Zatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć do właściwego rejestru sądowego, tj. tam, gdzie spółka została zarejestrowana, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w wyznaczonym terminie, tj. do końca czerwca 2011 r., do KRS należy złożyć niezatwierdzone sprawozdanie finansowe. A następnie - drugi raz - sprawozdanie już zatwierdzone. Należy to zrobić w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Obowiązek złożenia dokumentów do właściwego rejestru sądowego spoczywa na kierowniku jednostki (art. 69 ustawy o rachunkowości). Ich niezłożenie skutkuje sankcjami wynikającymi z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości:

(...) kto wbrew przepisom ustawy: (...) nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym (...) - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Składanie sprawozdania finansowego następuje na wniosek. Jeśli spółka składa jedynie sprawozdanie, powinna posłużyć się drukiem KRS-Z30 "Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym - sprawozdania finansowe i inne dokumenty".

Koszt złożenia dokumentów w rejestrze przedsiębiorców to 290 zł. Składa się na niego: kwota opłaty sądowej w wysokości 40 zł oraz kwota opłaty za ogłoszenie w "Monitorze Sądowym i Gospodarczym" - 250 zł.

Opłaty można uiścić na rachunek bankowy lub w kasie sądu, w którym funkcjonuje wydział gospodarczy KRS, do którego składany jest wniosek.

Przy okazji składania sprawozdania finansowego można zgłosić także zmiany danych w rejestrze. Wtedy należy korzystać z wniosku KRS-Z (...) z odpowiednim znacznikiem.

Załącznikiem do formularza KRS-Z (...) jest m.in. KRS-ZN "Sprawozdania finansowe i inne dokumenty - załącznik do wniosku o wpis/zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców". Od takiego wniosku spółka uiszcza jedną opłatę sądową za wpis zmiany w rejestrze, tj. 400 zł plus 250 zł za ogłoszenie w "Monitorze Sądowym i Gospodarczym".

Wniosek należy wypełnić czytelnie (może być ręcznie, maszynowo, może być też wydruk komputerowy) zgodnie z instrukcją. Do wniosku należy dołączyć sprawozdanie finansowe, na które składa się:

• wprowadzenie,

• bilans,

• rachunek zysków i strat,

• informacja dodatkowa,

• sprawozdanie zarządu z działalności spółki,

• protokół zgromadzenia wspólników zawierający:

- uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie,

- uchwałę o podziale zysku.

Załączniki do wniosku powinny być oryginałami lub notarialnie uwierzytelnionymi kopiami. Warto wiedzieć, że jeżeli składamy wniosek w biurze podawczym sądu rejestrowego, zawsze trzeba mieć przygotowane kserokopie zarówno formularzy, jak i załączników. Jeśli w momencie składania wniosku przedstawimy pracownikowi biura podawczego wymienione kserokopie, potwierdzi on na nich złożenie wniosku oraz wskaże sygnaturę, jaką wnioskowi nadano.

Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Składanie sprawozdania finansowego do KRS oraz jego ogłoszenie w "Monitorze Polskim B"

• art. 45, art. 50, art. 52 ust. 2, art. 53, art. 69, art. 70 ust. 1, art. 79 pkt 3-4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 102, poz. 585

Gyöngyvér Takáts

specjalista w zakresie rachunkowości