rada
Wynajmujący powinien, zgodnie z postanowieniami zawartymi w umowie, comiesięcznie fakturować czynsz najmu w kwocie wynikającej z umowy. Najemca z kolei powinien obciążyć wynajmującego kosztami wykonanych prac remontowych i adaptacyjnych, dokumentując tę czynność w sposób omówiony w uzasadnieniu. Jednoznaczne, niepozostawiające wątpliwości, określenie w umowie najmu wynajmującego jako strony, w imieniu której dokonywane są prace remontowe i adaptacyjne, umożliwi refakturowanie przez najemcę na jego rzecz usług obcych związanych z remontami. Każda ze stron może następnie dokonać kompensaty zobowiązań i należności. Z punktu widzenia wynajmującego wskazane jest rozdzielenie kosztów dotyczących prac adaptacyjnych i kosztów prac remontowych. Jeżeli koszt prac adaptacyjnych będzie odpowiednio wysoki, powiększy wartość nieruchomości.
uzasadnienie
Umowę najmu i dzierżawy regulują przepisy ustawy - Kodeks cywilny (w art. 659-709). Wskazuje się w nich między innymi, że Państwa spółka jako wynajmujący powinna wydać najemcy pomieszczenia biurowe i magazynowe w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać je w takim stanie przez czas trwania najmu. Aby zapewnić ów „stan przydatny do umówionego użytku”, wynajmujący (Państwa spółka) musiałby dokonać remontów (w tym wymiany okien, stolarki, podłóg, instalacji grzewczych, urządzeń sanitarnych) oraz prac adaptacyjnych w najmowanych pomieszczeniach (budowa oddzielnego wejścia). Zamiast tego została zawarta umowa z najemcą, że to właśnie on podejmie się organizacji wykonania prac remontowych. Przepisy Kodeksu cywilnego wskazują, że remont taki jest możliwy za zgodą wynajmującego i na jego koszt. Ponieważ to wynajmujący jest właścicielem nieruchomości i związanych z nią rezultatów prac remontowych i adaptacyjnych, to zainteresowane strony ustaliły, że zwrot wydatków ponoszonych przez najemcę będzie następował w postaci obniżenia (potrącenia) należności z tytułu kolejnych czynszów najmu.
Jak udokumentować usługi remontu wynajmowanych pomieszczeń
Urzędy skarbowe prezentują różne stanowiska w tej sprawie. Niemniej wydaje się, że odpowiednimi dokumentami w tej sytuacji będą faktury dotyczące odsprzedaży zakupionych przez najemcę materiałów i refaktury dotyczące usług budowlanych, obciążające wynajmującego kosztami poniesionych usług obcych po cenach zakupu.
Refakturowanie usług nie jest zdefiniowane w polskim prawie podatkowym ani w ogóle w polskim ustawodawstwie. Na okoliczność wyjaśnień związanych z refakturowaniem należy więc odwoływać się do przepisów unijnych - dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. W art. 28 owej dyrektywy wskazuje się, że w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Refakturowanie usług obcych stanowi więc czynność opodatkowaną VAT. Refakturowanie polega na zafakturowaniu odsprzedaży usług bez doliczania jakiejkolwiek marży. Celem refakturowania jest przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie skorzystał, mimo że podmiot refakturujący faktycznie danej usługi nie wykonał.
W praktyce uważa się, że refakturowanie może być dopuszczalne po spełnieniu pewnych warunków:
l gdy jego przedmiotem są usługi obce,
l gdy z usługi nie korzysta (lub korzysta w części) podmiot, na który wystawiona jest pierwotna faktura, lecz podmiot taki odbiera fakturę,
l gdy sprzedaż (odsprzedaż) jest dokonywana po cenie zakupu (bez jakiejkolwiek marży),
l gdy podmiot refakturujący wystawia na rzecz nabywcy fakturę, z uwzględnieniem tej samej stawki VAT co na fakturze pierwotnej,
l gdy została zawarta umowa o refakturowanie danej czynności.
