| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Księgi rachunkowe > Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej

Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej

Jednostki prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych zgodnie z przyjętą przez siebie polityką rachunkowości. Dokumenty te, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe jednostki muszą przechowywać w należyty sposób.

W sytuacji, gdy zbiory dokumentów są przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów, kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania, jak również zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Czy biuro rachunkowe może wystąpić o interpretację podatkową dla klienta

Okresy przechowywania dokumentacji

Zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Minimalny czas przechowywania pozostałych zbiorów określa art. 74 ust. 2. W związku z tym przez okres co najmniej 5 lat należy przechowywać: księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe i dokumenty.

W przypadku kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników, dokumenty te należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.

Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

Jednostki są zobligowane do posiadania przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, tych dowodów księgowych, które dotyczą środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe

Dla dokumentacji określającej przyjęty sposób prowadzenia rachunkowości okres minimalnego przechowywania jest nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji pozostają w jednostce przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Udostępnienie zbiorów osobom trzecim

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w ustawie o doradztwie podatkowym

Istnieje możliwość udostępnienia osobie trzeciej dokumentacji jednostki. Wgląd do dokumentów może mieć miejsce na terenie jednostki, pod warunkiem, że kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona wyrazi zgodę. Do udostępnienia zbioru siedzibą zarządu, czy oddziału jednostki wymagana jest pisemna zgoda kierownika jednostki. Dodatkowo należy pozostawić w jednostce potwierdzony spis przejętych dokumentów.

Dokumentacja jednostek przekształconych lub zlikwidowanych

Jeżeli jednostka zakończyła swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, to jej dokumentacja jest przechowywana przez  jednostkę kontynuującą działalność. W przypadku zbioru jednostek zlikwidowanych, pozostaje on u wyznaczonej osoby lub jednostki. Bardzo ważne jest, aby kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej poinformował właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy o miejscu przechowywania zbioru.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM


Podstawa prawna

Art.71-76 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).


Autor: Marta Przyborowska

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Dorota Dziubałko

Specjalista w zakresie ubezpieczeń turystycznych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »