Czynniki powodujące różnice inwentaryzacyjne przy potwierdzeniu sald

Potwierdzenie sald jest specyficznym rodzajem inwentaryzacji, a przyczyny występowania różnic inwentaryzacyjnych mogą być następujące:

• różny moment ujęcia dokumentów (faktury, zapłaty) w księgach obu stron transakcji, na przykład u dostawcy w październiku, a u odbiorcy w listopadzie, gdy potwierdzenia sald dokonuje się z datą na 31 października,

• zgubienie dowodu na istnienie operacji u jednej ze stron transakcji,

• odmienna kwalifikacja operacji, np. towary wydane z magazynu dostawcy zafakturowano, natomiast ani towar, ani faktura nie dotarły do odbiorcy,

• różna wysokość należności u wierzyciela i zobowiązania u dłużnika, spowodowana naliczeniem przez jedną ze stron odsetek,

• pomyłkowe księgowanie dowodów na koncie innego kontrahenta niż ten, którego dokument dotyczy,

• nieprawidłowości i nadużycia u jednej ze stron transakcji.

Niezależnie od przyczyn i sposobu ustalenia różnic, w każdym przypadku, zgodnie z ustawą o rachunkowości, należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, ponieważ stan aktywów i pasywów bilansu musi być wykazany w wysokości potwierdzonej inwentaryzacją. Sposoby rozliczenia różnic ujawnionych podczas inwentaryzacji zostaną omówione w następnej części opracowania.

UWAGA

Organy skarbowe nie potwierdzą należności podmiotów gospodarczych z tytułów publicznoprawnych, ponieważ podstawą powstania należności są deklaracje składane przez te podmioty i do czasu kontroli podatkowych organy nie mają możliwości weryfikacji tych kwot.

UWAGA

Nie ma przeciwwskazań, żeby potwierdzać salda zerowe, zwłaszcza gdy obroty z danym kontrahentem są znaczne.

• art. 4 ust. 3 i 5, art. 21, 26 i 27, art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742

Krystyna Michaluk

główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2006