REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak inwentaryzować zapasy materiałów w magazynie

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Jak inwentaryzować zapasy materiałów w magazynie / Fot. Fotolia
Jak inwentaryzować zapasy materiałów w magazynie / Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Termin przeprowadzenia inwentaryzacji materiałów w magazynie jest uzależniony od sposobu ich ewidencji. Jeżeli jest ona ilościowo-wartościowa i dotyczy przechowywania na terenie strzeżonym, to spis przeprowadza się raz w ciągu dwóch lat.

Autopromocja

Jak powinniśmy przeprowadzić inwentaryzację zapasów materiałów w magazynie, jeżeli prowadzimy ewidencję ilościowo-wartościową? Jak rozliczyć i zaksięgować niedobory i nadwyżki w magazynie?

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości. Celem jej przeprowadzenia w przedsiębiorstwie są:

1) ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów, porównanie stanu faktycznego ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,

2) urealnienie stanu posiadanych aktywów i pasywów, ustalenie przydatności ekonomicznej posiadanych aktywów i pasywów,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych i ocena odpowiedzialności za powierzone mienie,

4) kontrola zabezpieczenia posiadanego majątku.

Możliwość przeprowadzania inwentaryzacji dwa razy do roku

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. W instrukcji inwentaryzacyjnej określa on zasady przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja może być przeprowadzona jedną z trzech metod, w zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów. [tabela 1]

Warto pamiętać, że materiały należy inwentaryzować drogą spisu z natury. Jednak termin inwentaryzacji jest uzależniony od sposobu ewidencji materiałów. [tabela 2]

Dla prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji. Szczegółowy wykaz przykładowych czynności związanych ze spisem z natury przedstawia tabela 3.

Polecamy: IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

W pytaniu nie podano, czy materiały znajdują się na terenach strzeżonych, czy niestrzeżonych. Jeżeli materiały będą przechowywane na terenie strzeżonym i zgodnie z treścią pytania są objęte ewidencją ilościowo-wartościową, to inwentaryzacja może być przeprowadzona raz w ciągu dwóch lat. Jeżeli są to materiały w punktach sprzedaży detalicznej i są objęte ewidencją wartościową, to raz w roku. W pozostałych przypadkach inwentaryzacja musi być przeprowadzona nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego.

Jeżeli chodzi o wycenę i ujęcie niedoborów i nadwyżek, to najpierw należy ustalić przyczynę ich powstania. Niedobory dzielimy na zawinione i niezawinione.

Niedobory niezawinione mogą powstać w wyniku:

- ubytków naturalnych w granicach normy – są one konsekwencją zachodzącego procesu fizykochemicznego związanego np. z wysycaniem, parowaniem, ulatnianiem; dla tego typu ubytków muszą być ustalone normy ubytków mieszczących się w granicach normy,

- ubytków naturalnych przekraczających granice normy – są to ubytki niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną, a związane np. z niewłaściwym przechowywaniem materiałów,

- zdarzeń nadzwyczajnych, losowych (np. powódź, zalanie, gradobicie) – są to wtedy niedobory nadzwyczajne zaliczane do strat nadzwyczajnych,

- błędnego wpisania ilości, nazw składników majątku lub są konsekwencją niedokładności urządzeń pomiarowych – są to tzw. niedobory pomyłkowe (pozorne).

Jak inwentaryzować niskocenne środki trwałe

Zaś niedobory zawinione powstały z przyczyn zależnych od osób materialnie odpowiedzialnych można podzielić na:

- niedobory uznane przez osobę materialnie odpowiedzialną – osoba materialnie odpowiedzialna przyznała się do powstania niedoboru i zgodziła się go pokryć,

- niedobory dochodzone na drodze sądowej – osoba winna powstania niedoboru nie wyraziła zgody na ich pokrycie i jednostka skierowała sprawę na drogę postępowania sądowego,

- niedobory zawinione niedochodzone na drodze sądowej – kierownik jednostki rezygnuje z dochodzenia pokrycia niedoboru na drodze sądowej, stosuje albo sankcje wynikające z wewnętrznych regulaminów jednostki, albo rezygnuje z dochodzenia niedoboru.

Natomiast w przypadku nadwyżek również należy ustalić przyczynę ich powstawania. Nadwyżki mogą być związane z błędnym zapisem w arkuszach spisowych nazwy spisanego składnika majątku, z błędami pomiaru, błędami w dokumentacji prowadzonej dla danego składnika majątku, a także niedokładnością urządzeń pomiarowych. Czasem jednak nie umiemy ustalić, co mogło być przyczyną powstania nadwyżki.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Zarówno powstanie niedoborów, jak i nadwyżek, musi być w jednostce wyjaśnione. Pozwoli to w przyszłości w lepszy sposób zabezpieczyć majątek przed powstaniem niedoborów i usprawni funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w obszarze gospodarowania majątkiem jednostki i obiegiem dokumentów. Poprawnie przeprowadzona inwentaryzacja pozwoli również w bardziej wydajny sposób gospodarować posiadanym majątkiem poprzez kontrolę przydatności tego majątku.

Niedobory i nadwyżki należy rozliczyć. Jedną z metod jest kompensata niedoborów z nadwyżkami. Kompensata może być jednak przeprowadzona tylko w niektórych przypadkach, bo muszą być spełnione następujące warunki jej przeprowadzenia:

- nadwyżka i niedobór zostały ustalone w trakcie tego samego spisu z natury i w tym samym okresie rozliczeniowym,

- nadwyżka i niedobór dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej lub tych samych osób współodpowiedzialnych za powierzone składniki majątku,

- nadwyżka i niedobór dotyczą składników w podobnym asortymencie, czyli o tej samej nazwie, zbliżonych właściwościach, wyglądzie,

- niedobór musi być niezawiniony. ©?

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

PRZYKŁAD 1

Rozliczenie kompensaty niedoborów i nadwyżek

Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w rzeczywistej cenie zakupu. W wyniku inwentaryzacji ustalono następujące stany materiałów:

Nazwa materiału

Jednostka miary

Cena jednostkowa

w zł

Stan ustalony w trakcie spisu z natury

Stan wynikający z ewidencji

Różnice inwentaryzacyjne

ilość

wartość

ilość

wartość

ilość

wartość

Z

szt.

5,00

85

425,00

100

500,00

-15

75,00

Y

szt.

6,20

209

1295,80

200

1240,00

9

55,8

W trakcie wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych ustalono, że:

● niedobór materiału Z jest niezawiniony,

● nadwyżka materiału Y jest rzeczywista i nie znaleziono jej przyczyny.

Kompensata została dokonana zgodnie z zasadą mniejsza ilość, niższa cena.

Ustalenie wartości niedoborów, nadwyżek i kompensaty:

– nadwyżka materiału Y – 9 szt. x 6,2 zł = 55,80 zł,

– niedobór materiału Z – 15 szt. x 5 zł = 75 zł.

Kompensata 9 szt. x 5 zł = 45 zł.

Różnice po dokonaniu kompensaty:

– nadwyżka materiału Y – 55,80 zł – 45 zł = 10,80 zł,

– niedobór materiału Z – 75 zł – 45 zł = 30 zł.

infoRgrafika

Objaśnienia:

1. Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych:

a) niedobór materiału Z – 75 zł,

b) nadwyżka materiału Y – 55, 80 zł;

2. Kompensata niedoboru z nadwyżką – kwota 45 zł;

3. Rozliczenie pozostałych po kompensacie niedoborów i nadwyżek:

a) niedobór uznany za niezawiniony – 30,00 zł,

b) nadwyżka uznana za rzeczywistą – 10,80 zł.

PRZYKŁAD 2

Niedobory zawinione przez pracownika

Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w rzeczywistej cenie zakupu. W wyniku inwentaryzacji ustalono następujące stany materiałów:

a) niedobór materiału A o wartości z ewidencji księgowej 5000 zł,

b) niedobór materiału B o wartości z ewidencji księgowej 10 000 zł,

c) nadwyżkę materiału C, którą wyceniono na kwotę 3000 zł.

W toku wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych uznano:

● niedobór materiału A za zawiniony do wysokości 4500 zł, pracownik Y uznał wartość niedoboru i będzie spłacał niedobór w ratach po 500 zł miesięcznie,

● niedobór materiału A za niezawiniony do wysokości 500 zł i mieszczący się w granicach normy,

● niedobór materiału B za zawiniony do wysokości 10 000 zł, pracownik X odmówił pokrycia niedoboru – sprawę skierowano do sądu, sąd uznał całą kwotę za zawinioną przez osobę materialnie odpowiedzialną,

● nadwyżkę ustalono za rzeczywistą.

infoRgrafika

Objaśnienia:

1) Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych:

a) niedobór materiału A – 5000 zł,

b) niedobór materiału B – 10 000 zł,

c) nadwyżka materiału C – 3000 zł;

2) Rozliczenie niedoboru materiału A:

a) niedobór mieszczący się w granicy normy – 500 zł,

b) niedobór uznany za roszczenie wobec pracownika Y – 4500 zł;

3) Uznanie nadwyżki za rzeczywistą – 3000 zł;

4) Rozliczenie niedoboru materiału B – pracownik odmówił pokrycia niedoboru i sprawę skierowano do sądu – 10 000 zł;

5) Opłata sądowa opłacona gotówką – 200 zł;

6) Sąd uznał, że niedobór powstał z winy pracownika i nakazał zapłatę całej kwoty niedoborów i kosztów postępowania sądowego – 10 200 zł.

Tabela 1. Metody i zakres ich stosowania

Metoda inwentaryzacji

Składniki aktywów i pasywów

Spis z natury

Aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji (z wyjątkiem gruntów i środków trudnodostępnych) oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Uzgodnienie sald

Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem porównywanych z danymi z ksiąg rachunkowych) oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Porównanie danych księgowych z dokumentacją

Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także pozostałe aktywa i pasywa.

Tabela 2. Terminy inwentaryzacji materiałów

Termin inwentaryzacji

Składnik aktywów i pasywów

Uwagi

Ostatni dzień roku obrotowego

Materiały wpisane w koszty w dniu zakupu

Stan ustalony na dzień bilansowy w trakcie inwentaryzacji jest podstawą dokonania korekty kosztów ujętych w ewidencji do rzeczywistego poziomu zużycia materiałów.

Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego

Zapas materiałów

Raz w ciągu 2 lat

Zapas materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową

Raz w roku

Zapas towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki

Tabela 3. Wykaz przykładowych czynności

Rodzaj czynności

Szczegółowa charakterystyka czynności w ramach poszczególnych etapów

I ETAP – PRZYGOTOWANIE

Czynności przedwstępne

Sprawdzenie umów o pracę z osobami materialnie odpowiedzialnymi, umów o wspólnej odpowiedzialności materialnej

Ustalenie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników materialnie odpowiedzialnych

Utworzenie komisji inwentaryzacyjnej, komórki inwentaryzacyjnej i ustalenie dla niej zakresu zadań i czynności

Ustalenie i wprowadzenie instrukcji inwentaryzacyjnej

Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie zasad ochrony majątku

Sprawdzenie instrukcji obiegu i kontroli obiegu dokumentów z systemem ochrony majątku

Wyposażenie komórek administracyjnych lub gospodarczych w legalizowane urządzenia pomiarowe, liczące i zabezpieczające

Poinstruowanie i przeszkolenie pracowników materialnie odpowiedzialnych

Opracowanie i zatwierdzenie harmonogramu inwentaryzacji

Przygotowanie przepisów, druków, arkuszy i formularzy inwentaryzacyjnych

Czynności wstępne

Wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji przez kierownika jednostki

Powołanie zespołów spisowych

Szkolenie przedinwentaryzacyjne dla zespołów spisowych i osób materialnie odpowiedzialnych w sprawie zasad przeprowadzania spisu z natury

Przekazanie zespołom spisowym niezbędnych druków, materiałów, urządzeń pomiarowych

Wybranie i przydzielenie do pomocy w zespołach spisowych osób ze sprzętem technicznym lub odpowiednią wiedzą w razie potrzeby

Czynności przed spisem z natury

Podział inwentaryzowanego przedsiębiorstwa na rejony spisowe

Przegląd składników majątkowych w poszczególnych rejonach spisowych przez osoby materialnie odpowiedzialne, uzgodnienie z ewidencją księgową

Sprawdzenie przyrządów pomiarowych przed spisem z natury

Przyjęcie oświadczeń przedinwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych

II Etap – spis

Spis z natury

Spisanie składników majątku, dokonanie liczenia, pomiaru, ważenia, wpisanie do arkuszy spisowych

Przeprowadzenie wstępnej oceny użyteczności składników majątku

Pobranie oświadczeń poinwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych

Procedury obliczeniowe

Dokonanie wyceny poszczególnych pozycji w arkuszu spisu z natury

Wykonanie wszystkich obliczeń rachunkowych w arkuszach spisowych i zestawienie wszystkich arkuszy

Sporządzenie protokołu z inwentaryzacji

III Etap – ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie

Wstępne czynności rozliczeniowe

Przekazanie dokumentów ze spisu z natury do komisji inwentaryzacyjnej

Sprawdzenie arkuszy spisowych pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym

Dokonanie dodatkowych uzupełnień, wyceny, jeśli zachodzi taka konieczność – np. dodatkowy spis

Sporządzenie ostatecznego rozliczenia ilościowego i wartościowego inwentaryzacji z podziałem na ubytki, niedobory, nadwyżki, kompensaty i inne elementy w zależności od specyfiki firmy

Rozliczenie i zakończenie inwentaryzacji

Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych poprzez oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych

Ustalenie zasad rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i ich ocena prawna, ustalenie wpływu na wynik finansowy

Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za niedobory zawinione

Podsumowanie poinwentaryzacyjne i wykorzystanie dorobku poinwentaryzacyjnego

Gabriela Borek

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

- Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    Inflacja 2024. Skokowy wzrost w kwietniu poza górną granicę celu inflacyjnego. Prognoza eksperta

    W marcu 2024 r. inflacja będzie najniższa w całym roku. A już w kwietniu nastąpi skokowy wzrost inflacji, która znajdzie się poza górną granicą celu. Taką prognozę przedstawił ekspert Konfederacji Lewiatan, Mariusz Zielonka. 

    Obligacje skarbowe 2024. Drastyczna obniżka oprocentowania od marca i kwietnia

    Inflacja w Polsce obniża się tak szybko, że jeszcze rok temu wydawało się to niemal nieprawdopodobne. Większość osób to cieszy, ale nie wszystkich. Hamująca inflacja to informacja, która może rozsierdzić osoby posiadające w portfelu detaliczne obligacje skarbowe. W skrajnym przypadku kwietniowa aktualizacja oprocentowania może doprowadzić do spadku stawki z prawie 20% do niewiele ponad 4%. 

    REKLAMA