Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych (art. 9 ust. 1 updop).

Warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie, w sposób wskazany w ustawie o rachunkowości, tzn. przy wykorzystaniu dowodów księgowych wymienionych w ustawie czy akcie wykonawczym. Dowody powinny być poprawne formalnie, tj. powinny zawierać minimalną treść wymaganą dla danego rodzaju dowodu księgowego.

Każdy dowód księgowy musi odpowiadać określonym wymaganiom, a szczególnie powinien on zawierać dane niezbędne do odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej wymienione w art. 21 ust. 1 uor:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Wszystkie ww. dane (poza wymienionymi w ostatnim punkcie) są wprowadzane do dowodu księgowego w trakcie jego sporządzania. Sprawdzenie dowodów księgowych oraz ich dekretacja następuje podczas przygotowania dokumentów do ewidencji w księgach rachunkowych.

Wartość może być pominięta w dowodzie, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Podstawę zapisu w księgach rachunkowych jednostki mogą stanowić dowody sporządzone w językach obcych, jednak w takim przypadku na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta jednostka ma obowiązek zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści takich dowodów. Dowód księgowy, w którym wartość została wyrażona w walutach obcych, powinien zawierać przeliczenie ich wartości na złotówki według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczanie walut na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 stanowi, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi", wśród których wyróżnia się:

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,