| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?

Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?

Okres urlopowy może motywować do pytań, czy wydatki związane z wyjazdami można ujmować w kosztach firmowych. Oczywiście, istnieje taka możliwość, ale nie dotyczy ona wyjazdów w celach osobistych, np. turystycznych. Jaki mechanizm zastosować rozliczając podróż służbową?


Rozliczanie kosztów przejazdu


Rozliczenie kosztów przejazdu zależy od środka transportu, którym porusza się przedsiębiorca. Z pewnością częsta sytuacja, to wyjazd samochodem firmowym. Wtedy wydatki zaliczane są w koszty w analogiczny sposób, jak w związku z każdym wyjazdem - na podstawie faktur zakupu paliwa (w przypadku zakupu paliwa za granicą wystarczy paragon). Oprócz tego, także wydatki na parkingi, czy przejazdy autostradą można ujmować w kosztach uzyskania przychodu (faktury nie są do tego konieczne).

Jeżeli przedsiębiorca używa samochodu prywatnego lub pożyczonego, to koszty rozlicza na podstawie  standardowej ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. ”kilometrówki”. Oznacza to, że wydatki na paliwo i inne koszty związane z samochodem rozliczane są tylko do wysokości limitu na podstawie rzeczywistego przebiegu.

Inne wydatki związane z przejazdami, to np. taksówki, wynajem samochodu, czy bilety na dowolny środek komunikacji (samolot, pociąg, autokar). Tutaj zwykle niezbędna jest faktura, chociaż nie w każdym przypadku, gdyż niekiedy sam bilet może posłużyć za fakturę. Dzieje się tak, gdy bilet dotyczy trasy powyżej 50 kilometrów oraz zawiera szereg elementów określonych w przepisach, m.in. dane sprzedawcy z NIP, kwotę brutto, czy kwotę podatku.


Rozliczanie kosztów noclegu


Pracownik wyjeżdżający w podróż służbową może rozliczać nocleg w formie ryczałtu, ale przedsiębiorcy nie mają takiej opcji. Mimo tego, właściciele firm mogą rozliczać w kosztach wydatki na usługi noclegowe.

Koszty hotelu mogą zostać rozliczone na podstawie otrzymanych faktur. Od zakupu usług noclegowych nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, ale cała kwota faktury (brutto) za nocleg może stanowić koszt podatkowy. Zakup usług noclegowych może być również udokumentowany rachunkiem lub umową najmu.


Rozliczanie wyżywienia w postaci diet


W przeciwieństwie do noclegów, wydatki na wyżywienie nie mogą stanowić kosztów w sensie dosłownym. W zamian, przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia w koszty tzw. diety. Dla pracowników, jest to kwota dzienna, przysługująca jako zwrot wydatków na wyżywienie w trakcie delegacji. Natomiast przedsiębiorca, który sam jedzie w delegację, analogicznie wyliczone kwoty ujmuje w kosztach.

Przepisy podają stawki dzienne diet, które mnoży się przez liczbę dni delegacji, otrzymując dzięki temu kwotę, którą można zaliczyć do kosztów. Dla Polski stawka diety jest stała i od marca 2013 r. wynosi  30 zł za dzień. Natomiast dla podróży zagranicznych, stawka diety zależy od kraju, do którego udaje się przedsiębiorca. Np. Niemcy - 49 euro, Francja - 50 euro, Hiszpania - 50 euro, USA - 59 dolarów.

Wyliczając diety, trzeba wziąć pod uwagę także niepełne doby delegacji, dlatego ważne jest, aby ustalić dokładny czas trwania podróży. Jeżeli podróż odbywana jest środkiem komunikacji lądowej (samochód, kolej, itp.), to czas podróży zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia granicy. Natomiast w przypadku samolotu lub statku czas podróży liczony jest od momentu rozpoczęcia podróży z portu lub lotniska.

Wiedząc ile konkretnie trwała delegacja, trzeba policzyć liczbę pełnych i niepełnych dób. Do tego stosuje się następujące zasady dla delegacji zagranicznych:

- delegacja do 8 godzin - 1/3  diety,

- delegacja od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- delegacja powyżej 12 godzin - cała dieta.

Nieco inaczej liczy się liczbę diet biorąc pod uwagę czas trwania delegacji krajowej (w Polsce):

- delegacja do 8 godzin - dieta nie przysługuje,

- delegacja od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- delegacja powyżej 12 godzin - cała dieta.

W przypadku zarówno krajowych, jak i zagranicznych delegacji, jeśli wyjazd trwa kilka dni, każda rozpoczęta doba to kolejna połówka diety, zaś pełna stawka przysługuje, gdy przekroczy 8 godzin.


Przeliczenie wydatków w walutach obcych


Podróże zagraniczne wiążą się z koniecznością przeliczania walut - taka konieczność pojawia się nie tylko w związku z faktycznymi wydatkami, ale i z kwotami diet. Zgodnie z przepisami podatkowymi, przed zaliczeniem wydatków w koszty należy kwotę przeliczyć na złotówki. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu, którym zazwyczaj jest to dzień wystawienia rachunku lub faktury. Przeliczenia można także dokonać stosując kurs NBP z dnia zakończenia delegacji (taki kurs stosuje się w przypadku diet, na które nie ma dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu).

Jak dokonać likwidacji części majątku firmowego?

Pod jakim adresem można zarejestrować działalność gospodarczą?

Jak wnieść sprzeciw wobec kontroli podatkowej w firmie

Obowiązki firmy wobec organizacji zarządzających prawami autorskimi

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Anna Dylewska

Prawnik w kancelarii e|n|w|c

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »