Zakupy służbowe opłacone prywatnymi pieniędzmi pracownika należy tak księgować, aby posiadać szczegółowe informacje - kto dokonał takich zakupów, na jaką kwotę i w jakiej firmie zostały one dokonane.

Rozliczanie się z pracownikiem z poniesionych przez niego wydatków na potrzeby jednostki obrazuje przykład.

Przykład

Pracownik fundacji DROGA zakupił za własne pieniądze materiały biurowe na kwotę netto 500 zł + VAT 22%, które są zużywane w administracji jednostki.

Poniesione wydatki zostały zwrócone po dostarczeniu faktury do księgowości.

Operacje:

1. Faktura VAT za zakupione materiały:

a) wartość brutto: 610 zł

Ma konto 201 "Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: imienne konto dostawcy)

b) VAT naliczony: 110 zł

Wn konto 221 "Rozliczenie naliczonego VAT"

c) wartość netto: 500 zł

Wn konto 410 "Zużycie materiałów i energii" (w analityce: materiały biurowe)

d) Rozliczenie kosztów: 500 zł

Wn konto 550 "Koszty ogólne (zarządu)"

Ma konto 490 "Rozliczenie kosztów"

2. Uznanie zobowiązania wobec pracownika - faktura VAT: 610 zł

Wn konto 201 "Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: imienne konto dostawcy)

Ma konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: imienne konto pracownika)

3. Zwrot wydatków pracownikowi jednostki - Kasa wypłaci (KW): 610 zł

Wn konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: imienne konto pracownika)

Ma konto 100 "Kasa"

Na wniosek pracownika można wypłacić zaliczkę w postaci gotówki na zakup materiałów lub usług. Wtedy pracownik nie musi angażować własnych środków pieniężnych na potrzeby działalności jednostki, w której pracuje.

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056