REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

24ivalue.pl - to firma udostępniająca w Polsce system ekspercki 24ivalue
Jest to pierwszy tego rodzaju system w Polsce i na Świecie, który kompleksowo obejmuje trudne obszary księgowe.
Sławomir Ekman
Dyrektor 24iValue
Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald
Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek inwentaryzacji składników majątku na ostatni dzień roku obrotowego. Słowo „inwentaryzacja” wychodzi się od łacińskiego określenia „invenire”, które znaczy tyle, co „znaleźć, odkryć”. Mimo iż w języku potocznym kojarzy się ona z dokonaniem spisu z natury określonych składników na wybranym obszarze, w prawie bilansowym może być przeprowadzona trzema metodami: wspomnianym spisem z natury, drogą potwierdzenia sald oraz porównania danych w księgach rachunkowych z danymi zawartymi w odpowiednich dokumentach źródłowych.

Składniki objęte inwentaryzacją drogą potwierdzenia sald

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald, czyli otrzymania od banków lub uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów, dotyczy:

Autopromocja
  • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym zdematerializowanych papierów wartościowych,
  • należności, w tym udzielonych pożyczek, z tym że z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, a w bankach należności zagrożonych oraz należności od osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych i należności z tytułów publicznoprawnych (te składniki inwentaryzować należy drogą porównania danych  zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami),
  • powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Inwentaryzacja nie ogranicza się jedynie do zadania spisania lub porównania danych księgowych, ale jest procesem znacznie szerszym, bowiem rozpoczyna się ona już w momencie planowania, a kończy dopiero na zaksięgowaniu różnic inwentaryzacyjnych. Można ją zatem przedstawić w kilku krokach:

  1. planowanie inwentaryzacji – które uwzględnia wyznaczenie terminu oraz sposobu jej przeprowadzenia, określa instrukcje inwentaryzacyjne (które mogą być przekazane również w formie ustnej), wyznacza osoby odpowiedzialne za jej przebieg oraz zespoły spisowe, a w przypadku spisu z natury – wzór karty spisowej, sposób jej wydawania
  2. przeprowadzenie inwentaryzacji jedną z trzech wyżej opisanych metod, tzn. spisanie majątku, wysłanie potwierdzeń lub porównanie z danymi źródłowymi
  3. wyjaśnienie różnic między zapisami w księgach a informacjami uzyskanymi w drodze inwentaryzacji, czyli stanem faktycznym
  4. rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych – różnice te należy zaliczyć do kosztów (niedobory) lub przychodów (nadwyżki) tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Spis z natury składników trudno mierzalnych i niedostępnych

Termin przeprowadzenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Mimo iż inwentaryzacja jest przeprowadzana ze stanem na ostatni dzień każdego roku obrotowego, nie jest konieczne, aby dokonywać jej dokładnie w tym dniu. Ustawa o rachunkowości daje jednostkom pewną rozpiętość czasową, zgodnie z którą termin inwentaryzacji uznaje się za dotrzymany.

Składniki aktywów można bowiem inwentaryzować w terminie nie wcześniejszym niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i jednocześnie nie późniejszym niż do 15 dnia następnego roku obrotowego. Zasada ta nie dotyczy jednak aktywów pieniężnych i papierów wartościowych, a także produktów w toku oraz materiałów, towarów i wyrobów gotowych, których ewidencja jest prowadzona za pomocą metody odpisywania w koszty ich wartości na dzień zakupu (materiały i towary) lub w momencie ich wytworzenia (produkty gotowe), połączonego z ustalaniem ich stanu i wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu nie później niż na dzień bilansowy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli inwentaryzacja jest przeprowadzona w wyżej wskazanym terminie, stan majątku na dzień bilansowy jest ustalany na podstawie stwierdzonego drogą potwierdzenia salda, odpowiednio skorygowanego o wszystkie ruchy na tym saldzie w okresie do dnia kończącego rok obrotowy.

Sposób inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych

Przykład: rok obrotowy jednostki A obejmuje okres od 1 stycznia do 31 grudnia. Jednostka potwierdziła rozrachunki z kontrahentem X na dzień 30 listopada, czyli we właściwej rozpiętości czasowej wskazanej przez ustawodawcę. Saldo należności odnotowane w księgach i potwierdzone przez kontrahenta X wyniosło na ten dzień 36.750 zł. W okresie od 1 do 31 grudnia kontrahent X dokonał płatności należności w kwocie 10.000 zł, jednocześnie zrealizował zakupy w kwocie 12.000 zł. Zatem jednostka A na dzień bilansowy ustali swoje saldo w następujący sposób:

saldo należności na dzień 30.11 – kontrahent X (saldo potwierdzone zgodne z saldem wynikającym z ksiąg)

36.750

-

spłata należności przez kontrahenta X w okresie 1-31.12

10.000

+

zakup dokonany przez kontrahenta X w okresie 1-31.12

12.000

________________________________________________________________________

=

saldo należności na 31.12 – kontrahent X

38.750

Przy takim ustalaniu salda na dzień bilansowy ważne jest, żeby stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie był ustalony po dniu bilansowym.

Forma przeprowadzenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Ustawa o rachunkowości nie wskazuje, w jakiej formie należy dokonać inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald. Jedynym wyznacznikiem jest tutaj konieczność zachowania zasady, że jej wyniki oraz przeprowadzenie należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda środków pieniężnych nie jest tematem kłopotliwym, ponieważ banki z zasady odpowiadają na listy. Najbezpieczniejszą formą inwentaryzacji jest bowiem wysłanie potwierdzenia (prośby o potwierdzenie salda) w formie tradycyjnej, to jest listem poleconym.

Jednakże w dobie Internetu nie sposób przemilczeć temat możliwości inwentaryzacji za pomocą poczty elektronicznej. Jest to jak najbardziej dopuszczalna forma, której popularność uwidacznia się szczególnie w przypadku kontrahentów zagranicznych.

Z drugiej strony należy mieć na uwadze, że w przypadku sprawy sądowej o sporną należność potwierdzenie mailowe może mieć mniejszą wartość dowodową. Dlatego też należności od kontrahentów krajowych najlepiej potwierdzić za pomocą listu poleconego, ponieważ każda jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby otrzymane potwierdzenia były jak najbardziej wiarygodne.

Jak ująć w księgach rachunkowych i rozliczyć podatkowo różnice inwentaryzacyjne

Kto powinien wysłać potwierdzenia?

Saldo rozrachunków cechuje się tym, że należność jednej jednostki stanowi jedocześnie zobowiązanie innej. Dlatego też często pojawia się pytanie, czy powinno potwierdzać się saldo należności, czy konieczne jest również dokonanie inwentaryzacji zobowiązań.

Oczywiście, nie ma żadnej przeszkody, jeśli my – jako jednostka – chcemy potwierdzić nasze zobowiązanie wobec dostawcy. Jednocześnie ustawa o rachunkowości wyraźnie wskazuje, że drogą potwierdzenia sald należy zinwentaryzować należności. Jeśli potwierdzimy zobowiązanie naszego kontrahenta, zasada potwierdzenia naszej należności jest de factozachowana, jednakże nie należy wychodzić z założenia, że to nasz dłużnik wyśle taką prośbę. Obowiązuje niepisana reguła, że wierzyciel wysyła potwierdzenie do dłużnika.

Prawo bilansowe nie nakłada również szczegółowych wytycznych, kto z danej jednostki powinien zająć się bezpośrednio inwentaryzacją majątku drogą potwierdzenia salda. Najprościej (i najczęściej) inwentaryzacja taka odbywa się poprzez wyznaczenie osoby lub osób (w zależności od wielkości jednostki) z działu księgowości, które zajmują się obszarem rozrachunków na co dzień.

Milczący akcept

O ile w mniejszych jednostkach, które mają zaledwie kilku kontrahentów, otrzymanie potwierdzeń nie jest problemem, ponieważ nawet jeśli upłynął już długi okres od wysłania listu przez jednostkę, osoba wysyłająca może zadzwonić i dopilnować, albo raczej kontrolować proces wpływu potwierdzeń.

Inaczej temat przedstawia się tam, gdzie kontrahentów jest dużo – nawet kilka tysięcy. Istnieje bowiem ryzyko, że nie otrzymamy odpowiedzi od odbiorcy. Należy mieć na uwadze, że prawo bilansowe nie dopuszcza tzw. milczącego potwierdzenia. Zatem w przypadku, kiedy nie uzyskamy odpowiedzi od kontrahenta, należność należy uznać za niepotwierdzoną (a nie potwierdzoną poprzez milczenie) i wówczas dokonać jej inwentaryzacji drogą weryfikacji realnej wartości należności.

Należności, których spłata nie jest prawdopodobna, należy objąć odpisem aktualizującym – np. w przypadku należności kwestionowanych lub z zapłatą, których dłużnik zalega (pod warunkiem, że według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata w umownej wysokości nie jest prawdopodobna) lub należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu nieściągalności.

Potwierdzenie salda zerowego

Nie raz zdarza się, że saldo naszych należności wynosi na dzień bilansowy 0. Pojawia się wówczas pytanie, czy należy wysyłać do tego kontrahenta potwierdzenie. Ustawa o rachunkowości nie mówi o potwierdzeniu salda należności o określonej wartości, ale o potwierdzeniu salda należności w ogóle, a nie można uznać, że saldo równe 0 nie spełnia warunku uznania go mimo wszystko za saldo. Dlatego też powinno się potwierdzać również salda zerowe, ponieważ po pierwsze jest to wypełnienie ustawowego obowiązku inwentaryzacji, po drugie – upewnienie się, że rzeczywisty stan salda jest równy 0, a po trzecie – potwierdzenie dłużnikowi, że jego zobowiązanie zostało uregulowane.


Sławomir Ekman

Dyrektor http://24ivalue.pl/


Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    Inflacja 2024. Skokowy wzrost w kwietniu poza górną granicę celu inflacyjnego. Prognoza eksperta

    W marcu 2024 r. inflacja będzie najniższa w całym roku. A już w kwietniu nastąpi skokowy wzrost inflacji, która znajdzie się poza górną granicą celu. Taką prognozę przedstawił ekspert Konfederacji Lewiatan, Mariusz Zielonka. 

    Obligacje skarbowe 2024. Drastyczna obniżka oprocentowania od marca i kwietnia

    Inflacja w Polsce obniża się tak szybko, że jeszcze rok temu wydawało się to niemal nieprawdopodobne. Większość osób to cieszy, ale nie wszystkich. Hamująca inflacja to informacja, która może rozsierdzić osoby posiadające w portfelu detaliczne obligacje skarbowe. W skrajnym przypadku kwietniowa aktualizacja oprocentowania może doprowadzić do spadku stawki z prawie 20% do niewiele ponad 4%. 

    REKLAMA