| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald

Na dzień bilansowy wszystkie aktywa i pasywa powinny być zinwentaryzowane. Podstawową, najczęściej stosowaną i najbardziej wiarygodną metodą inwentaryzacji jest spis z natury. Należy nim objąć wszystkie aktywa mające postać materialną. Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald.


Drogą potwierdzenia sald będą inwentaryzowane:

•  aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,

•  należności, w tym udzielone pożyczki,

•  powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Aktywa finansowe, które jednostka gromadzi na rachunkach bankowych, z oczywistych względów nie mogą być przeliczone. Podobnie powierzone kontrahentom własne składniki aktywów. Dlatego należy je w miarę możliwości zinwentaryzować metodą uzyskania potwierdzeń od jednostek, które je przechowują.

Rozrachunki także nie mają postaci rzeczowej, nie można ich przeliczyć lub zmierzyć w inny sposób. Aby potwierdzić bilansową wartość należności, do czego jednostki zobowiązuje uor, należy uzyskać potwierdzenie od kontrahenta (dłużnika), że saldo uznaje.

 

Czym jest, do czego służy i jak sporządzić zestawienie obrotów i sald księgi głównej>>

 

Należności są jednak niejednorodną kategorią bilansową. Niektóre z nich nie mogą być zinwentaryzowane drogą potwierdzenia sald, ponieważ albo wierzyciele nie prowadzą ksiąg rachunkowych (np. pracownicy lub osoby prowadzące działalność gospodarczą i rozliczające się z fiskusem w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, karty podatkowej lub ryczałtu ewidencjonowanego), albo z góry wiadomo, że nie potwierdzą salda, ponieważ je kwestionują - dotyczy to należności spornych i wątpliwych, a w bankach należności zagrożonych.

Ustawa o rachunkowości zaleca, aby należności, które nie mogą być zinwentaryzowane metodą potwierdzenia sald, zinwentaryzować metodą weryfikacji, tj. porównania danych ewidencyjnych z dokumentami źródłowymi. Metoda weryfikacji będzie omówiona w następnej części opracowania.

Potwierdzenie sald spełnia różnorodne funkcje:

•  potwierdza realność rozrachunków występujących w księgach jednostki,

•  przypomina dłużnikom o występujących saldach i konieczności ich zapłaty, pomaga więc w windykacji należności,

•  informuje o stanie prawnym kontrahentów, ujawnia dłużników w stanie likwidacji działalności, dłużników, którzy zawiesili działalność bądź zaniechali jej prowadzenia,

•  ujawnia należności wątpliwe i sporne,

•  pozwala wykryć nieprawidłowości i nadużycia w gospodarce finansowej - kwoty wyprowadzone z przedsiębiorstw przez nieuczciwych pracowników, zapłaty kwot za faktury na niewłaściwe (prywatne) konta, zapłaty w zawyżonej lub zaniżonej wysokości, nieujmowanie wpłaconych przez dłużników kwot w raportach kasowych i przywłaszczanie ich przez kasjerów.

Zasadą jest, że z inicjatywą potwierdzenia salda występuje wierzyciel. Wyjątek stanowią banki, które z reguły, bez wezwania właścicieli kont, przysyłają pismo z informacją o wysokości środków na rachunkach bankowych i o wysokości kredytów do spłaty. Nie oznacza to jednak, że nie należy potwierdzać sald zobowiązań jednostki na żądanie kontrahenta.

 

Pierwsze spotkanie z biegłym rewidentem>>

 

Każdą inwentaryzację powinno poprzedzać uporządkowanie ewidencji danego zasobu. Podobnie rzecz się ma z potwierdzeniami sald. Przed wystąpieniem o potwierdzenie salda do kontrahenta należy uzgodnić ewidencję, wyksięgować salda groszowe, wynikające z zaokrągleń, wyksięgować należności przedawnione itp. Ponadto trzeba naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić), ponieważ jak podaje uor - należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.

W praktyce inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda polega na tym, że wierzyciel wysyła do dłużnika druk potwierdzenia salda ze specyfikacją sum składających się na to saldo w dwóch egzemplarzach z prośbą o jego potwierdzenie (trzeci egzemplarz powinien być dołączony do dokumentacji inwentaryzacji). Kontrahent powinien potwierdzić saldo, jeżeli zgadza się z jego wysokością, a jeżeli nie - powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli inicjator potwierdzenia salda akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo. Wierzyciel tak naprawdę nie ma narzędzi, które pozwoliłyby wymusić potwierdzenie salda przez dłużnika, a prawo bilansowe nakazuje zinwentaryzować wszystkie zasoby (salda). Jeżeli nie można uzyskać potwierdzenia, dane saldo należy zinwentaryzować drogą weryfikacji.

Każdy sposób potwierdzenia salda jest prawidłowy. Może to się odbyć drogą listową, faksową, elektroniczną, a nawet telefoniczną (chociaż ten rodzaj potwierdzenia jest najmniej wiarygodny), jednak najkorzystniejsze dla wierzyciela jest otrzymanie na piśmie potwierdzenia salda podpisanego przez osoby upoważnione do reprezentacji dłużnika, ponieważ ten rodzaj potwierdzenia w myśl art. 123 k.c. jest uznaniem roszczenia, które przerywa bieg przedawnienia.

Potwierdzenia sald najczęściej są wysyłane do kontrahentów pocztą i pocztą też otrzymywane są odpowiedzi, co powoduje upływ czasu. Dlatego dobrze jest rozpocząć procedurę potwierdzania sald jak najwcześniej, aby do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jak najwięcej sald było potwierdzonych, ponieważ podnosi to wiarygodność sprawozdania. Ustawa zezwala na rozpoczęcie inwentaryzacji w IV kwartale roku obrotowego, nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, i na zakończenie nie później niż 15 dnia roku następnego. Stąd wniosek, że można dokonać inwentaryzacji pod koniec roku według stanu na 31 października (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym).

Inwentaryzację metodą potwierdzenia sald powinien dokumentować protokół z dokonanych czynności, sporządzony przez osoby przeprowadzające te czynności (w większości przypadków będą to pracownicy księgowości).

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Comperia.pl

Porównywarka finansowa nr 1

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »