| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Rachunkowość budżetowa > Przechowywanie dowodów księgowych

Przechowywanie dowodów księgowych

Wiele pracy i wysiłku poświęca się właściwemu sporządzaniu dowodów księgowych, organizacji ich obiegu w jednostce, sprawdzaniu i ujmowaniu w księgach rachunkowych. Jednak po zamknięciu roku obrotowego, sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, znaczenie tych dokumentów jakby się zmniejsza. Często nie przykłada się należnej wagi do ich przechowywania w sposób, w miejscu i w czasie - zgodnie z obowiązującym prawem.

Jeszcze dłuższy okres wskazuje ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Akt ten w art. 125a ust. 4 stanowi, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Analogiczny obowiązek wynika także z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z art. 51u ust. 1 tej ustawy w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej,

2) od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

Pracodawca zobowiązany jest więc do zapewnienia przechowywania przedmiotowych dokumentów w wymaganych okresach we własnym zakresie lub w powołanych do tego specjalistycznych jednostkach.

Analizując okresy przechowywania dokumentów określone w poszczególnych przepisach należy także zwrócić uwagę na ich zabezpieczenie przed przypadkowym zniszczeniem. Właściwe oznaczenie dokumentów i poszczególnych tomów (teczek), a szczególnie dokumentów związanych z wieloletnimi „następstwami”, jak np.: realizacją inwestycji, umowy, amortyzacją itp., wykluczające przedwczesne ich zniszczenie, ma niezwykle istotne znaczenie. Oczywiście z przyczyn innych niż ustawowe nie należy niszczyć pewnych dokumentów, nawet po wymaganym okresie przechowywania. Może to być związane z dokumentowaniem praw własności (np. przy odsprzedaży) itp.

Wracając do pytań postawionych na wstępie, minimalny okres przechowywania przedmiotowych dokumentów wynosi:

• dokumentacja nabycia komputera w 2000 r. - 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego, tj. przy założeniu 30% amortyzacji - do końca 2008 lub 2009 r.,

• dokumentacja inwestycji budowlanej rozpoczętej w 1965 r., zakończonej w 1970 r. - 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego, tj. przy założeniu 2,5% amortyzacji (budynek niemieszkalny) - do końca 2015 r.,

• umowa handlowa z 1994 r., rozliczona ostatecznie w 1998 r. - 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym została ostatecznie rozliczona, tj. do końca 2003 r.,

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Jacek Janusz

Asesor Komorniczy, specjalista z zakresu postępowania egzekucyjnego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »