| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Inwentaryzacja > Inwentaryzacja 2016/2017 - weryfikacja rzeczywistego stanu aktywów na dzień bilansowy

Inwentaryzacja 2016/2017 - weryfikacja rzeczywistego stanu aktywów na dzień bilansowy

Konieczność weryfikacji stanu faktycznego z zapisami ksiąg na dzień kończący rok obrotowy wynika z przepisów bilansowych. Jednak w praktyce prace spisowe w przypadku części składników rozplanowuje się w czasie.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 i 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2016 r. poz. 1047; dalej: u.r.) inwentaryzację należy przeprowadzać drogą spisu z natury w odniesieniu do aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich liczby z natury, wyceny, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Spis należy przeprowadzić w celu ustalenia rzeczywistego stanu tych aktywów na dzień bilansowy – ostatni dzień roku obrotowego, jednak można w przypadku części tych składników rozplanować prace w czasie.

Taką możliwość mamy w stosunku do aktywów, ale z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, odpisywanych w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia. W pozostałych przypadkach spis z natury można rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku. Konieczne jest jednak ustalenie stanu na dzień bilansowy przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Na strzeżonych składowiskach

Warto też podkreślić, że w przypadku zapasów przechowywanych na strzeżonych stanowiskach, dla których jest prowadzona ewidencja ilościowo-wartościowa, spis z natury można przeprowadzić raz na dwa lata. Stanowisko KSR wskazuje, że składowisko strzeżone to dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone) miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne). Spis w takich miejscach może być też przeprowadzony w okresie listopada i grudnia.

Przypomnieć należy, że nie narusza obowiązku przeprowadzenia spisu na ostatni dzień roku obrotowego zrealizowanie go w odniesieniu do zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów objętych bieżącą ewidencją, zapasów towarów i materiałów (opakowań) w punktach obrotu detalicznego objętych ewidencją wartościową (art. 26 ust. 3 pkt 4 u.r.) - w dowolnym dniu danego roku obrotowego oraz w odniesieniu do zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - w dowolnym dniu danego roku obrotowego (art. 26 ust. 3 pkt 5 u.r.).

Decyduje kierownik

Kierownik jednostki, podejmując decyzję o dacie przeprowadzenia spisu, powinien brać pod uwagę warunki działalności jednostki. Termin spisu z natury zapasów wybiera się, mając na względzie łatwość uzgodnienia wyników spisu z natury z bieżącą ewidencją księgową. Dla większości zapasów taką datą jest ostatni dzień miesiąca, ponieważ na ten dzień najprościej uzyskać dane z systemu informatycznego rachunkowości – zarówno finansowo-księgowego, jak i ewidencji magazynowej. Nie ma jednak przeszkód, aby ustalić spis na inny dzień, np. niedzielę, o ile możliwe jest pozyskanie wiarygodnych danych na ten moment.

Z kolei na przykład w przypadku zapasów składowanych na wolnym powietrzu na wybór wpływa sezonowość prowadzonej działalności (wiąże się z nią poziom zapasów), konieczność ograniczenia do minimum zakłóceń bieżącej działalności, długość dnia, warunki atmosferyczne (np. temperatura, dostępność zapasów z uwagi na opady). Dogodnie jest przeprowadzić spis z natury wtedy, gdy zapasy są łatwo dostępne i niewielkie, a więc np. towarów po sezonie sprzedaży, opału po sezonie grzewczym; materiałów, półproduktów i towarów, gdy nie trwa produkcja lub sprzedaż, np. w dni wolne od pracy, przed zapełnieniem silosów, zakopcowaniem ziemniaków i innych warzyw czy zapełnieniem komór chłodniczych.

Podkreślić należy, że w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta, obowiązkiem kierownika jest powiadomienie odpowiednio wcześniej o terminie spisu podmiotu uprawnionego, z którym zawarto umowę o badanie, aby umożliwić biegłemu rewidentowi udział w spisie istotnych składników zapasów.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Komisja inwentaryzacyjna

W czasie przeprowadzania spisów ogromną rolę odgrywa komisja inwentaryzacyjna. Jej zadaniem jest zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Natomiast same czynności spisowe mogą wykonywać:

• komisja inwentaryzacyjna - której członkowie (podobnie jak członkowie zespołów spisowych) powinni mieć wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (uszkodzonych, niepełnowartościowych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi,

• zespoły spisowe - odrębnie powołane przez kierownika jednostki,

• mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej.

Komisja jest powoływana także wtedy, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu. W bardzo małych jednostkach zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać komisarz spisowy. Jeśli jest w takich podmiotach powoływana kilkuosobowa komisja, to jej przewodniczącym może być też kierownik jednostki.

Przypomnijmy – członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

• odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,

• prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,

• niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Decyzja o dacie przeprowadzenia spisu powinna być wskazana w zarządzeniu o przeprowadzeniu inwentaryzacji wydanym przez kierownika jednostki. Harmonogram prac inwentaryzacyjnych powinien wskazywać szczegółowy zakres spisu oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania.

O ile jest to możliwe, rzeczywisty dzień spisu i data, na którą spis się przeprowadza, powinny być bliskie, ponieważ maleje wtedy ryzyko, że błędem są obarczone obroty, o które koryguje się stan zapasu ustalony drogą spisu z natury.

Jakie zasady trzeba stosować podczas inwentaryzacji

Czynności poprzedzające spis z natury zależą od wielkości jednostki i posiadanych przez nią zasobów majątkowych. Jednak pierwszym krokiem powinno być przygotowanie formalnej dokumentacji

Prace związane z przebiegiem spisu wymagają zwykle zaangażowania osób, które na co dzień mają inne zadania. Należy więc przeprowadzenie tych prac odpowiednio przygotować, aby dodatkowe zaangażowanie nie uniemożliwiało wykonywania dotychczasowych obowiązków, a także aby zapewnić rzetelność i terminowość samych prac.

Przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury obejmuje:

• jednoznaczne określenie przedmiotu, daty i czasu trwania spisu w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury,

• wyznaczenie przez komisję inwentaryzacyjną pól spisowych i upewnienie się, że są wyposażone w zalegalizowane urządzenia pomiarowe,

• określenie, na mocy decyzji kierownika jednostki, wykonawców czynności spisowych - własnego personelu lub podmiotu zewnętrznego; członków zespołów spisowych, wskazanie obowiązków z tym związanych, przeprowadzenie odpowiednich symulacji,

• wyposażenia spisujących w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmienne itp.,

• zapewnienie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej nadzoru nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją.

O ile jest to możliwe, należy korzystać ze wspomagania informatycznego procesu inwentaryzacji.

Pole spisowe powinno być wyraźnie wyodrębnione, by nie było wątpliwości, do którego pola spisowego należą określone zapasy. Aby uniknąć błędów, należy pola spisowe wyznaczać tak, aby obejmowały:

- zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności,

- jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów,

- rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.

Czasem warto podzielić większy obszar na dwa lub więcej pól spisowych. Stanowisko KSR podpowiada, że wtedy należy je rozgraniczyć liniami zaznaczonymi farbą, kredą lub taśmami, a pola określać z użyciem nazw magazynów/miejsc składowania/regałów.

PRZYKŁAD 1

W chłodni przyspieszamy prace

W hurtowni spożywczej inwentaryzacją zapasów drogą spisu z natury obejmuje się wszystkie zapasy na wyznaczony dzień. Towary są przechowywane w dwóch chłodniach o różnych temperaturach i jednej hali bez chłodzenia. Za każde pomieszczenie odpowiada inny magazynier. Wszystkie pomieszczenia magazynowe z uwagi na ich rodzaj zostały podzielone na trzy pola spisowe: Chłodnia nr 1, Chłodnia nr 2, Hala. Jednostka powołała trzy zespoły spisowe, przypisując każdemu określone pole spisowe (pomieszczenie). W celu przyspieszenia spisu można rozważyć powołanie większej liczby zespołów spisowych, zwłaszcza w pomieszczeniach o obniżonej temperaturze. Wówczas w chłodniach należałoby wyodrębnić wybrane obszary, dzieląc pomieszczenie na mniejsze pola spisowe przypisane poszczególnym zespołom spisowym. Wydzielenie pól spisowych w ramach jednego pomieszczenia musi być wyraźne i jednoznaczne, aby wykluczyć podwójne spisanie tego samego towaru przez dwa zespoły lub pominięcie przy spisie jakiegoś towaru. ⒸⓅ

W zarządzaniu o przeprowadzeniu inwentaryzacji powinno być wezwanie pracowników magazynów do przygotowania zapasów do spisu i uporządkowania dokumentacji magazynowej. Dzięki temu, że zapasy zostaną posegregowane według asortymentów, połączone - w miarę możliwości - w jednakowe rodzajowo asortymenty składowane w różnych miejscach danego pola, poformowane w bryły składniki sypkich, uniknąć można wielu błędów w liczeniu. Optymalizacji prac służy też wydzielenie zapasów obcych, wyodrębnienie i odpowiednim oznaczenie zapasów o obniżonej przydatności (zniszczonych, niepełnowartościowych i nieprzydatnych).

Przed rozpoczęciem spisu należy sprawdzić też czytelność oznakowania zapasów, przy czym oznakowanie nie powinno zawierać informacji o ilości zapasu. Tam, gdzie korzysta się z magazynowych systemów informatycznych, można z tego zrezygnować, jeśli stosowane urządzenia zapewniają automatyczną lokalizacją zapasów.

Przed rozpoczęciem liczenia należy też sprawdzić urządzenia pomiarowe. Te, które są udostępniane zespołom spisowym lub znajdujące się w polach, muszą być czynne, sprawne i mieć aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar.

Warto też poznać najczęstsze błędy dotyczące dokumentacji, aby ich uniknąć.

Osoby odpowiedzialne za spisywane zapasy są też zobowiązane do złożenia księgowemu w przeddzień spisu oświadczenia o przekazaniu wszystkich dowodów przychodu i rozchodu.

Na co należy zwrócić uwagę w trakcie spisu

Są takie elementy czy zadania do wykonania, które szczególnie trzeba mieć na oku, aby nie popełnić błędu. Brak właściwej kontroli przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji powoduje powielanie złych zachowań w kolejnych okresach

Spis z natury rozpoczyna w wyznaczonym terminie i miejscu przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczony przez niego członek komisji. Musi się on upewnić, że:

- zespoły spisowe są w kompletnym składzie i są obecne osoby odpowiedzialne za zapasy będące przedmiotem spisu,

- zespoły spisowe otrzymały za pokwitowaniem w zestawieniu kontrolnym wystarczającą liczbę odpowiednio oznakowanych dokumentów (np. arkuszy) spisowych i niezbędne wyposażenie,

- dane o stanie ilościowym zapasów objętych spisem są niedostępne zespołom spisowym,

Należy także zweryfikować, czy osoby odpowiedzialne za objęte spisem zapasy złożyły księgowemu pisemne oświadczenia o przygotowaniu pól i dokumentacji.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Chronos-Investment Sp. z o. o.

Usługi księgowe i doradztwo podatkowe.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od ksiegowosc.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK