| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Księgi rachunkowe > Jak prowadzić księgi pomocnicze dotyczące rozrachunków z pracownikami

Jak prowadzić księgi pomocnicze dotyczące rozrachunków z pracownikami

Prowadzę od niedawna księgi rachunkowe w spółce zatrudniającej 26 pracowników. Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń są tu księgowane na koncie syntetycznym 230 i nie prowadzi się żadnych kont analitycznych do tego konta. Listy płac naliczane są za pomocą odrębnego programu kadrowo-płacowego. Czy księgowość wynagrodzeń prowadzona jest w sposób prawidłowy?

Użyteczność ksiąg pomocniczych w przypadku rozrachunków z pracownikami wykraczała poza potrzeby wynikające z obecnie obowiązującego brzmienia ustawy o rachunkowości. Pomimo to należy pamiętać, że organizując sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych w przypadku rozrachunków z pracownikami, należy wziąć pod uwagę nie tylko przepisy dotyczące rachunkowości, lecz również przepisy prawa pracy, przepisy podatkowe oraz dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy jednostka nie posiada odrębnych służb kadrowo-płacowych, tworzących odpowiednie raporty.

WAŻNE!

Organizując sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych w przypadku rozrachunków z pracownikami, należy wziąć pod uwagę nie tylko przepisy dotyczące rachunkowości, lecz również przepisy prawa pracy, przepisy podatkowe i dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, zwłaszcza jeśli jednostka nie posiada odrębnych służb kadrowo-płacowych, tworzących odpowiednie raporty.

Przepisy prawa pracy (§ 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,) nakładają na każdego pracodawcę, a więc również tego prowadzącego księgi handlowe, obowiązek prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Także w przypadku mniejszych podmiotów gospodarczych (osób niezobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, lecz prowadzących księgę przychodów i rozchodów, jak i w przypadku osób rozliczających podatek z działalności gospodarczej w postaci ryczałtu) istnieje obowiązek prowadzenia indywidualnych (imiennych) kart przychodów pracowników, których treść szczegółowo określają przepisy.

W każdym z wymienionych przypadków dotyczących obowiązku prowadzenia kart wynagrodzeń (przychodów) chodzi oczywiście o ochronę praw pracowników, ale również o umożliwienie kontroli prawidłowości naliczeń zobowiązań budżetowych z tytułu podatków i ubezpieczeń.

Obecnie wiele jednostek, nie tylko tych dużych, wykorzystuje w swojej pracy komputerowe programy płacowe lub kadrowo-płacowe. W programach tych sporządza się listy wynagrodzeń, informacje podatkowe (PIT-11) i inne, deklaracje DRA i inne ubezpieczeniowe, zaświadczenia o zarobkach, itp. Program często ma również możliwość tworzenia różnego rodzaju innych raportów i zestawień, w tym dowolnych kart wynagrodzeń. Częstym ułatwieniem jest możliwość sporządzenia polecenia księgowania dotyczącego list wynagrodzeń i wyeksportowania go w programie finansowo-księgowym. Aby jednak komputerowe zbiory danych, zawarte w programie płacowym, mogły prawidłowo funkcjonować jako księgi pomocnicze, powinny w pełni odzwierciedlać wszelkie wydarzenia związane nie tylko z naliczeniem zobowiązań, ale również z ich wypłatą wobec każdego z pracowników. Fakt wypłaty wynagrodzenia, księgowany według wyciągu bankowego czy raportu kasowego na koncie syntetycznym 230, powinien być pod odpowiednią datą zaksięgowany również w księgach pomocniczych, którymi jest program płacowy. W efekcie będzie można uzyskać informacje o saldzie zobowiązań wobec poszczególnych pracowników w dowolnym miesięcznym przekroju czasowym i uzgodnić je z księgą główną - kontem syntetycznym 230 (według zasady - suma sald ksiąg pomocniczych jest równa saldu księgi głównej).

reklama

Polecamy artykuły

Autor:

Źródło:

Monitor Księgowego

Zdjęcia


Personel i Zarządzanie 4/201730.03 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Maciej Aleksandrowicz

Ekspert w dziedzinie ogrodów

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »