Polityka (zasady) rachunkowości

Po rozpoznaniu charakteru działalności danej organizacji pozarządowej należy opracować politykę (zasady) rachunkowości (art. 10 uor). Podstawowym elementem polityki rachunkowości jest zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej.

Zakładowy plan kont może być bardzo ograniczony, jeżeli organizacja nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę i nie posiada środków trwałych.

Minimalny zakres kont księgi głównej zaproponował A. Michalik [Michalik A., Rachunkowość i podatki organizacji pozarządowych, Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, Warszawa 2004, s. 25] .

Jeżeli organizacja posiada środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, zatrudnia pracowników, otrzymuje dotacje (granty) ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej lub dotacje z budżetu państwa, jednostki samorządu terytorialnego czy funduszy celowych, np. Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, wystąpi konieczność rozbudowania zakładowego planu kont.

Propozycje zakładowego planu kont dla organizacji pozarządowych opracowali również inni autorzy [Lasocki, 1994; Dworowska (w:), Dworowska W. (2006), Rachunkowość fundacji, stowarzyszeń i organizacji pożytku publicznego, ODDK, Gdańsk; Zagrodzka, Bruski, 2004, s. 5-8]. Najbardziej rozbudowany plan kont uwzględniający grupowanie kosztów według realizowanych programów zaproponowała B. Hermak (w:) Hermak B., Plan kont w organizacji pozarządowej, "Rachunkowość Organizacji Pozarządowych w Praktyce" 2006.

Organizacje pozarządowe są dofinansowywane przez jednostki samorządu terytorialnego, ministerstwa, fundacje lub osoby prywatne. Zwykle otrzymują środki na konkretny program. Z realizacji tego programu muszą się rozliczać. Dla ułatwienia rozliczeń ze sponsorami należy odpowiednio opracować zakładowy plan kont, który będzie posiadał kilka poziomów analityki, szczególnie w zakresie ewidencji kosztów i przychodów.

Jeżeli organizacja pozarządowa posiada kilku sponsorów, to dla ewidencji kosztów i przychodów działalności statutowej powinna założyć następujące poziomy analityki:

I poziom - program,

II poziom - finansujący program.

Do ewidencji kosztów przydatny będzie jeszcze

III poziom - rodzaje kosztów.

Najlepiej byłoby zrezygnować z ewidencji kosztów na kontach zespołu 4 planu kont i księgować je na kontach zespołu 5, odpowiednio uzupełnionego o rodzaje kosztów. Jeżeli finansujący będzie miał ten sam numer na kontach kosztów i przychodów, łatwo będzie sporządzić zestawienie poniesionych kosztów, które pokrywa dany sponsor. Taki sposób ewidencji analitycznej kosztów i przychodów ułatwi rozliczenie kosztów i przychodów każdego programu.

Sporządzając sprawozdanie dla finansującego, wystarczy wykonać wydruki sumujące koszty programu od dnia jego rozpoczęcia.

Koszty administracyjne powinny mieć również trzy poziomy analityki, aby koszty rodzajowe były na III poziomie, co ułatwi sumowanie kosztów według rodzajów. Przykładowo mogłyby to być następujące poziomy:

I poziom - ośrodek odpowiedzialności, np. biuro, magazyn,