| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Rachunkowość non-profit > Udokumentowanie używania przez organizację prywatnego samochodu pracownika

Udokumentowanie używania przez organizację prywatnego samochodu pracownika

Organizacje pozarządowe do swej działalności bardzo często wykorzystują prywatne samochody pracowników. Większość takich działań ma charakter sporadyczny i wynika z „potrzeby chwili”. Pracownicy na ogół nie roszczą wówczas pretensji do zwrotu kosztów paliwa i kosztów eksploatacji samochodu.

Natomiast jeśli korzystanie z majątku prywatnego pracowników ma charakter powszechny (np. pracownik pracuje w terenie i używa do tego celu swojego samochodu), to należy pracownikowi zwrócić koszty paliwa, a także odpowiednio udokumentować fakt wykorzystywania prywatnego samochodu w działalności organizacji.

Kwestia udokumentowania i zwrotu tych kosztów została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z przepisami rozporządzenia, aby należycie udokumentować używanie przez pracownika organizacji jego samochodu przy wykonywaniu zadań służbowych, należy sporządzić z tym pracownikiem (właścicielem/użytkownikiem samochodu) umowę o używanie samochodu do celów służbowych.

Nie ma obowiązującego, urzędowego wzoru takiej umowy. Może być ona skonstruowana w zasadzie dowolnie, jednak musi zawierać podstawowe elementy, które nadadzą jej charakter dokumentu księgowego. Z pewnością w umowie musi znaleźć się dokładne określenie stron umowy, a ponadto tytuł prawny pracownika do samochodu. Pracownik nie musi być właścicielem samochodu - może być jedynie użytkownikiem - lecz należy wówczas do umowy dołączyć dokument potwierdzający jego tytuł prawny do samochodu (np. umowę najmu).

W umowie musi znaleźć się sformułowanie zobowiązujące pracownika do wykorzystywania samochodu do celów służbowych oraz zobowiązanie pracodawcy do zwrotu kosztów jego używania. Powinny być również osobno wskazane zasady rozliczeń z tytułu jazd lokalnych i podróży służbowych.

Sam zwrot i rozliczenie kosztów również następuje najczęściej na podstawie przepisów rozporządzenia. Zasady te powinny być opisane w dokumentacji organizacji w formie zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki.

Na następnej stronie prezentujemy wzór umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Wzór 1

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór 2

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:

- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1462

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Grupa LEX&TAX

Adwokaci i biuro podatkowe

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »