| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Jakie koszty podatkowe można rozliczyć przy zgromadzeniu wspólników

Jakie koszty podatkowe można rozliczyć przy zgromadzeniu wspólników

Najpóźniej do 30 czerwca spółki z o.o. oraz spółki akcyjne powinny zorganizować zwyczajne walne zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy.

Obsługa głosowania - karty do głosowania, system liczący. Głosowanie na zgromadzeniu wspólników albo akcjonariuszy może być jawne albo tajne. W przypadku tajnego głosowania konieczne jest przygotowanie kart do głosowania. Wydatek na drukowanie tych kart można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów zaliczymy również ewentualne wydatki związane z zakupem bądź wynajmem systemu liczącego głosy na zgromadzeniu. Taka konieczność zachodzi często w przypadku dużej liczby wspólników lub akcjonariuszy danej spółki.

Tłumaczenie dokumentów. Udział w zgromadzeniu cudzoziemców (udziałowcy bądź reprezentanci udziałowców) wymusza często na spółce poniesienie wydatków na tłumaczenie dokumentacji zgromadzenia. Wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Których wydatków nie można zaliczyć do kosztów

W kontekście powyższych ustaleń rodzi się pytanie - czy są wydatki związane z organizacją zgromadzenia, których nie można zaliczyć do kosztów podatkowych?

Okazuje się, że tak, ponieważ faktyczny rodzaj kosztów ponoszonych w związku z organizacją zgromadzeń wykracza często poza ramy wymogów ustawowych oraz wydatków uzasadnionych gospodarczo. Kluczowe znaczenie mają tu przepisy wyłączające z kosztów uzyskania przychodów wydatki:

• związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców bądź akcjonariuszy (art. 16 ust. 1 pkt 38 updop),

• na rzecz osób wchodzących w skład organów stanowiących osób prawnych (takim organem jest zgromadzenie właścicieli spółek kapitałowych), z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych w nich funkcji (art. 16 ust. 1 pkt 38a updop).

To właśnie na podstawie tych dwóch przepisów updop część wydatków związanych z organizacją zgromadzenia właścicieli spółki będzie w praktyce wyłączona z kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to wydatków, które przez organy podatkowe mogą być traktowane jako świadczenia na rzecz wspólników, akcjonariuszy, a nie jako uzasadnione koszty organizacji zgromadzenia.

Dojazdy, zakwaterowanie. Zwrot wspólnikom albo akcjonariuszom przez spółkę kosztów ich dojazdu na zgromadzenie jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów. Nie ma tu znaczenia, czy wspólnik skorzystał z usług przewoźnika i spółka pokryła mu koszty biletów, czy też przyjechał własnym samochodem, a spółka zwróciła mu koszty za paliwo. Po pierwsze - każdy taki zwrot może być interpretowany jako świadczenie jednostronne na rzecz udziałowca. Brak tu jest bowiem świadczenia wzajemnego wspólnika (akcjonariusza) wobec spółki. Po drugie - jest to wydatek na rzecz osoby wchodzącej w skład organu stanowiącego spółki, który nie jest wynagrodzeniem wypłaconym z tytułu pełnienia funkcji w tym organie. To samo można powiedzieć o pokryciu przez spółkę kosztów zakwaterowania wspólnika (udziałowca) w trakcie zgromadzenia. Potwierdza to również Naczelnik Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu w piśmie z 7 czerwca 2004 r. (nr PSUS/OPBI/423/80/04/MJ):

wydatki związane z wypłatą udziałowcom spółki wynagrodzeń za udział w zgromadzeniach wspólników oraz innych poniesionych przez nich kosztów związanych z udziałem w zgromadzeniu, np. kosztów podróży, pobytu itp., dla osoby prawnej, tj. wnioskującej spółki, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku kosztów dojazdu na zgromadzenie opcją wartą rozważenia jest udostępnienie udziałowcowi środka transportu należącego do spółki (może to być środek trwały lub składnik użytkowany na podstawie umowy leasingu). Organy podatkowe w wyjątkowych przypadkach sprawdzają aż tak skrupulatnie faktyczne cele przejazdów samochodów leasingowanych bądź będących środkami trwałymi podatnika. Dokonując ewentualnie tych dodatkowych ustaleń, organy te zdane są głównie na oświadczenia przedstawicieli podatnika oraz jego pracowników. Zaliczenie do kosztów wydatków na paliwo, jakie zostało zużyte przez samochód firmowy w trakcie dowozu wspólników, akcjonariuszy na zgromadzenie, obarczone jest więc w praktyce małym ryzykiem podatkowym. Opcja ta jednak sprawdzić się może w spółkach o niewielkiej liczbie wspólników lub akcjonariuszy. Przy ich dużej liczbie spółka musiałaby dysponować odpowiednio dużym zapleczem transportowym, a i koszty dowozu mogłyby być na tyle duże, że zwróciłoby to baczniejszą uwagę organów podatkowych.

Wyżywienie. Często w trakcie zgromadzeń wspólnikom bądź akcjonariuszom zapewnia się napoje i drobne przekąski. Niektóre spółki idą dalej i fundują swoim właścicielom pełne wyżywienie w postaci obiadu czy kolacji. Ufundowanego pełnego wyżywienia dla udziałowców, akcjonariuszy w trakcie zgromadzenia spółka nie zaliczy jednak do kosztów uzyskania przychodów. W grę znów wchodzą wyłączenia z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 albo pkt 38a updop. Organy podatkowe mogą również uznać, że wydatki na posiłki czy usługi gastronomiczne są wyłączone z kosztów, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, jako wydatki reprezentacyjne. Zgodnie z przepisem nie uznaje się za koszty podatkowe wydatków na reprezentację, w szczególności poniesionych na zakup usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Inną kwestią są wydatki na napoje i drobne przekąski, takie jak ciastka, paluszki. Z przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop wynika, że z kosztów podatkowych wyłączony jest nie każdy zakup napojów i żywności, ale tylko ten mieszczący się w pojęciu reprezentacji. Organy podatkowe potwierdzają, że istnieje możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na napoje i artykuły żywnościowe, jeżeli są zużywane w trakcie spotkań z kontrahentami, a skala tych poczęstunków nie wchodzi w zakres pojęcia reprezentacji. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2008 r., nr IBPB1/415-313/08/MW, uznał:

Wydatkami na reprezentację nie będą także wydatki ponoszone przez wnioskodawcę na zakup produktów spożywczych, takich jak: kawa, herbata, napoje, cukier, cytryny, stanowiących zwyczajowy (niemający charakteru okazałości) poczęstunek klientów, oraz na zakup gazet dla klientów oczekujących na wykonanie usługi. A zatem wydatki będą mogły również zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów ww. działalności gospodarczej.

Oczywiście w przypadku tych drobnych przekąsek i napojów wystawionych na zgromadzeniu istnieje ryzyko zastosowania przez organy podatkowe przepisów art. 16 ust. 1 pkt 38 bądź pkt 38a updop, w celu ich wyłączenia z kosztów podatkowych. Ryzyko to ograniczone jest jednak faktem, że w praktyce trudno jest ustalić, czy dany wspólnik, akcjonariusz korzystał w trakcie zgromadzenia z tych drobnych przekąsek i napojów oraz w jakim zakresie. I w tym przypadku organy podatkowe zdane są głównie na oświadczenia przedstawicieli spółki oraz samych wspólników. Przy deklarowaniu przez wspólników, akcjonariuszy, że nie korzystali z tych drobnych przekąsek i napojów, organ podatkowy nie może przyjąć, że mamy do czynienia ze świadczeniem na rzecz wspólnika czy akcjonariusza.

• art. 16 ust. 1 pkt 28, 38 i 38a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 42, poz. 341

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

CBA

Centralne Biuro Antykorupcyjne

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »