Koszty i straty, jako uprawdopodobnienie zmniejszenia wartości aktywów (albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw), odnosi się na wynik finansowy okresu bieżącego lub rozlicza się w czasie jako rozliczenia międzyokresowe kosztów, bądź też odnosi się je bezpośrednio na kapitał własny (np. odpisy aktualizujące wartość inwestycji, w przypadku gdy jej wartość była uprzednio aktualizowana).

Ewidencja kosztów przebiega na właściwym zestawie kont syntetycznych i analitycznych. Kierownik jednostki w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości ustala m.in. zasady ewidencji i rozliczania kosztów. Przyjęte rozwiązania powinny zabezpieczać prawidłowe ustalenie wyniku finansowego oraz sporządzenie sprawozdania finansowego - w tym rachunku zysków i strat.

W praktyce stosowane są następujące sposoby ewidencji i rozliczania kosztów:

• uproszczony rachunek kosztów, czyli taki, w którym:

- ewidencja kosztów jest prowadzona w układzie rodzajowym na kontach Zespołu 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie", z podziałem na szereg kont księgi głównej odrębnych dla każdego rodzaju kosztów (amortyzacja, zużycie materiałów, energia itd.) i konto 490 "Rozliczenie kosztów", lub

- ewidencja kosztów przebiega w układzie kalkulacyjnym, według miejsc ich powstawania i celów, na jakie zostały poniesione, na kontach Zespołu 5 "Koszty według typów działalności i ich rozliczenie", obejmującego konta księgi głównej dla każdego typu działalności (podstawowej, pomocniczej itd.) oraz konto 580 "Rozliczenie produkcji";

• rozwinięty rachunek kosztów, polegający na grupowaniu kosztów w układzie według rodzajów na kontach Zespołu 4, a następnie rozliczaniu kosztów według celów na kontach Zespołu 5. Koszty realizacji zadań statutowych, koszt własny sprzedaży produktów, wartość sprzedanych towarów i materiałów, koszty operacji finansowych, pozostałe koszty operacyjne oraz straty nadzwyczajne ewidencjonuje się w Zespole 7 "Przychody i koszty ich osiągnięcia".

Ewidencja kosztów w uproszczonym rachunku kosztów rodzajowych

Ewidencja kosztów w układzie rodzajowym prowadzona jest w Zespole 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" na kontach księgowych:

400 "Amortyzacja",

410 "Zużycie materiałów i energii",

420 "Usługi obce",

430 "Wynagrodzenia",

440 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",

450 "Podatki i opłaty",

460 "Pozostałe koszty rodzajowe",

490 "Rozliczenie kosztów".

UWAGA!