| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Rachunkowość non-profit > Najem lokalu w księgach rachunkowych jednostek non profit

Najem lokalu w księgach rachunkowych jednostek non profit

Prowadzenie działalności statutowej i ewentualnie gospodarczej przez jednostkę non profit wymaga dysponowania stosownym lokalem. Najczęściej są to pomieszczenia wynajmowane przez organizację. Efektem zawarcia umowy najmu lokalu jest powstanie różnorakich operacji gospodarczych, które - z uwagi na ich istotność - muszą być ujęte w księgach rachunkowych.


Do najważniejszych „zdarzeń księgowych”, które wystąpią w przypadku najmu lokalu należy zaliczyć:

• przejęcie wynajętego lokalu (środka trwałego),

• opłacenie kaucji gwarancyjnej,

• dokonanie niezbędnych prac remontowych lub adaptacyjnych (modernizacyjnych) w wynajmowanym lokalu,

• dokonywanie opłat czynszowych oraz pokrywanie kosztów użytkowania lokalu (np. opłat za zużycie energii elektrycznej, cieplnej, wody, za wywóz śmieci, usługi telekomunikacyjne).

Zasady ewidencji przejęcia wynajmowanego lokalu

Przejęty przez najemcę, na podstawie umowy najmu, lokal stanowi obiekt trwały wynajmującego, który prowadzi jego ewidencję syntetyczną oraz dokonuje odpisów amortyzacyjnych według przyjętych stawek i zasad określonych w polityce rachunkowości. Z kolei jednostka użytkująca wynajęty obiekt trwały ujmuje go w ewidencji pozabilansowej1 na koncie „Środki trwałe dzierżawione”. Konto to obciąża się wartością początkową przejmowanego środka trwałego (na podstawie umowy najmu) w momencie protokolarnego przejęcia od właściciela, a uznaje wartością początkową środka trwałego po zakończeniu okresu wynajmu na podstawie dokumentu potwierdzającego jego zwrot właścicielowi. Saldo Wn konta „Środki trwałe dzierżawione” informuje o wartości środków trwałych wynajętych przez daną jednostkę. Warto dodać, że obiekty trwałe wynajęte nie są wykazywane w aktywach bilansu najemcy, lecz w informacji dodatkowej.

Przykład

Stowarzyszenie „Sami sobie” zawarło umowę najmu lokalu biurowego na okres 5 lat. Wartość lokalu według danych ksiąg rachunkowych wynajmującego wynosi 300 000 zł. Zgodnie z umową czynsz będzie płatny z góry w okresach półrocznych. Przekazano obiekt trwały najemcy na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Zapisy księgowe przedstawiają się następująco:

Ujęcie w ewidencji pozabilansowej przyjętego obiektu trwałego (wynajmowany lokal):

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kaucja z tytułu najmu lokalu i jej ewidencja

Zawarcie umowy najmu i przekazania lokalu najemcy może się wiązać z wypłaceniem kaucji na rzecz wynajmującego. Kaucja ma charakter zwrotny i gwarancyjny. Stanowi ona bowiem zabezpieczenie ewentualnych roszczeń wynajmującego na rzecz najemcy, a dotyczących nieuregulowanych opłat czynszowych, odszkodowań (np. za odstąpienie od umowy czy oddanie lokalu w stanie pogorszonym) oraz odsetek itp.

Wpłacona kaucja stanowi dla jednostki non profit należność i jest ujmowana na koncie „Inne rozrachunki”. Podstawą jej ewidencji może być umowa najmu lub odrębna umowa kaucji. Warto dodać, że kaucja nie jest opodatkowana podatkiem VAT.

Wpłacona kaucja dla najemcy (jednostki non profit) jest wydatkiem, który nie jest zaliczany do kosztów działalności operacyjnej. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy kaucja zostanie zaliczona na poczet odszkodowania na rzecz wynajmującego. Może to nastąpić na skutek odstąpienia od umowy najmu lub gdy lokal zostanie zwrócony w stanie pogorszonym.

Wpłacona kaucja może być:

• zwrócona najemcy po wygaśnięciu umowy najmu, gdy lokal zostanie zwrócony w stanie niepogorszonym,

• zatrzymana jako odszkodowanie na pokrycie szkody w wynajmowanym lokalu lub gdy odstąpiono od umowy,

• zaliczona na poczet zaspokojenia roszczeń wynajmującego z tytułu najmu, np. na pokrycie zaległych rat czynszu z odsetkami.

Przykład

Stowarzyszenie podpisało umowę o wynajem lokalu biurowego o wartości 400 000 zł. Warunkiem wydania lokalu było wpłacenie kaucji w wysokości sześciomiesięcznego czynszu w kwocie 12 000 zł. Zostanie ona zwrócona (zgodnie z umową) po wygaśnięciu umowy i oddaniu lokalu w stanie niepogorszonym. Stowarzyszenie użytkowało lokal przez 2 miesiące, nie płacąc czynszu, a następnie zrezygnowało z najmu lokalu. Postawiono lokal do dyspozycji wynajmującego.

Ewidencja w księgach rachunkowych stowarzyszenia przedstawia się następująco:

1. Wpłacono przelewem kaucję z tytułu najmu lokalu: 12 000 zł

2. Przyjęto lokal biurowy na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego: 400 000 zł

3. W związku z rezygnacją z umowy najmu lokalu:

a) zaliczono część kaucji na poczet zaległych rat: 4 000 zł

b) przepadek pozostałej kaucji w związku z odstąpieniem od umowy: 8 000 zł

4. Zwrócono lokal właścicielowi: 400 000 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Koszty prac adaptacyjnych i remontowych w wynajmowanym lokalu

Przygotowanie lokalu do prowadzenia działalności przez jednostkę non profit może wymagać wykonania szeregu prac adaptacyjnych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości nakłady finansowe dokonywane w obcym lokalu stanowią kategorię inwestycje w obcych środkach trwałych. Należy je odróżnić od ponoszonych w trakcie użytkowania lokalu prac remontowych (takich jak np. naprawa drzwi, malowanie ścian, podłóg, jak też drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych zapewniające ogrzewanie lokalu, dopływ i odpływ wody, korzystanie z energii elektrycznej).

Inwestycje w obcych środkach trwałych mogą być dokonywane po uprzednim otrzymaniu zezwolenia od właściciela lokalu. Za inwestycje w obcych środkach trwałych uznaje się wydatki poniesione w środkach trwałych niestanowiących własności najemcy (jednostki non profit), w celu ich przystosowania do jego potrzeb - w zakresie i na warunkach określonych w umowie z właścicielem - polegające na ich modernizacji, rozbudowie, przebudowie lub rekonstrukcji czy adaptacji (np. wymiana stolarki okiennej, zamontowanie rolet, wyłożenie glazurą pomieszczeń, okratowanie okien). Przy czym wykonane roboty doprowadzają środek trwały do jego kompletności i zdolności do użytkowania zgodnie z potrzebami jednostki. Przy założeniu, że obiekty te będą użytkowane dłużej niż rok, a kwota wydatków przekroczy 3500 zł.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Tomasz Nazim

Interim manager, ekonomista, bankowiec, finansista, księgowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »