Jednostki prowadzące księgi rachunkowe przy właściwym kwalifikowaniu kosztów powinny kierować się dwiema zasadami rachunkowości: memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów. Zgodnie z zasadą memoriału w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że ujęcie skutków zdarzenia następuje niezależnie od tego, czy transakcja jest udokumentowana fakturą czy wiarygodnie oszacowana. Z kolei dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego należy zaliczyć koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Koszty działalności operacyjnej rozliczane za pomocą konta "Rozliczenie zakupu"

Stosując zasadę memoriału, jednostki ujmują w księgach rachunkowych danego roku obrotowego koszty dotyczące tego okresu. Najczęściej ma to zastosowanie w przypadku usług wykonanych na rzecz jednostki w zamykanym roku obrotowym (np. 2008), ale zafakturowanych przez dostawców w nowym roku (np. 2009). Taka sytuacja ma miejsce w przypadku usług telekomunikacyjnych, dostaw energii elektrycznej i cieplnej itp.

Wartości z faktury, np. za usługi telekomunikacyjne, powinny być rozliczone w tych okresach rozliczeniowych, których dotyczą. Jeżeli więc faktura została wystawiona z datą nowego roku obrotowego, to część kosztów dotyczących zamykanego roku powinna zostać ujęta w koszty na podstawie dokumentu PK z wykorzystaniem konta "Rozliczenie zakupu". Ten sposób rozliczania może być stosowany tylko przez jednostki ewidencjonujące koszty jedynie w zespole 4.

Za pomocą konta "Rozliczenie zakupu"można rozliczać te koszty, których wysokość jest już jednostce znana, ponieważ dysponuje ona fakturą,mimo iż faktura ta została wystawiona z datą następnego roku. Konto to wykazuje saldo kredytowe informujące o fakturach w drodze.

Konto "Rozliczenie zakupu" wykorzystywane jest nie tylko do rozliczania kosztów na przełomie roku. Służy ono przede wszystkim do ewidencji tzw. dostaw niefakturowanych czy dostaw w drodze związanych z rzeczowymi składnikami aktywów obrotowych.

Dostawy niefakturowane, czyli dostawy wyprzedzające w czasie otrzymanie faktury, są ujmowane w księgach w miesiącu ich otrzymania na podstawie dowodu magazynowego Pz. Gdy więc nabyte przez jednostkę rzeczowe składniki aktywów obrotowych zostały dostarczone, natomiast do dnia bilansowego nie wystawiono faktury, konto to wykazuje saldo kredytowe.

Wykazywane jest ono w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. d) jako zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług, mimo że na 31 grudnia 2008 r. faktura jest jeszcze w drodze.

Jeśli kupione przez jednostkę materiały czy towary nie zostały dostarczone do dnia bilansowego, natomiast do tego dnia otrzymano fakturę dokumentującą ich zakup, wówczas mówimy o dostawach w drodze. Konto "Rozliczenie zakupu" ma wtedy saldo debetowe podlegające wykazaniu w aktywach bilansu w pozycji B.I. w odpowiedniej analityce.

Przykład 1

Spółka otrzymała fakturę za usługi telekomunikacyjne zawierającą następujące dane:

• abonament za okres: 1 stycznia 2009 r.-31 stycznia 2009 r. - wartość netto 150 zł, VAT - 33 zł,

• połączenia za okres: 1 grudnia 2008 r.-31 grudnia 2008 r. - wartość netto 700 zł, VAT - 154 zł,

• dzień wystawienia faktury - 5 stycznia 2009 r.,

• termin płatności - 15 stycznia 2009 r.

Ewidencję kosztów spółka prowadzi tylko w zespole 4.