| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Ewidencja księgowa > Rozliczenie zakupu w księgach rachunkowych

Rozliczenie zakupu w księgach rachunkowych

Każdy przedsiębiorca do prowadzenia działalności potrzebuje materiałów lub towarów i jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji takich zakupów. Aby w pełni rozliczyć zakup trzeba otrzymać odpowiednie dokumenty służące rozliczeniu i odpowiednim zaksięgowaniu.

Chodzi w szczególności o:

  1. Fakturę, czyli dokument na podstawie którego rozliczamy się z dostawcą oraz z Urzędem Skarbowym. Na postawie tego dokumentu wpisuję się w ciężar konta „rozrachunki z dostawcami” jako zobowiązanie firmy oraz w ciężar konta „ Vat naliczony” jako należność firmy, którą można odliczyć od podatku należnego Urzędowi Skarbowemu.
  2. Pz- przyjęcie zewnętrzne,  dokument na którego podstawie stwierdzamy, że zakupiony materiał/towar został dostarczony oraz przyjęty do magazynu. Wpłynięcie tego dokumentu umożliwia wpisanie w ciężar konta „materiały” wartości księgowej dostawy.

Zakup uznany być może za rozliczony w pełni gdy do działu księgowości napłyną obydwa dokumenty, zarówno faktura jak i tak zwana „Pz”i zostaną odpowiednio zaksięgowane.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Przykład 1.

Rozrachunki z dostawcami

  

1230 (1

Rozliczenie zakupu

1) 1230

1000 (2
  230 (3

VAT naliczony

3) 230

Materiały

2) 1000

  1. Otrzymano fakturę od dostawcy na kwotę 1230 zł.
  2. Wystawiono dokument przyjęcia potwierdzający dostawę, wartość materiałów 1000 zł.
  3. Przeksięgowano VAT naliczony.

Zakup został w całości rozliczony a konto „rozliczenie zakupu” nie wykazuje żadnego salda.

W praktyce często dochodzi do sytuacji gdzie towary bądź materiały zostają dostarczone wcześniej niż sama faktura lub gdzie faktura przychodzi wcześniej niż dostawa. W takiej sytuacji pomocne bywa konto „rozliczenie zakupu”.

Co to jest konto rozliczenie zakupu?

Konto rozliczenie zakupu, jest to konto zespołu trzeciego służące do weryfikacji rozliczenia zakupu w ww. sytuacjach. Konto to może wykazywać dwa salda, zarówno debetowe jak i kredytowe.  Nie ma ustawowego obowiązku do jego prowadzenia i jeżeli przedsiębiorca uzna, że takie konto jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia zakupu to należy je uwzględnić w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa.

Ponieważ konto „Rozliczenie zakupu” nie jest kontem bilansowym, tzn. jego saldo nie wchodzi w skład sprawozdania finansowego tzw. „bilansu” zachodzi konieczność rozliczenia go przed końcem roku tak aby nie wykazywało salda!

Materiały w drodze

W sytuacji gdy, do księgowości wpływ tylko faktura, natomiast sama dostawa jeszcze nie dotarła wtedy mowa jest o materiałach w drodze.

Przykład 2.

Przedsiębiorca zakupił materiał za 1000 zł, dostawa była opodatkowana stawką 23%. Otrzymał fakturę ale nie otrzymał jeszcze samego towaru. (materiały są ewidencjonowane w rzeczywistych cenach zakupu)

Rozrachunki z dostawcami

  

1230 (1

Rozliczenie zakupu materiału

  1) 1230

  1. Otrzymano fakturę od kontrahenta na łączną sumę 1230 zł.

Przykład 3.

Przedsiębiorstwo otrzymało towar i dokument przyjęcia zewnętrznego wartość materiału na „Pz” wynosiła 1000 zł. Do księgowości nie wpłynęła jeszcze faktura.

Dostawy niefakturowane

W sytuacji gdy do księgowości wpływa sam dokument przyjęcia a nie otrzymano faktury wtedy jest mowa o dostawie niefakturowanej.

 Rozliczenie zakupu

  

1000 (1

Materiały

  1) 1000

  1. Otrzymano dokument Przyjęcie zewnętrzne, z którego wynika wartość materiałów w kwocie 1000 zł.

Zakup zagraniczny

W przypadku gdy firma zakupiła materiał/towar od zagranicznego kontrahenta należy pamiętać o uwzględnieniu dodatkowych kosztów związanych z zakupem poza granicami kraju takich jak np. akcyza, cło itp. oraz o przeliczeniu wartości faktury wyrażonej w obcej walucie na złotówki.

Przykład 4.

Firma zakupiła od zagranicznego kontrahenta materiał o wartości 3000 zł (w przeliczeniu na walutę polską po kursie NBP z dnia poprzedzającego). Został też naliczony 23%  podatek Vat w wysokości 690 zł. Urząd celny naliczył akcyzę od zakupionego materiału w wysokości 350 zł. (materiał jest ewidencjonowany  w rzeczywistej cenie zakupu).

Rozrachunki z dostawcami

  

3000 (1

Rozliczenie zakupu

1) 3000

2)   690

3)   350

3350 (4

  690 (5

Materiały

  4) 3350

VAT naliczony

  5)  690

Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

2) 690

3) 350

  1. Otrzymanie od kontrahenta faktury oraz przelicznie na walutę polską.
  2. Urząd celny naliczył podatek Vat o stawce 23%.
  3. Urząd Celny naliczył akcyzę od zakupionych towarów w wysokości 350 zł.
  4. Otrzymano Pz od przyjętych materiałów.
  5. Polecenie przeksięgowania Vat’u na Vat naliczony.

Zakup został w całości rozliczony co oznacza, że konto „rozliczenie zakupu” nie wykazuje żadnego salda. Materiał został zaewidencjonowany w cenie rzeczywistej, czyli cenie zakupu powiększonej o koszty związane z dostawą.

Podsumowanie

Rozliczenie zakupu może nastąpić od razu poprzez wpisanie wartości w ciężar odpowiedniego konta, pod warunkiem, że posiadamy odpowiednie dokumenty umożliwiające zweryfikowanie pełnego rozliczenia zakupu. W sytuacji gdy nie posiadamy jednego z odpowiednich dokumentów pomocnym  może być konto „rozliczenie zakupu”. W zależności jaki dokument nie wpłynął występuje tzw. „materiały w drodze”, gdy firma jest w posiadaniu samej faktury lub „dostawy niefakturowane”, gdy wpłynął sam dokument przyjęcia.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

BGST Radcowie Prawni Borek, Gajda, Tołwiński Spółka partnerska

BGST Radcowie Prawni Borek, Gajda, Tołwiński Spółka partnerska to kancelaria radców prawnych specjalizująca się w obsłudze prawnej spraw z zakresu szeroko pojmowanej własności intelektualnej, w szczególności prawa autorskiego, własności przemysłowej, a także zagadnień dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej w Internecie (nowe media).

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »