejsca.
