Wprowadzone nowelą z 18 marca 2008 r. zmiany do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) nie znoszą szczególnych zasad obsługi finansowej szkół i placówek oświatowych dopuszczonych przepisem art. 5 ust. 9 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (dalej: ustawa o systemie oświaty), który mówi że: W celu wykonywania zadań wymienionych w ust. 7, organy prowadzące szkoły i placówki mogą tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek lub organizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych szkół i placówek, o której mowa w ust. 7 pkt 3.

Natomiast przepis art. 11 uor, w jego nowym brzmieniu, wyłącza możliwość, aby jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek prowadziły księgi rachunkowe w formie tradycyjnej (papierowej) poza siedzibą szkoły (placówki). Przy czym przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera można dokonywać wpisów spoza siedziby szkoły lub placówki, na podstawie art. 13 ust. 2 i 3 w związku z nowym art. 11 ust. 3 uor. W konsekwencji tego księgi rachunkowe szkoły lub placówki może w formie komputerowej ze swojej siedziby prowadzić zespół ekonomiczno-administracyjny, pod warunkiem dochowania standardów z art. 13 ust. 2-6 uor i wymagań z art. 44 i 45 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (dalej: uofp).

POZNAJ PRZEPISY ART. 11 USTAWY O RACHUNKOWOŚCI, KTÓRY OD 1 STYCZNIA 2009 R. OTRZYMA BRZMIENIE:

Art. 11. 1. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki.

2. Jednostki posiadające oddziały (zakłady) mogą prowadzić księgi rachunkowe w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów).

3. Księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki albo oddziału (zakładu), w przypadku określonym w art. 13 ust. 2 i 3 oraz w razie powierzenia ich prowadzenia podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

4. W przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki albo oddziału (zakładu) kierownik jednostki obowiązany jest:

1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki albo oddziału (zakładu),

2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki albo oddziału (zakładu).

Uwaga: Zasady oraz wymagania kwalifikacyjne związane z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych określają nowe przepisy art. 76a-76i uor.

Zasady prowadzenia gospodarki finansowej szkół i placówek zaliczanych do sektora finansów publicznych

Szkoły, przedszkola i placówki prowadzone przez samorządy lub ministrów działają w formie jednostek budżetowych lub zakładów budżetowych. Podstawowe zasady prowadzenia gospodarki finansowej szkół i placówek zaliczanych do sektora finansów publicznych reguluje uofp. Natomiast w przypadku ewidencjonowania procesów gospodarki finansowej i procesów gospodarki majątkiem działają przepisy uor wraz ze szczegółowymi zasadami rachunkowości budżetowej z uofp i rozporządzeń wykonawczych.

W sektorze finansów publicznych za gospodarkę finansową jednostki (a zatem również za finanse szkoły, przedszkola lub placówki oświatowej z art. 79 ust. 1 ustawy o systemie oświaty) odpowiada kierownik jednostki lub upoważniony przez niego pracownik. Natomiast samo prowadzenie rachunkowości jednostki sektora finansów publicznych norma z art. 45 uofp wiąże z funkcjami głównego księgowego jako pracownika jednostki spełniającego określone w prawie wymagania zawodowe.

Głównemu księgowemu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność z zakresu:

• prowadzenia rachunkowości jednostki,

• wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

• dokonywania wstępnej kontroli operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym jednostki,

• dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów będących podstawą operacji gospodarczych i finansowych.

Odstępstwem od wymienionych założeń organizacji gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych są rozwiązania dopuszczone przepisem art. 5 ust. 9 ustawy o systemie oświaty.

Zapamiętaj!

Każdy organ prowadzący szkołę lub placówkę (niezależnie czy należy ona, czy nie należy do sektora finansów publicznych) ma obowiązek zapewnienia jej obsługi organizacyjnej, administracyjnej, a także obsługi finansowej (art. 5 ust. 7 ustawy o systemie oświaty).

Formy obsługi finansowej szkół

Szczególną formą realizacji wymienionych obowiązków jest powierzenie czynności obsługi w gestię innej jednostki z jednostek prowadzonych przez ten organ (w tym szkole lub placówce) albo w gestię specjalnie tworzonej w tym celu jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej. W przypadku szkoły lub placówki będącej jednostką lub zakładem budżetowym posłużenie się wymienionymi rozwiązaniami tak rozumianej "zewnętrznej" obsługi finansowej wymaga dodatkowych decyzji organu. Jego rzeczą jest precyzyjnie rozgraniczyć uprawnienia i obowiązki właściwe gospodarce finansowej (w tym rachunkowości) pozostające w gestii dyrektora szkoły lub placówki od uprawnień i obowiązków przejmowanych przez jednostkę obsługującą z art. 5 ust. 9 ustawy o systemie oświaty.