| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Rachunkowość budżetowa > Przechowywanie dowodów księgowych

Przechowywanie dowodów księgowych

Wiele pracy i wysiłku poświęca się właściwemu sporządzaniu dowodów księgowych, organizacji ich obiegu w jednostce, sprawdzaniu i ujmowaniu w księgach rachunkowych. Jednak po zamknięciu roku obrotowego, sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, znaczenie tych dokumentów jakby się zmniejsza. Często nie przykłada się należnej wagi do ich przechowywania w sposób, w miejscu i w czasie - zgodnie z obowiązującym prawem.

Terminy określone w uor uzależnione są także od przywołanych innych aktów prawnych regulujących poszczególne obszary działania jednostek. Okresy przechowywania dokumentów wynikają więc również z tych przepisów. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.

Przepisy podatkowe

Ogólną zasadą dotyczącą dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami uzyskania, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasada ta zawarta jest w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja). Tak więc okres przechowywania tych dokumentów uzależniony jest bezpośrednio od momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy pamiętać, że bieg terminu przedawnienia może jednak zostać przerwany lub zawieszony. Ma to istotny wpływ na długość okresu przechowywania dokumentów.

Szczegółowe zasady przerywania i zawieszania biegu terminu przedawnienia określone są w Ordynacji. Ponadto, w myśl art. 70 § 8, nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Warto także zwrócić uwagę, że np. zobowiązanie podatkowe związane z zaliczeniem do kosztów uzyskania odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środka trwałego przedawni się dopiero 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu. Tak więc dowód nabycia środka trwałego powinien być przechowywany przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego. W praktyce oznacza to lat kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt od momentu nabycia tego składnika majątku.

Przepisy emerytalne

Innym aktem prawnym regulującym przechowywanie dokumentów jest ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W myśl art. 47 ust. 3c tej ustawy, kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Należy mieć na uwadze, że przechowywanie wymienionych dokumentów wiąże się z koniecznością jednoczesnego przechowywania dokumentów źródłowych, na podstawie których zostały one sporządzone.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

ŻAKIEWICZ ADWOKACI Kancelaria Prawa Karnego i Gospodarczego Sp. k.

Ekspert prawa karnego, karno-skarbowego oraz procedury karnej

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »