| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Faktura elektroniczna - wszystko co powinniśmy o niej wiedzieć

Faktura elektroniczna - wszystko co powinniśmy o niej wiedzieć

Z początkiem roku weszło w życie nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Ustawodawca wprowadza zmiany, które mają na celu potraktowanie faktury elektronicznej na równi z fakturą papierową.

Zgodnie z § 3 i §4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. nr 249, poz. 1661), faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, oraz mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Potwierdza to indywidualna interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 20 kwietnia 2011 r. nr IPPP2/443-211/11-3/MM:

Należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach. Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego. Z opisu sprawy wynika, że Spółka planuje przechowywać kopie faktur w formie archiwum plików PDF zabezpieczonych przed zmianami oferowane przez drukarnię zewnętrzną prowadzone na takich samych zasadach jak dla e-faktur, albo na płytach DVD otrzymanych z drukarni z plikami PDF i wówczas dane z płyty zgrane będą w wyznaczone miejsce na serwerze należącym do Spółki w/g ustalonej procedury załączonej do polityki rachunkowości Spółki. Obie metody przechowywania (archiwum zewnętrzne i archiwum wewnętrzne) spełniają przesłanki pozwalające Spółce na przechowywanie kopii faktur w sposób zgodny z wyżej wskazanymi przepisami prawa.

Aby móc wysyłać swoim klientom faktury w formie elektronicznej, firmy muszą uzyskać akceptację od swoich klientów co do sposobu przesyłki faktur. Odbiorca faktury elektronicznej musi zaakceptować formę przesyłania, w jaki sposób to zrobi to już zależy od odbiorcy, może to być forma pisemna bądź też elektroniczna.

W razie cofnięcia akceptacji przez odbiorcę sposobu przesyłki faktury, wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumiemy pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. O integralności treści faktury elektronicznej mówimy wtedy kiedy to w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej(...),  autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Potwierdza to indywidualna interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 4 kwietnia 2011 r. nr IPPP1-443-127/11-2/JL:

Na podstawie zaistniałych okoliczności należy stwierdzić, że faktury elektroniczne wystawiane przez Spółkę, których autentyczność pochodzenia i integralność treści są zachowane poprzez wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych EDI, będą spełniać wymogi zawarte w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

W sytuacji kiedy to chcemy przesłać temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur w formie elektronicznej, dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

W oparciu o § 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

2) łatwe ich odszukanie;

3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zatem, bez względu na sposób przesłania faktury, możemy taką fakturę przechowywać w formie papierowej, bądź też elektronicznej.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej daje szanse przedsiębiorcom na przechowywanie faktur elektronicznych poza terytorium kraju, pod warunkiem, że zapewnią oni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur. Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej samej formie muszą być udostępniane organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

 

Podstawa prawna:

- rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. nr 249, poz. 1661).

Dominika Dębowska

Konsultant II

Departament Outsourcingu Rachunkowości

reklama

Polecamy artykuły

Autor:

Outsourcing Rachunkowości

Źródło:

Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o.

Zdjęcia


Koszty podatkowe – wyłączenia i ograniczenia (PDF)14.90 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

KRAUSE LEGAL Kancelaria prawna

Nasza kancelaria świadczy wszechstronną pomoc prawną skierowaną do właścicieli firm rodzinnych oraz małych i średnich przedsiębiorstw.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »