Infor.pl Księgowość

Znajdujesz się: Księgowość » Publikacje » Czasopisma dla księgowych firm » Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń » Archiwum » 2006 » 24 » Jak prawidłowo...
Jak prawidłowo sporządzić raport ZUS RSA i jak go skorygować
Aby przebieg ubezpieczeń danego pracownika był prawidłowo odzwierciedlony w ZUS, pracodawca powinien należycie wypełniać zarówno dokumenty składkowe, jak i świadczeniowe – czyli dokumenty, z których wynikają wszelkie przerwy w ubezpieczeniach i w opłacaniu składek.
Błędnie sporządzone raporty trzeba odpowiednio korygować, a raporty przekazane niepotrzebnie – wycofać. Większość zasad korygowania i wycofywania raportów ma na celu uniknięcie problemów związanych z przetwarzaniem dokumentów przez system informatyczny ZUS.
Nie wypłacamy zasiłków pracownikom naszego zakładu. Przekazaliśmy do ZUS dwa zwolnienia lekarskie pracownika za okres od 8 do 23 listopada oraz od 24 do 30 listopada br. Nie wiemy, kiedy ZUS wypłaci na ich podstawie zasiłek chorobowy. Czy mamy złożyć raport ZUS RSA za listopad, czy dopiero za miesiąc, w którym ZUS wypłaci zasiłek? W jaki sposób wypełnić ten raport?
Bez względu na to, kiedy ZUS wypłaci zasiłek chorobowy, powinni Państwo złożyć raport ZUS RSA za listopad. Można w nim wykazać łączny okres niezdolności do pracy z dwóch zwolnień w jednym bloku albo w dwóch blokach odrębnie okresy choroby podane na poszczególnych zwolnieniach.
Pracodawcy, którzy wypłacają swoim pracownikom zasiłki za okres niezdolności do pracy, wykazują je w raportach rozliczeniowych składanych za miesiąc, w którym dokonali wypłaty. Jeśli pracownik otrzymał zasiłek w innym miesiącu niż miesiąc jego choroby, pracodawca powinien złożyć raport wyłącznie za miesiąc, w którym zasiłek został wypłacony.
Pracodawca, który nie wypłaca swoim pracownikom zasiłków, składa raport ZUS RSA jako informację o przerwie w opłacaniu składek. Wykazuje w nim tylko kod zasiłku należnego tej osobie oraz okres niezdolności do pracy. Nie wykazuje w raporcie kwoty zasiłku, dlatego nie musi czekać na informację o dacie wypłaty tego świadczenia.
Powinni Państwo sporządzić raport ZUS RSA za listopad, podając w nim tylko okres niezdolności do pracy i kod zasiłku/świadczenia. Pole „Kwota” należy pozostawić puste lub wpisać „0,00”. Nie należy wypełniać pola „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” (jeśli wpiszą Państwo „0”, program Płatnik uzna, że jest to raport korygujący, który ma na celu wycofanie raportu złożonego wcześniej).
Mogą Państwo podać cały okres choroby w jednym bloku raportu ZUS RSA lub w dwóch blokach – podając okresy, na które zostały wydane kolejne zwolnienia. W obydwu przypadkach raport jest uznawany za poprawny.
Pracownica dostarczyła zwolnienie lekarskie na okres od 21 grudnia 2006 r. do 5 stycznia 2007 r. Zasiłek chorobowy wypłacimy jej w styczniu 2007 r. Jak rozliczyć ten zasiłek w dokumentach sporządzanych do ZUS?
Okres niezdolności do pracy powinni Państwo wykazać w raporcie ZUS RSA za styczeń 2007 r. wypełniając dwa bloki tego raportu. W jednym bloku należy wykazać zasiłek wypłacony za okres choroby trwającej w 2006 r., a w drugim bloku zasiłek za okres niezdolności do pracy w 2007 r.
Pracodawca uprawniony do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego rozlicza wypłacone zasiłki w raportach ZUS RSA składanych za miesiąc, w którym dokonał wypłaty. Dopiero po dokonaniu wypłaty pracodawca ma podstawę, aby ustaloną kwotę należnych składek pomniejszyć o kwotę zasiłków podlegających finansowaniu z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
WAŻNE!
Okres przerwy w opłacaniu składek ze względu na pobieranie zasiłku, wykazywany w bloku III.B w polach 03–04 raportu ZUS RSA, nie może wykraczać poza rok kalendarzowy.
W styczniu 2007 r. pracownica otrzyma zasiłek chorobowy należny za okres niezdolności do pracy w 2006 r. i w 2007 r., dlatego okres i kwotę zasiłku za każdy rok należy rozliczyć w odrębnym bloku raportu ZUS RSA składanego za styczeń 2007 r.
Nasza spółka jest uprawniona do wypłaty zasiłków zatrudnionym osobom. Zleceniobiorca, który zachorował 14 grudnia br., nabędzie prawo do zasiłku chorobowego dopiero od 28 grudnia (w tym dniu minie okres wyczekiwania na prawo do zasiłku). Zasiłek wypłacimy w styczniu 2007 r. Czy w raporcie ZUS RSA za styczeń 2007 r. mamy wypełnić dwa bloki, wykazując w jednym okres wyczekiwania, a w drugim kwotę i okres, za który przysługiwał zasiłek?
W raporcie RSA za styczeń 2007 r. powinni Państwo wykazać jedynie okres choroby trwającej po 27 grudnia. Okres choroby, za który zleceniobiorca nie miał prawa do zasiłku chorobowego, należy wykazać składając raport RSA za grudzień br.
Okres choroby, za który ubezpieczonemu nie przysługuje prawo do zasiłku z powodu zbyt krótkiego okresu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, jest przerwą w opłacaniu składek. Przerwę tę wykazuje się w raporcie RSA z kodem 151.
WAŻNE!
Przerwy w opłacaniu składek z kodem 151, a także z kodami 111, 121, 122, i 152 wykazuje się w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport.
Chodzi o przerwy w opłacaniu składek wynikające z braku okresu wyczekiwania na zasiłek, przebywania na urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym lub nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Jeśli okres przerwy w ubezpieczeniu spowodowany jedną z tych przyczyn przypada na przełomie dwóch miesięcy kalendarzowych, należy go wykazać w odrębnych raportach za każdy z tych miesięcy. W związku z tym w polach 03–04 data od–do nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport.
PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony od 2 listopada 2006 r., dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 14 listopada do 15 grudnia 2006 r. Poprzednio pracował do 30 czerwca 2006 r. Prawo do wynagrodzenia chorobowego nabył od 31. dnia ubezpieczenia chorobowego, tj. od 2 grudnia 2006 r. Wynagrodzenie chorobowe za okres od 2 do 15 grudnia zakład wypłaci mu 29 grudnia br. Okres niezdolności do pracy oraz wypłacone wynagrodzenie chorobowe pracodawca musi rozliczyć w dwóch raportach rozliczeniowych:
w raporcie za listopad br. musi wykazać okres choroby bez prawa do wynagrodzenia chorobowego przypadający w listopadzie, tj. od 14 do 30 listopada z kodem przerwy 151,
w raporcie za grudzień br. w dwóch blokach:
– w pierwszym, wykazując 1 grudnia jako dzień niezdolności do pracy bez prawa do wynagrodzenia chorobowego z kodem 151,
– w drugim, wykazując okres choroby, za który wypłacono wynagrodzenie chorobowe, tj. od 2 do 15 grudnia, kwotę tego świadczenia oraz kod świadczenia/przerwy 331.
Niepotrzebnie złożyłam za pracownicę raport ZUS RSA za listopad. W jaki sposób mogę wycofać raport przekazany przez pomyłkę? Czy muszę – poza wycofaniem RSA – złożyć korektę RCA (w którym nie będzie zmian)?
Sposób wycofania raportu zależy od tego, czy za listopad złożyła Pani za tę pracownicę jeden, czy więcej raportów RSA. Nie należy sporządzać korygującego raportu ZUS RCA.
Raporty rozliczeniowe koryguje się w ramach tego samego kodu tytułu ubezpieczenia i jednego rodzaju raportu. Raporty te dzielą się na składkowe (RCA, RZA) i świadczeniowe (RSA). Jeśli korekty wymaga tylko jeden rodzaj raportu (tutaj świadczeniowy RSA), nie należy sporządzać korekty raportu innego rodzaju (tutaj rozliczeniowego RCA).
Zwykle wycofanie raportu polega na złożeniu nowego raportu z wyższym niż ostatnio identyfikatorem, z podaniem tych samych informacji, które wykazane zostały w wycofywanym raporcie, ale z wpisaną liczbą „0” w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” i pozostawieniem pustego pola „Kwota”.
Jeśli jednak za pracownika złożono za jeden miesiąc dwa tego samego rodzaju raporty, a istnieje konieczność wycofania:
• jednego z nich – składa się tylko raporty aktualne, oznaczając je jako korygujące,
• wszystkich raportów – składa się wycofanie każdego raportu oddzielnie,
• jednego z nich i korekty drugiego – składa się aktualny komplet raportów, bez raportu, który należy wycofać.
PRZYKŁAD
Za pracownika złożono za listopad raport RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. Wypełniono dwa jego bloki, w jednym wykazano okres choroby, za który przysługiwało wynagrodzenie za czas choroby (kod 331) i kwotę 334 zł, a w drugim okres wypłaty zasiłku chorobowego (kod 313) oraz kwotę 460 zł. Okazało się, że pracownik powinien w tym miesiącu otrzymać od razu zasiłek chorobowy, gdyż w 2006 r. pobrał już wynagrodzenie chorobowe za 33 dni (wypłacał mu je poprzedni pracodawca). W tej sytuacji pracodawca musi złożyć komplet korygujący za listopad, składający się z prawidłowo sporządzonego raportu RSA z kodem świadczenia/przerwy 313 z wyższym numerem identyfikatora, okresem, za który przysługiwał zasiłek chorobowy oraz kwotą tego świadczenia. Nie powinien wycofywać drugiego raportu.
 
• art. 41 ust. 1, ust. 3 i ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU nr 137, poz. 887 ze zm.),
• rozporządzenie z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (DzU nr 149, poz. 982 ze zm.).
Joanna Kalinowska
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
Źród-o: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 24/2006 (data wydania: 2006-12-25)

HITY INFOR.PL

Niezbędnik

Pomóż nam lepiej dostosować nasz portal
do Twoich potrzeb. Zaznacz jedną odpowiedź.

Z jakiego programu do prowadzenia księgowości korzystasz?