| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Zasady ogólne > Jakie dokumenty można archiwizować w postaci elektronicznej

Jakie dokumenty można archiwizować w postaci elektronicznej

Ustawa o rachunkowości daje możliwość przechowywania niektórych dokumentów w postaci elektronicznej. Czy taka metoda archiwizowania może dotyczyć oryginałów faktur obcych zakupu oraz kopii własnych faktur sprzedaży, dokumentów kasowych, wyciągów bankowych, poleceń księgowania, deklaracji podatkowych? Czy archiwizowania dokonać na przykład z użyciem skanera, zapisując pliki w formacie pdf i przechowując na dyskach optycznych jednokrotnego zapisu (płytach CD-R)?

Dwie sprzeczne interpretacje o archiwizowaniu faktur w postaci elektronicznej

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w indywidualnej interpretacji z 16 stycznia 2008 r. (nr IP-PP2-443-33/08-2/ASi) stwierdził, że w przypadku wystawianych i otrzymywanych faktur:

Nie jest możliwe więc przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie trwałych nośników innych niż papier, nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. (...) Powołane przez Wnioskującego przepisy art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości o możliwości przeniesienia treści dowodów księgowych na nośniki odnoszą się do sytuacji opisanych w tym przepisie i nie mają zastosowania do dokumentów księgowych wymienionych w powołanych przepisach prawa podatkowego, z tych powodów, iż przepisy prawa podatkowego na przedmiotowe unormowania się nie powołują. Wskazane przepisy prawa podatkowego (Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku od towarów i usług, rozporządzenia wykonawczego) powołane również w stanowisku Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego - odnoszą się do oryginalnego dokumentu wystawionego i obowiązku jego przechowywania. Przepisy prawa podatkowego stanowią odrębną, niezależną dziedzinę prawa i uregulowania ustawy normującej zasady rachunkowości oraz tryb badania sprawozdań finansowych (jakim jest powołana ustawa o rachunkowości) nie mogą tych unormowań zmieniać.

Jednakże można odnaleźć także odmienne stanowiska. Przykładem może być postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 19 czerwca 2006 r. (nr DPP-0051/5/06), wydane przez Drugi Wielkopolski Urząd Skarbowy w Kaliszu. Z przedstawionego w nim stanu faktycznego wynika, że podatnik wystawia faktury przeznaczone dla kontrahentów, jak też faktury wewnętrzne, w formie papierowej. W związku z prowadzonym w firmie zintegrowanym systemem informatycznym SAP spółka zamierza odstąpić od przechowywania wystawianych dokumentów w formie papierowej i archiwizować je tylko w postaci elektronicznej, zapewniając jednocześnie natychmiastowy ich wydruk na żądanie organów skarbowych.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kaliszu stwierdził, że stanowisko przedstawione przez spółkę we wniosku jest prawidłowe:

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2002 r. Dz.U. Nr 76, poz. 694 ze zm.), z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Ponieważ z przesłanego zapytania wynika, że spełniacie Państwo warunki określone wyżej, a przedmiotem elektronicznej archiwizacji będą faktury, a więc dokumenty niewyłączone z elektronicznej archiwizacji, należało stwierdzić jak w sentencji postanowienia.

W związku z istnieniem sprzecznych interpretacji organów podatkowych radzimy w omawianej kwestii archiwizowania faktur zwrócić się z prośbą o indywidualną interpretację podatkową.

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych w postaci elektronicznej

Przechowując dokumenty księgowe w postaci elektronicznej, należy pamiętać o ogólnych zasadach ich archiwizacji. Artykuł 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że:

dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Z kolei art. 71 ustawy o rachunkowości wskazuje sposób przechowywania i ochrony dowodów księgowych (także w postaci elektronicznej).

• § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119

• § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 89, poz. 542

• § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników - Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 85, poz. 798

• art. 71-73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

PORTA KMI POLAND

jest liderem wśród producentów skrzydeł i ościeżnic drzwiowych w Polsce.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »