| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Jakie koszty podatkowe można rozliczyć przy zgromadzeniu wspólników

Jakie koszty podatkowe można rozliczyć przy zgromadzeniu wspólników

Najpóźniej do 30 czerwca spółki z o.o. oraz spółki akcyjne powinny zorganizować zwyczajne walne zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy.


Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. oraz zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółce akcyjnej powinny odbyć się najpóźniej w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego danej spółki (art. 231 § 1, art. 395 § 1 Kodeksu spółek handlowych; dalej: k.s.h.). Spółki z o.o. oraz spółki akcyjne, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, zgromadzenia swoich właścicieli powinny przeprowadzić do 30 czerwca następnego roku. Z tego powodu czerwiec to bardzo „gorący” okres, w związku ze zwoływaniem tych zgromadzeń.

Zwyczajne zgromadzenie właścicieli podejmuje w drodze uchwał wiele ważkich decyzji dotyczących spółki, m.in. rozpatruje i zatwierdza sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe za zeszły rok obrotowy. W spółce z o.o. możliwe jest podjęcie uchwał wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne (art. 227 § 2 k.s.h.).

Zasady rozliczenia kosztów zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy

Skala i rodzaj kosztów związanych z organizacją zgromadzenia wspólników czy akcjonariuszy zależą od wielu, często indywidualnych, czynników dla danej spółki. Podstawowe różnice wynikają już z samej formy prawnej spółek. Na rodzaj i wysokość poniesionych wydatków wpływ ma również liczba udziałowców lub akcjonariuszy oraz ich status prawny (np. czy są to obywatele polscy czy cudzoziemcy, osoby prawne czy fizyczne). O kosztach organizacji zgromadzenia decyduje też w dużej mierze zarząd spółki, który zasadniczo zwołuje zgromadzenie.

Organy podatkowe nie kwestionują zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków wynikających z obowiązków ustawowych, które są związane z organizacją zgromadzenia wspólników bądź akcjonariuszy. Do kosztów można również zaliczyć inne racjonalne i uzasadnione wydatki związane z organizacją zgromadzeń, które nie będą świadczeniami na rzecz właścicieli spółek. Opinie takie potwierdzają m.in. postanowienia: Naczelnika Urzędu Skarbowego w Dzierżoniowie z 3 listopada 2004 r., nr PDI/432/08/03, lub Naczelnika Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 1 czerwca 2005 r., nr ZD/406-45/CIT/05. Są to pośrednie koszty podatkowe, które są niezbędne do funkcjonowania spółki kapitałowej. Bez ich poniesienia spółka nie miałaby możliwości funkcjonowania, a przez to uzyskiwania przychodów.

WAŻNE!

Organy podatkowe nie kwestionują zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków wynikających z obowiązków ustawowych, które są związane z organizacją zgromadzenia wspólników bądź akcjonariuszy. Do kosztów można również zaliczyć inne racjonalne i uzasadnione wydatki związane z organizacją zgromadzeń, które nie będą świadczeniami na rzecz właścicieli spółek.

Co jest kosztem

W efekcie do kosztów uzyskania przychodów zaliczymy wydatki poniesione na:

• zwołanie zgromadzenia,

• najem pomieszczeń,

• obsługę prawną zgromadzenia,

• obsługę głosowania,

• tłumaczenie dokumentów.

Zwołanie zgromadzenia - przesyłki, ogłoszenia. W spółce z o.o. zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą zaproszeń wysłanych w formie listów poleconych lub przesyłką kurierską. Za wcześniejszą pisemną zgodą wspólnika zaproszenie może mu być wysłane pocztą elektroniczną na podany przez niego adres. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy proponowanych zmian (art. 238 § 2 k.s.h.).

W spółce akcyjnej walne zgromadzenie zwołuje się przez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Powinno być ono zamieszczone co najmniej na trzy tygodnie przed terminem tego zgromadzenia (art. 1 ust. 3 pkt 2 ustawy o wydawaniu MSG, art. 402 § 1 k.s.h.). Statut spółki może przewidywać konieczność zamieszczenia ogłoszeń w określonych tytułach prasowych. W ogłoszeniu należy oznaczyć: datę, godzinę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany statutu należy powołać dotychczas obowiązujące postanowienia, jak również treść projektowanych zmian (art. 402 § 2 k.s.h.). Jeżeli wszystkie akcje spółki są imienne, walne zgromadzenie może być zwołane poprzez wysłanie zaproszeń listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną (za uprzednią pisemną zgodą akcjonariusza). Wszystkie wydatki poniesione na wysyłkę zaproszeń i umieszczenie stosownych ogłoszeń spółki mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Najem pomieszczeń. Gdy zgromadzenie odbywa się nie w lokalu spółki, lecz w wynajętej sali, spółka ma prawo zaliczyć do kosztów wydatek na wynajęcie takiej sali. Przy dużej swobodzie, jaką przepisy k.s.h. dają w wyborze miejsca zgromadzenia wspólników czy akcjonariuszy, należy pamiętać, że zgromadzenia muszą odbywać się na terytorium Polski (art. 234 i 403 k.s.h.).

Obsługa prawna zgromadzenia. W spółce akcyjnej przebieg walnego zgromadzenia zawsze protokołuje notariusz. W spółce z o.o. nie ma takiego obowiązku. Dla protokołu ze zgromadzenia wspólników spółki z o.o. wystarczy zwykła forma pisemna, chyba że na zgromadzeniu podejmuje się uchwały wymagające formy notarialnej, np. zmiany w umowie spółki. Organy podatkowe nie powinny jednak kwestionować zaliczenia do kosztów przez spółkę z o.o. wydatków na notariusza, jeżeli protokołuje on przebieg zgromadzenia bez wyraźnego wymogu ustawowego. Organy spółki mogą zdecydować, że udział notariusza jest konieczny z uwagi na zachowanie wyższych standardów bezpieczeństwa prawnego. Koszty takie należy uznać za poniesione racjonalnie. Do kosztów uzyskania przychodów danej spółki można również zaliczyć wydatki na inne usługi prawne, które są związane z organizowanym zgromadzeniem wspólników albo akcjonariuszy. Ważne jest przy tym, aby dane koszty poniosła spółka, a nie jej udziałowcy czy też akcjonariusze.

PRZYKŁAD

W związku z zastrzeżeniami wnoszonymi przez jednego ze wspólników spółki z o.o. zarząd tej spółki zlecił kancelarii prawnej przygotowanie opinii prawnej na temat zasad podejmowania uchwał na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników w danej spółce. Zarząd spółki podjął decyzję o poniesieniu kosztów tej opinii w celu sprawnego przebiegu zgromadzenia oraz uniknięcia ewentualnych sporów wynikających ze zgłaszanych wątpliwości. Kopia opinii prawnej została rozesłana do wszystkich udziałowców. Koszt tej usługi prawnej można uwzględnić w kosztach podatkowych spółki z o.o. Jeżeli opinia prawna zostałaby sporządzona na koszt wspólnika, spółka z o.o. nie mogłaby ująć tego wydatku w swoich kosztach, mimo że dotyczy on jej funkcjonowania.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Krzysztof Bogusz

Aplikant radcowski

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »