Dokumentację księgową należy przechowywać w celach dowodowych. Ustawa o rachunkowości w art. 11 ust. 1-2 reguluje miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Księgi mogą być prowadzone w:

• siedzibie jednostki,

• jej oddziale lub

• biurze rachunkowym, tj. mogą one być powierzone innemu podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przez wyspecjalizowany podmiot nie zawsze musi oznaczać obowiązek przechowywania dokumentacji przez biuro rachunkowe (kwestię tę powinna regulować zawarta między stronami umowa). Z tego względu warto w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym NIP-2 w segmencie B. 10.2. określić miejsce przechowywania dokumentacji księgowej.

PRZYKŁAD

Artefakt sp. z o.o. powierzyła przechowywanie dokumentacji firmie archiwizacyjnej. Ze względu na brak określenia w formularzu aktualizacyjnym spółka Artefakt w piśmie przewodnim zaznaczyła, że zgłoszenie NIP-2 obejmuje dokumentację za lata 2007-2009, a dokumentacja będzie przechowywana w siedzibie podmiotu zajmującego się archiwizacją dokumentów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ustawa o rachunkowości określa czas przechowywania zbiorów księgowych. Zgodnie z art. 74 uor okres przechowywania ksiąg rachunkowych oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Uwaga

Co do zasady okres przechowywania ksiąg rachunkowych wynosi pięć lat, z tego względu księgi rachunkowe za rok 2010 podatnik jest obowiązany przechowywać do 31 grudnia 2015 r.

Księgi rachunkowe - zgodnie z przepisami prawa podatkowego - mają okres przechowywania pięć lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W konsekwencji dla celów dowodowych według prawa podatkowego trzeba je przechowywać dłużej, niż jest to określone w przepisach ustawy o rachunkowości.

Z kolei na podstawie ustawy - Ordynacja podatkowa księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, a także inne ewidencje prowadzone dla celów podatkowych, rejestry i inne związane z nimi dokumenty trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Okres ten może ulec przedłużeniu ze względu na zawieszenie lub przerwanie biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Więcej na ten temat przeczytasz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Przechowywanie ksiąg rachunkowych

• art. 3 ust. 1 pkt 6, art. 10, art. 11 ust. 1-2, art. 11a, art. 71 ust. 1, art. 72 ust. 3, art. 73 ust. 1-3, art. 74, art. 76 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278

• art. 70 § 1, art. 86 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 142, poz. 961

• ustawa z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 151, poz. 1013

Patrycja Mikuła

konsultant