| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Ewidencja księgowa > Jak sporządzić i zaewidencjonować listy wynagrodzeń wypłaconych w ratach

Jak sporządzić i zaewidencjonować listy wynagrodzeń wypłaconych w ratach

Pracownicy spółki powinni otrzymywać wynagrodzenia (z tytułu umów o pracę) na koniec miesiąca. Ponieważ firma znajduje się w ciężkiej sytuacji finansowej, często wypłaca wynagrodzenia w częściach. Na przykład - wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone częściowo w styczniu (500 zł zaliczki), a reszta w lutym. Wynagrodzenie za luty zostało wypłacone w całości 29 lutego. W marcu pracownicy otrzymali jedynie zaliczki w kwocie 600 zł. Jak prawidłowo zrobić i zaksięgować listę płac?


Czy należy księgować na podstawie rzeczywiście wypłaconych kwot w danym miesiącu czy kwot, które powinny być wypłacone? Jak wykazywać zobowiązania spółki wobec pracowników? Sporządziłam listy płac według kwot wynikających z umów o pracę. Czy muszę korygować wszystko od początku roku w programie płacowym i naliczyć składki oraz PIT-4 od rzeczywiście wypłaconych kwot? Powstaje problem z małymi kwotami wynagrodzeń, ponieważ składka zdrowotna jest wówczas niższa. Analogicznie - podatek dochodowy, który czasem w ogóle nie występuje (np. w styczniu). Obawiam się zarzutu, że zaniżamy składki i nie płacimy podatku dochodowego, wypłacając wynagrodzenia w ten sposób.

RADA

Składki ubezpieczeniowe oraz podatek powinny zostać naliczone od kwot wypłaconych wynagrodzeń. Konieczna więc będzie ich korekta. Koszty wynagrodzeń obciążające księgowo dany okres to koszty wszystkich należnych pracownikom wynagrodzeń brutto oraz koszty naliczonych od nich składek na ubezpieczenia społeczne (zgodnie z zasadą memoriału). Natomiast księgowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych powinny odzwierciedlać realny stan zobowiązań, wynikający z odpowiednich deklaracji za dany miesiąc i miesiące minione, oraz ich spłatę, czyli odnosić się do wynagrodzeń wypłaconych (zasada kasowa). Chcąc zadośćuczynić obu zasadom (memoriałowej i kasowej), jednostki przyjmują w praktyce różne rozwiązania. W uzasadnieniu podano propozycję jednego z nich.

UZASADNIENIE

Na wstępie należy zaznaczyć, że terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzeń jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 5 Kodeksu pracy). Zatem opóźnienie wypłat wynagrodzeń jest łamaniem podstawowych praw pracowniczych i naraża pracodawcę na różnorodne sankcje (np. kary ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, odsetki z tytułu wypłacenia wynagrodzenia z opóźnieniem, rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika bez wypowiedzenia za odszkodowaniem itp.).

Jakie informacje dotyczące wynagrodzeń powinna dostarczać ewidencja księgowa

Należne pracownikom wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę za dany miesiąc oraz koszty obciążeń publicznoprawnych z nimi związanych (zgodnie z zasadą memoriału) należy księgować w koszty miesiąca, którego dotyczą. Listy wynagrodzeń za dany miesiąc powinny zawierać informację o wynagrodzeniach brutto należnych pracownikowi, również o wynagrodzeniach wypłaconych i pozostających do wypłaty. Jednakże składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, podatek dochodowy, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych powinny zostać naliczone w odniesieniu do wynagrodzeń faktycznie wypłaconych w danym miesiącu.

Takie naliczenie składek i podatku pozwoli ustalić zgodne z deklaracjami miesięcznymi (DRA, RSA, RCA, RZA) zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz prawidłowo określić wysokość kwot zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń. Wszystkie te zobowiązania powstają bowiem dopiero w momencie wypłaty wynagrodzenia i od tego faktu zależne są terminy ich zapłaty. Tylko na podstawie takich list płac prawidłowo zostanie sporządzona informacja PIT-11 czy deklaracja PIT-4R, ponieważ te dotyczą wynagrodzeń faktycznie wypłaconych (postawionych do dyspozycji pracownika).

Ewidencja księgowa powinna również dostarczać informacji pozwalających na prawidłowe zaliczanie wynagrodzeń i związanych z nimi składek do kosztów podatkowych. Ponieważ stają się one kosztem dopiero w miesiącu ich zapłaty, ewidencja powinna umożliwiać podział wynagrodzeń i składek na zapłacone i niezapłacone.

Jak „ustawić” ewidencję księgową, by zachować zasadę memoriału i jednocześnie precyzyjne ustalić kwoty wymaganych zobowiązań publicznoprawnych

Zgodnie z zasadą memoriału w danym okresie sprawozdawczym w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie dotyczące go i poniesione koszty. W odniesieniu do wynagrodzeń pracowniczych oznacza to księgowanie kosztów z tytułu wynagrodzeń w kwocie brutto należnej według umów o pracę i regulaminu wynagradzania, niezależnie od faktu i terminu wypłaty środków i wysokości faktycznych kwot wypłat. W przypadku wypłat na raty rozłożonych w czasie na kilka miesięcy rodzą się problemy związane z podziałem zaksięgowanych zobowiązań na część w odniesieniu do wynagrodzeń wypłaconych i jeszcze niewypłaconych (a więc zobowiązań wymagalnych w przyszłym okresie w terminie do 15. - ZUS czy 20. - PIT-4 dnia następnego miesiąca) i część tych odłożonych na miesiąc jeszcze późniejszy.

Podział ten okazuje się tym trudniejszy, że naliczone od sumy wypłat składki i podatki nie są sumą składek i podatków od wypłat częściowych, co wynika ze sposobu ich naliczenia, związanego z przepisami prawa (porównaj wyliczenia w tabeli nr 1). Problem ten dodatkowo komplikuje się, gdy podział następuje pomiędzy grudzień i styczeń roku następnego. Na przełomie roku następuje bowiem zmiana naliczeń parametrów podatków i składek. Jednym słowem - zwykle nie można rozdzielić kwot zobowiązań z listy płac naliczonej i zaksięgowanej memoriałowo na dwie części bez dokonania żmudnych i drobiazgowych korekt w odniesieniu do każdego z pracowników.

Problematyka ta niejednokrotnie poruszana była również na łamach naszego czasopisma („MONITOR księgowego” nr 1/2008 i nr 1/2007). W poradach proponuje się zwykle rozwiązania polegające na sporządzaniu i zaksięgowaniu list płac w odniesieniu do pełnych wynagrodzeń i wszystkich związanych z nimi składek, podatków i świadczeń, zgodnie z zasadą memoriału, a następnie doksięgowaniu korekt składek i podatku, koniecznych wskutek przesunięcia terminu wypłaty wynagrodzeń.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

KPDA Biuro rachunkowe

Doradztwo podatkowe, księgowość dla firm i obsługa w zakresie sprawozdawczości, kadr i płac oraz audytu.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »