REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA

Jak sprawić, aby przepływ informacji między Księgowym a Klientem spełniał oczekiwania obu stron? Kiedy Klient uzna, że dostał wystarczającą porcję informacji o swojej firmie? A kiedy Księgowy będzie w stanie je dostarczyć? Stworzenie warunków do sprawnej komunikacji stanowi drugi krok do optymalizacji pracy w księgowości.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

Autopromocja

Formy komunikacji na linii księgowy - klient

O dobrej komunikacji napisano już chyba wszystko. Z jednej strony wiąże się to z tym, aby komunikaty były zrozumiałe i czytelne dla ich odbiorców, aby unikać zakłóceń w procesie komunikacji. Z drugiej ważne jest, aby niezbędne informacje trafiały do odbiorców na czas i cały proces był jasny dla obu stron. Aby dokładniej zająć się tematem komunikacji między księgowymi a ich klientami, należy najpierw zastanowić się, jakie komunikaty lub wiadomości są przesyłane oraz jakie działania w zakresie komunikacji podejmują obie strony.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Księgowi wysyłają informacje o:

  • wynikach finansowych firmy,
  • kwotach podatków i ZUS do zapłaty,
  • liście płac pracowników,
  • przypomnieniach o konieczności dostarczania dokumentów,
  • bilansach, rachunkach zysków i strat itp.

Firma natomiast klient komunikuje się z księgowym w zakresie:

  • dostarczenia dokumentów księgowych do rozliczenia,
  • dokumentów kadrowych pracowników, np. umów, wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich itp.
  • pytań merytorycznych i porad związanych z bieżącą działalnością.

Jest to bardzo szeroki zakres komunikacji i wymaga on dopracowania, jeśli chcemy, aby Klienci byli zadowoleniu i usatysfakcjonowani ze współpracy. Tyko wtedy, gdy będą stworzone odpowiednie procedury, komunikacja z klientami korzystnie wpłynie na optymalizację pracy księgowości. „Podczas wdrażania procesów komunikacji dużą uwagę zwracamy na to, aby zmniejszyć ilość powtarzanych cyklicznie czynności lub maksymalnie je automatyzować.” - wyjaśnia Krzysztof Wojtas, architekt systemu Saldeo w firmie BrainSHARE IT. sp. z o. o.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Najczęściej popełniane błędy w procesie komunikacji z Klientem

Wydawać by się mogło, że komunikację z Klientami każdy ma opanowaną, ale wbrew pozorom bardzo często popełniane są w tym zakresie proste błędy. Najczęstszy dotyczy braku automatycznych procedur w przesyłaniu do Klientów informacji o rozliczeniach księgowych.

Codziennie pracownicy księgowości wysyłają dziesiątki podobnie brzmiących informacji o ZUS i podatkach do zapłacenia lub wynikach finansowych firmy. Wiele czasu poświęcają na tworzenie tych maili, nawet jeśli opierają się one na podobnym szablonie. „Z naszych rozmów z księgowymi wynika, że przygotowanie rozsyłki do klientów zajmuje czasem 1-2 dni i powtarza się w miesiącu aż 3 razy – jako wiadomość o ZUS, podatku dochodowym i wynikach firmy z rozliczeniem VAT.” - mówi Krzysztof Wojtas - „Wykorzystując Saldeo, jako aplikację do komunikacji można znacząco ograniczyć czas potrzebny na przesyłanie tych informacji. Próba automatyzacji tego procesu jest więc naturalna, a moduł z rozliczeniami jest jednym z najbardziej docenianych przez Użytkowników Saldeo”” - dodaje.

Podobnie wygląda kwestia ze sprawnym otrzymywaniem komunikatów od Klienta. Chodzi głównie o dostarczenie niezbędnych dokumentów do rozliczeń. Bardzo często docierają one na ostatnią chwilę, po wielu przypomnieniach ze strony księgowego. Powoduje to znaczne nagromadzenie pracy w krótkim okresie.

Rozwiązaniem jest tutaj aplikacja do elektronicznego przesyłania tych dokumentów. W Saldeo każdy Klient tworzy własne archiwum dokumentów, dzięki czemu księgowy otrzymuje dokumenty na bieżąco. Tworzy się również jednolity sposób komunikacji z wszystkimi obsługiwanymi Firmami. To pozwala na zmniejszenie cykliczności, a co za tym idzie bardziej efektywne wykorzystywanie czasu pracy.

KPiR czy księgi rachunkowe?

Błędem w komunikacji jest również wykorzystywanie „nietrwałych” narzędzi do przesyłu informacji. „Często w komunikacji z Klientem posługujemy się mailem. Jest to prosta i sprawdzona metoda, jednak po paru tygodniach czy miesiącach odnalezienie otrzymanej informacji może nie dla każdego klienta być proste i zrozumiałe. Powoduje to, że ponownie klient zwraca się do księgowego z tym samym pytaniem. Wykorzystanie specjalistycznych narzędzi do komunikacji powoduje, że każda strona dokładnie wie, gdzie znajdzie potrzebą informację nawet po dłuższym czasie. Dodatkowo proces przesyłu komunikatów będzie jednolity dla wszystkich klientów.

Skuteczna komunikacja kluczem do sukcesu w relacjach z Klientem

Wdrażając procesy i narzędzia do optymalizacji działań w komunikacji z Klientem warto podkreślać, że taki układ ma korzyści dla obu stron i o wiele lepiej sprawdza się w relacji długofalowej. Sprawne przekazywanie informacji z wykorzystaniem dedykowanego systemu procentuje dużą oszczędnością czasu i zmniejszeniem duplikujących się każdego miesiąca czynności.

W nowoczesnym biurze rachunkowym czy kancelarii podatkowej platforma do komunikacji księgowy – klient to podstawa. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi daje przewagę konkurencyjną na rynku i pokazuje Klientom, że ich sprawy są w dobrych rękach. Jest to bardzo ważny, choć często pomijany aspekt optymalizacji pracy w księgowości.

Autor: Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    Inflacja 2024. Skokowy wzrost w kwietniu poza górną granicę celu inflacyjnego. Prognoza eksperta

    W marcu 2024 r. inflacja będzie najniższa w całym roku. A już w kwietniu nastąpi skokowy wzrost inflacji, która znajdzie się poza górną granicą celu. Taką prognozę przedstawił ekspert Konfederacji Lewiatan, Mariusz Zielonka. 

    Obligacje skarbowe 2024. Drastyczna obniżka oprocentowania od marca i kwietnia

    Inflacja w Polsce obniża się tak szybko, że jeszcze rok temu wydawało się to niemal nieprawdopodobne. Większość osób to cieszy, ale nie wszystkich. Hamująca inflacja to informacja, która może rozsierdzić osoby posiadające w portfelu detaliczne obligacje skarbowe. W skrajnym przypadku kwietniowa aktualizacja oprocentowania może doprowadzić do spadku stawki z prawie 20% do niewiele ponad 4%. 

    REKLAMA