| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Rachunkowość budżetowa > Przechowywanie dowodów księgowych

Przechowywanie dowodów księgowych

Wiele pracy i wysiłku poświęca się właściwemu sporządzaniu dowodów księgowych, organizacji ich obiegu w jednostce, sprawdzaniu i ujmowaniu w księgach rachunkowych. Jednak po zamknięciu roku obrotowego, sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, znaczenie tych dokumentów jakby się zmniejsza. Często nie przykłada się należnej wagi do ich przechowywania w sposób, w miejscu i w czasie - zgodnie z obowiązującym prawem.

Terminy określone w uor uzależnione są także od przywołanych innych aktów prawnych regulujących poszczególne obszary działania jednostek. Okresy przechowywania dokumentów wynikają więc również z tych przepisów. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.

Przepisy podatkowe

Ogólną zasadą dotyczącą dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami uzyskania, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasada ta zawarta jest w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja). Tak więc okres przechowywania tych dokumentów uzależniony jest bezpośrednio od momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy pamiętać, że bieg terminu przedawnienia może jednak zostać przerwany lub zawieszony. Ma to istotny wpływ na długość okresu przechowywania dokumentów.

Szczegółowe zasady przerywania i zawieszania biegu terminu przedawnienia określone są w Ordynacji. Ponadto, w myśl art. 70 § 8, nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Warto także zwrócić uwagę, że np. zobowiązanie podatkowe związane z zaliczeniem do kosztów uzyskania odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środka trwałego przedawni się dopiero 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu. Tak więc dowód nabycia środka trwałego powinien być przechowywany przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego. W praktyce oznacza to lat kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt od momentu nabycia tego składnika majątku.

Przepisy emerytalne

Innym aktem prawnym regulującym przechowywanie dokumentów jest ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W myśl art. 47 ust. 3c tej ustawy, kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Należy mieć na uwadze, że przechowywanie wymienionych dokumentów wiąże się z koniecznością jednoczesnego przechowywania dokumentów źródłowych, na podstawie których zostały one sporządzone.

reklama

Autor:

Źródło:

Rachunkowość Budżetowa

Zdjęcia


Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

opti.pl

Księgowość online

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »