REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja zaliczki pobranej przez pracownika na zakup towarów

Joanna Gawrońska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik spółki pobiera zaliczki na zakup towarów. Od kontrahentów otrzymuje on faktury ze sposobem zapłaty gotówka. Sprzedawcy nie wydają dokumentu KP potwierdzającego zapłatę za fakturę. Przyjęcie towaru księgowane jest automatycznie przez system FK jednocześnie na magazyn i na konto dostawcy. Rozliczając pobraną zaliczkę pracownika, kasjerka wystawia dokument KP na zwrot zaliczki (Wn Kasa, Ma konto pracownika), a następnie dokument KW rozliczający zapłatę pracownika za fakturę już na konto dostawcy. Na dokumencie KW jako osoba pobierająca gotówkę podpisuje się pracownik, który pobrał zaliczkę i zapłacił sprzedawcy za towar. Czy jest to prawidłowe rozwiązanie? Czy spółka powinna umieścić w polityce rachunkowości zapis o takim sposobie rozliczania zaliczki?

RADA

Autopromocja

Rozliczenie pracownika powinno nastąpić na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Jeśli jednak system ma automatycznie przypisane konta, podany przez Czytelnika sposób księgowania jest dopuszczalny, z tym że spółka nie powinna wystawiać dokumentu KW dotyczącego rozliczenia pracownika z kontem dostawcy, gdyż nie następuje tu faktyczne przekazanie gotówki między pracownikiem a kasą. Przeksięgowanie kwot powinno nastąpić dokumentem wewnętrznym, tj. poleceniem księgowania. Sposób rozliczania zaliczek i obieg dokumentów powinny być wprowadzone wewnętrznym zarządzeniem lub instrukcją obiegu dokumentów, instrukcją kasową - jako nieobligatoryjny element polityki rachunkowości. Odpowiednie uregulowania wewnętrzne należy wprowadzać w trakcie działalności jednostki i na bieżąco uaktualniać.

UZASADNIENIE

Rozliczenia gotówkowe są prowadzone w jednostkach za pośrednictwem kasy. Wszystkie wpłaty i wypłaty z kasy dokonywane w danym dniu muszą być ujęte w raporcie kasowym, który jest dowodem księgowym zbiorczym. Do niego należy dołączyć:

• źródłowe dokumenty kasowe - tj. rachunki, faktury, listy płac itp.,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• zastępcze dowody kasowe - KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wypłaci).

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Księgi rachunkowe należy uznać za prowadzone na bieżąco, jeśli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Także dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.

Ograniczenia w obrocie gotówkowym

W ustawie o swobodzie działalności gospodarczej znajdują się zapisy o ograniczeniach dotyczących kwot transakcji gotówkowych. Zgodnie z zapisami tej ustawy dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. Tak więc jednostka może rozliczać się gotówkowo tylko przy transakcjach poniżej 15 000 euro.

Zaliczka pobrana przez pracownika

Wypłata zaliczki pracownikowi na zakup towarów następuje na podstawie wniosku o zaliczkę, który powinien być sprawdzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki. Kasowym dokumentem wypłaty zaliczki jest KW. Rozliczając się z zaliczki, pracownik przedkłada dowody potwierdzające poniesienie wydatku, w postaci np. faktur zakupu materiałów czy towarów.

Przedłożone do rozliczenia i zaksięgowania dokumenty powinny być sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznym i dopiero wtedy zatwierdzone do wypłaty, ponieważ podstawę do dokonania rozliczenia z pobranej zaliczki i zaewidencjonowania w księgach rachunkowych stanowią tylko właściwie udokumentowane wydatki.

Do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłaconych zaliczek służy konto „Inne rozrachunki z pracownikami”. W celu identyfikacji udzielonych zaliczek należy prowadzić ewidencję szczegółową, która powinna zapewnić ustalenie sum należności lub zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika.

W praktyce można się spotkać z różnymi sposobami ewidencjonowania zaliczek pobranych przez pracowników. Najwłaściwszym rozwiązaniem jest rozliczenie pracownika na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Faktury opłacone przez pracownika gotówką otrzymaną z zaliczki należy ewidencjonować bezpośrednio na koncie pracownika, z pominięciem konta dostawcy. Nie ma wtedy potrzeby dodatkowego rozliczania sald kont rozrachunkowych.

Przykład 1

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł.

Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przedstawionej przez Czytelnika sytuacji system FK ma automatycznie powiązane ze sobą konta (magazyn - dostawca), w związku z tym ewidencja musi być dostosowana do możliwości programu, dlatego dopuszczalne jest przyjęte przez spółkę rozwiązanie, choć właściwsze byłoby powiązanie konta dostawcy z kontem „Rozliczenie zakupu”. Wynika to z tego, że towar nie zawsze jest przekazywany razem z fakturą, a dokonywanie ewidencji za pośrednictwem tego konta i prowadzenie dokumentacji magazynowej pozwoli uniknąć rozbieżności między stanem magazynowym a zapisami w księgach.

Nieprawidłowy jednak jest sposób rozliczania konta pracownika z kontem dostawcy na podstawie dowodu KW. Dokument ten, jak wcześniej wspomniano, służy do wszelkich rozliczeń z udziałem konta „Kasa”, natomiast w tym przypadku nie następuje przekazanie gotówki między pracownikiem a kasą. Przeksięgowanie kwot z kont dostawcy na rozliczenie pracownika powinno więc nastąpić dokumentem wewnętrznym, tj. poleceniem księgowania.

Przykład 2

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł. Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

4. Rozliczenie kont rozrachunkowych pracownik - dostawca (dokument Pk):

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Instrukcja kasowa i instrukcja obiegu dokumentów

Tryb przeprowadzania operacji kasowych, sposób ich dokumentowania oraz zasady obiegu dokumentów kasowych jednostka powinna określić w zarządzeniu kierownika lub wewnętrznej instrukcji kasowej, zatwierdzonej i wprowadzonej do stosowania zarządzeniem kierownika jednostki.

W instrukcji kasowej powinien być opisany:

• sposób prowadzenia bieżącej kontroli kasy,

• rodzaj dokumentów, na podstawie których powinny być dokonywane wpłaty i wypłaty z kasy,

• sposób prowadzenia przez kasjera raportów kasowych,

• sposób przechowywania oraz ochrony transportu wartości pieniężnych itp.

Jeśli zasady instrukcji kasowej będą przestrzegane, przyczyni się to do prowadzenia prawidłowej ewidencji środków pieniężnych w kasie, na kontach księgi głównej oraz na kontach ksiąg pomocniczych, a także do ujęcia realnej wartości tych składników aktywów w sprawozdaniu finansowym. W instrukcji kasowej kierownik jednostki powinien ustalić także pogotowie kasowe, tj. kwotę gotówki przeznaczoną na bieżące wydatki, która zawsze powinna być do dyspozycji w kasie. Pogotowie kasowe jest ustalane w celu zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gotówkowego, tak aby nadwyżka środków pieniężnych ponad ustalone potrzeby jednostki była wpłacana na rachunek bankowy jednostki.

W ustawie o rachunkowości nie są określone zasady obiegu dowodów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Dlatego jednostka powinna we własnym zakresie zorganizować właściwy obieg dokumentów. W instrukcji należy precyzyjne określić m.in.:

• uprawnienia i obowiązki komórek organizacyjnych lub osób odpowiedzialnych za:

- przyjmowanie dokumentów obcych i akceptowanie ich do zapłaty,

- wystawianie dowodów własnych wewnętrznych i zewnętrznych w celu udokumentowania dokonanych operacji oraz przekazywanie ich do komórki księgowości,

- sposób kontroli dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przed przekazaniem ich do komórki księgowości,

- procedury kwalifikowania dowodów do ujęcia ich w księgach rachunkowych oraz znakowania i dekretowania tych dokumentów;

• wykaz dokumentów przyjętych do stosowania w jednostce;

• terminy sporządzania i przekazywania dowodów, obieg dokumentów;

• sposób znakowania dokumentów oraz wskazanie, czy dany dowód został zakwalifikowany do druków ścisłego zarachowania czy do druków ścisłej kontroli itp.

• art. 22 ust. 1, art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 77, poz. 649

• art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 18, poz. 97

Joanna Gawrońska

biegły rewident

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy nie zapłaci składek?

    Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

    REKLAMA