| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Zasady ogólne > 5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem

Jak sprawić, aby przepływ informacji między Księgowym a Klientem spełniał oczekiwania obu stron? Kiedy Klient uzna, że dostał wystarczającą porcję informacji o swojej firmie? A kiedy Księgowy będzie w stanie je dostarczyć? Stworzenie warunków do sprawnej komunikacji stanowi drugi krok do optymalizacji pracy w księgowości.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

Formy komunikacji na linii księgowy - klient

O dobrej komunikacji napisano już chyba wszystko. Z jednej strony wiąże się to z tym, aby komunikaty były zrozumiałe i czytelne dla ich odbiorców, aby unikać zakłóceń w procesie komunikacji. Z drugiej ważne jest, aby niezbędne informacje trafiały do odbiorców na czas i cały proces był jasny dla obu stron. Aby dokładniej zająć się tematem komunikacji między księgowymi a ich klientami, należy najpierw zastanowić się, jakie komunikaty lub wiadomości są przesyłane oraz jakie działania w zakresie komunikacji podejmują obie strony.

Księgowi wysyłają informacje o:

  • wynikach finansowych firmy,
  • kwotach podatków i ZUS do zapłaty,
  • liście płac pracowników,
  • przypomnieniach o konieczności dostarczania dokumentów,
  • bilansach, rachunkach zysków i strat itp.

Firma natomiast klient komunikuje się z księgowym w zakresie:

  • dostarczenia dokumentów księgowych do rozliczenia,
  • dokumentów kadrowych pracowników, np. umów, wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich itp.
  • pytań merytorycznych i porad związanych z bieżącą działalnością.

Jest to bardzo szeroki zakres komunikacji i wymaga on dopracowania, jeśli chcemy, aby Klienci byli zadowoleniu i usatysfakcjonowani ze współpracy. Tyko wtedy, gdy będą stworzone odpowiednie procedury, komunikacja z klientami korzystnie wpłynie na optymalizację pracy księgowości. „Podczas wdrażania procesów komunikacji dużą uwagę zwracamy na to, aby zmniejszyć ilość powtarzanych cyklicznie czynności lub maksymalnie je automatyzować.” - wyjaśnia Krzysztof Wojtas, architekt systemu Saldeo w firmie BrainSHARE IT. sp. z o. o.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Najczęściej popełniane błędy w procesie komunikacji z Klientem

Wydawać by się mogło, że komunikację z Klientami każdy ma opanowaną, ale wbrew pozorom bardzo często popełniane są w tym zakresie proste błędy. Najczęstszy dotyczy braku automatycznych procedur w przesyłaniu do Klientów informacji o rozliczeniach księgowych.

Codziennie pracownicy księgowości wysyłają dziesiątki podobnie brzmiących informacji o ZUS i podatkach do zapłacenia lub wynikach finansowych firmy. Wiele czasu poświęcają na tworzenie tych maili, nawet jeśli opierają się one na podobnym szablonie. „Z naszych rozmów z księgowymi wynika, że przygotowanie rozsyłki do klientów zajmuje czasem 1-2 dni i powtarza się w miesiącu aż 3 razy – jako wiadomość o ZUS, podatku dochodowym i wynikach firmy z rozliczeniem VAT.” - mówi Krzysztof Wojtas - „Wykorzystując Saldeo, jako aplikację do komunikacji można znacząco ograniczyć czas potrzebny na przesyłanie tych informacji. Próba automatyzacji tego procesu jest więc naturalna, a moduł z rozliczeniami jest jednym z najbardziej docenianych przez Użytkowników Saldeo”” - dodaje.

reklama

Ekspert:

SaldeoSMART

SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.

Zdjęcia

Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Sklep zonazielona.pl

proponuje ekskluzywne, designerskie meble i elementy wystroju wnętrz

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »