| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Zasady ogólne > Jakie dokumenty można archiwizować w postaci elektronicznej

Jakie dokumenty można archiwizować w postaci elektronicznej

Ustawa o rachunkowości daje możliwość przechowywania niektórych dokumentów w postaci elektronicznej. Czy taka metoda archiwizowania może dotyczyć oryginałów faktur obcych zakupu oraz kopii własnych faktur sprzedaży, dokumentów kasowych, wyciągów bankowych, poleceń księgowania, deklaracji podatkowych? Czy archiwizowania dokonać na przykład z użyciem skanera, zapisując pliki w formacie pdf i przechowując na dyskach optycznych jednokrotnego zapisu (płytach CD-R)?

Dwie sprzeczne interpretacje o archiwizowaniu faktur w postaci elektronicznej

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w indywidualnej interpretacji z 16 stycznia 2008 r. (nr IP-PP2-443-33/08-2/ASi) stwierdził, że w przypadku wystawianych i otrzymywanych faktur:

Nie jest możliwe więc przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie trwałych nośników innych niż papier, nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. (...) Powołane przez Wnioskującego przepisy art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości o możliwości przeniesienia treści dowodów księgowych na nośniki odnoszą się do sytuacji opisanych w tym przepisie i nie mają zastosowania do dokumentów księgowych wymienionych w powołanych przepisach prawa podatkowego, z tych powodów, iż przepisy prawa podatkowego na przedmiotowe unormowania się nie powołują. Wskazane przepisy prawa podatkowego (Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku od towarów i usług, rozporządzenia wykonawczego) powołane również w stanowisku Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego - odnoszą się do oryginalnego dokumentu wystawionego i obowiązku jego przechowywania. Przepisy prawa podatkowego stanowią odrębną, niezależną dziedzinę prawa i uregulowania ustawy normującej zasady rachunkowości oraz tryb badania sprawozdań finansowych (jakim jest powołana ustawa o rachunkowości) nie mogą tych unormowań zmieniać.

Jednakże można odnaleźć także odmienne stanowiska. Przykładem może być postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 19 czerwca 2006 r. (nr DPP-0051/5/06), wydane przez Drugi Wielkopolski Urząd Skarbowy w Kaliszu. Z przedstawionego w nim stanu faktycznego wynika, że podatnik wystawia faktury przeznaczone dla kontrahentów, jak też faktury wewnętrzne, w formie papierowej. W związku z prowadzonym w firmie zintegrowanym systemem informatycznym SAP spółka zamierza odstąpić od przechowywania wystawianych dokumentów w formie papierowej i archiwizować je tylko w postaci elektronicznej, zapewniając jednocześnie natychmiastowy ich wydruk na żądanie organów skarbowych.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kaliszu stwierdził, że stanowisko przedstawione przez spółkę we wniosku jest prawidłowe:

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2002 r. Dz.U. Nr 76, poz. 694 ze zm.), z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Ponieważ z przesłanego zapytania wynika, że spełniacie Państwo warunki określone wyżej, a przedmiotem elektronicznej archiwizacji będą faktury, a więc dokumenty niewyłączone z elektronicznej archiwizacji, należało stwierdzić jak w sentencji postanowienia.

W związku z istnieniem sprzecznych interpretacji organów podatkowych radzimy w omawianej kwestii archiwizowania faktur zwrócić się z prośbą o indywidualną interpretację podatkową.

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych w postaci elektronicznej

Przechowując dokumenty księgowe w postaci elektronicznej, należy pamiętać o ogólnych zasadach ich archiwizacji. Artykuł 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że:

dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Z kolei art. 71 ustawy o rachunkowości wskazuje sposób przechowywania i ochrony dowodów księgowych (także w postaci elektronicznej).

• § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119

• § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 89, poz. 542

• § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników - Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 85, poz. 798

• art. 71-73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

reklama

Polecamy artykuły

Autor:

Źródło:

Monitor Księgowego

Zdjęcia


CIT 2018. Komentarz299.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Fundacja ITAKA

Centrum Poszukiwań Ludzi Zaginionych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od ksiegowosc.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK