| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Księgi rachunkowe > Księgowy dowód zastępczy

Księgowy dowód zastępczy

Wszystkie operacje gospodarcze muszą być udokumentowane w księgach rachunkowych właściwym dowodem źródłowym. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy brak jest obcego dokumentu źródłowego, a trzeba zamknąć okres sprawozdawczy. W takim wypadku można zastosować dowód zastępczy.

Księgowanie na podstawie dowodów zastępczych

Dowody zastępcze mogą stanowić podstawę do trwałego ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych.

Kierownik jednostki, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji (w myśl art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Podatki 2015 - komplet

A zatem nawet w sytuacji gdy jednostka nie otrzymała na czas zewnętrznego dowodu obcego, kierownik jednostki może podjąć decyzję o wystawieniu zastępczego dowodu dokumentującego daną operację gospodarczą.

Za pomocą dowodów zastępczych nie można jednak dokumentować operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Z uwagi na fakt, że w gestii kierownika jednostki leży uznanie dowodu zastępczego za właściwy dla udokumentowania operacji, to każdorazowo taki dowód zastępczy powinien zawierać wskazanie, że został zaakceptowany przez kierownika jednostki, np. przez umieszczenie na nim zdania: „Wyrażam zgodę na uznanie niniejszego dokumentu za dowód zastępczy” oraz złożenie podpisu.

Dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej dzielimy na: zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom), wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz jednostki). Dodatkowo, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
- zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
- korygujące poprzednie zapisy,
- zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
- rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dowód zastępczy, w przypadku braku źródłowego dowodu obcego potwierdzającego fakt dokonania operacji gospodarczej, stosowany jest do czasu otrzymania tego dowodu. W momencie nadejścia dowodu źródłowego konieczne jest sprawdzenie zgodności danych zawartych w dowodzie źródłowym z danymi ujętymi w dowodzie zastępczym. Jeżeli pojawią się rozbieżności należy dokonać zapisów doprowadzających do zgodności danych ujętych w księgach z danymi wynikającymi z dowodu źródłowego. Jeżeli kwota operacji wynikająca z dowodu zastępczego jest niższa od rzeczywistej w dowodzie obcym, to różnicę należy zaksięgować na podstawie dowodu obcego, podając jednocześnie wcześniejszy zapis księgowy. Natomiast, gdy kwota operacji w dowodzie zastępczym jest wyższa niż w dowodzie źródłowym obcym, należy różnicę wyksięgować, stosując storno czerwone (zapis ujemny).

Warto dodać, że dowód zastępczy musi posiadać wszystkie elementy typowe dla prawidłowego dowodu księgowego.


Podyskutuj o tym na naszym FORUM

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Kamil Szlachcic

Analityk Kredytowy Salomon Finance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »