Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe jednostki kontynuującej działalność zamyka się na:

• dzień kończący rok obrotowy, którym dla jednostek sektora finansów publicznych jest rok kalendarzowy i dzień 31 grudnia, jak również

• na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym także jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,

• na dzień poprzedzający zmianę formy organizacyjnoprawnej,

• na dzień poprzedzający przejęcie przez inną jednostkę lub dzień poprzedzający jej połączenie lub podział oraz

• na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.

Zamknięcia ksiąg należy dokonać nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia wymienionych wyżej zdarzeń. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostek kontynuujących działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy (art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Czynności wchodzące w skład zamknięcia ksiąg rachunkowych w jednostkach budżetowych są następujące. Najpierw chodzi o wyprowadzenie na bieżąco ewidencji analitycznej i syntetycznej, poprzez dokonanie w księgach rachunkowych zapisów wszystkich operacji, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym i roku obrotowym na podstawie dowodów sprawdzonych i zatwierdzonych przez upoważnione osoby, przy zachowaniu zasady memoriału. Zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Kolejna czynność to uzgodnienie danych ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną poprzez weryfikację prawidłowości i kompletności dokonanych księgowań, zachowując zasadę bieżącego, bezbłędnego, rzetelnego i sprawdzalnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Uzgadnianie sald

Następnie konieczne jest uzgodnienie sald następujących kont:

• środków pieniężnych w kasie z raportami kasowymi,

• środków pieniężnych na kontach bankowych z wyciągami bankowymi i zapisami kont,