REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Refakturowanie i zwrot wydatków

Magdalena Jaworska
radca prawny
Aleksandra Plichta
starszy konsultant
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zmiana przepisów, które obowiązują od początku 2014 r. w zakresie podatku VAT, może wpłynąć na zwiększenie sporów z organami podatkowymi na gruncie refakturownia usług oraz zwrotu wydatków.

 

Autopromocja

W praktyce prowadzenia działalności gospodarczej, nie zawsze dochodzi do sytuacji, w której nabywając towar bądź usługę przedsiębiorca sam organizuje transakcję i za nią płaci. Często, ze względów logistycznych, czy finansowych efektywniej jest korzystać z „pośrednictwa” innego podmiotu (kontrahenta) w tym zakresie. Takie podejście wzmacnia dodatkowo postępująca specjalizacja przedsiębiorstw czy rozwój outsourcingu.

Niestety, regulacje podatkowe często nie nadążają za rzeczywistością. Również Znowelizowana ustawa o VAT, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2014 r. nie daje jasnych odpowiedzi na aktualne wątpliwości w zakresie refakturowania i zwrotu wydatków. Wydaje się, że omówione w poprzednich rozdziałach zmiany w zakresie podstawy opodatkowania i momentu powstania obowiązku podatkowego nie rozwieją więc wszystkich powstałych dotychczas pytań. Co więcej, zmiana przepisów może doprowadzić do zwiększenia wątpliwości w zakresie prawidłowego opodatkowania transakcji dokonywanych z udziałem podmiotów trzecich.

Przepisy: Art. 29a ust. 7 pkt 3, art. 19a Znowelizowanej ustawy o VAT


1. Refakturowanie a zwrot wydatków


Refakturowanie w najprostszym ujęciu stanowi czynność przeniesienia ciężaru ekonomicznego związanego z nabyciem usług na inny podmiot - tj. faktycznego usługobiorcę. W rzeczywistości, to właśnie ten przedsiębiorca z wyświadczonych usług korzystał (a nie podmiot wskazany na fakturze przez usługodawcę). Znowelizowana ustawa o VAT nie zmienia definicji refakturowania usług, które nadal od 2014 r. powinno być rozumiane jako działanie podatnika we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

VAT 2014 - koniec zwolnienia z VAT sprzedaży towarów używanych

W praktyce jednak, w celu określenia, czy transakcja może podlegać refakturowaniu, wypracowane zostały kryteria, których spełnienie ma wpływ na uznanie transakcji za refakturowanie usług:

· przedmiotem refakturowania są usługi (podmiot refakturujący odsprzedaje w stanie "nieprzetworzonym" swojemu kontrahentowi nabytą usługę);

· z usługi nie korzysta podmiot (albo korzysta tylko w części), na którego wystawiana jest pierwotna faktura;

· sprzedaż (odsprzedaż) musi być dokonana po cenie zakupu;

· podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która widnieje na fakturze pierwotnej;

· w umowie między kontrahentami zawarte jest zastrzeżenie o refakturowaniu danej czynności.

Jak dokonać korekty odliczonego VAT

 

Tabela 1 - identyfikacja kategorii płatności za usługi[1]

Refakturowanie

Zwrot wydatków

Pośrednictwo

Element kalkulacyjny usługi kompleksowej

·         pośrednik działa w imieniu własnym

·         pośrednik działa na rzecz usługobiorcy

·         faktura usługodawcy wystawiona jest na pośrednika

·         umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą zezwala na refakturowanie wydatków

·         pośrednik nie nakłada marży na refakturowane wydatki

·         pośrednik działa na rzecz usługobiorcy

·         pośrednik działa w imieniu usługobiorcy

·         faktura usługodawcy wystawiona jest na usługobiorcę

·         umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą zezwala na zwrot wydatków

·         umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą nie uznaje ich za element składowy wynagrodzenia pośrednika

·         pośrednik nie nakłada marży na wydatki do zwrotu

·         pośrednik nie jest stroną umowy pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą

·         pośrednik wskazuje stronie danej umowy okazję do zawarcia umowy

·         pośrednik często prowadzi negocjacje

·         pośrednik kontaktuje się ze stronami

·         pośrednik negocjuje w imieniu i na rzecz klienta warunki świadczeń wzajemnych

·       pośrednik działa w imieniu własnym

·       pośrednik działa na własną rzecz (w celu realizacji zadań zleconych przez usługobiorcę)

·       umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą wskazuje, że elementem kalkulacyjnym ceny usług jest poniesiony przez pośrednika wydatek

 

 

 

Nowością, która pojawiła się od 2014 r. jest natomiast wprowadzenie regulacji, która odnosi się do zwrotu wydatków. Pojęcie to, jakkolwiek nie było dotąd wprost wskazane w Ustawie o VAT, rozumiane jest w praktyce jako zwrot kosztów (wydatków) poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy.

Na podobne rozumienie zwrotu wydatków wskazuje nowe brzmienie przepisu dotyczącego podstawy opodatkowania. Znowelizowana ustawa o VAT wskazuje, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji dla potrzeb podatku.[2] Powyższy przepis nie dotyczy więc refakturowania, które jest dokonywane we własnym imieniu i na rzecz innych osób.

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Prawo

Zapraszamy do dyskusji na forum



[1] Opracowanie własne na podstawie dotychczasowej praktyki i orzecznictwa.

[2] Art. 29a ust. 7 pkt 3 Znowelizowanej ustawy o VAT.

 


2. Podstawa opodatkowania


Powyżej wskazane rozróżnienie ma bardzo istotne znaczenie na gruncie VAT. W zależności od kwalifikacji czynności jako refakturowania czy zwrotu wydatków będziemy mieć do czynienia z czynnością opodatkowaną VAT (refaktura jako świadczenie usług) bądź transakcją pozostającą poza zakresem VAT (zwrot wydatków).

Znowelizowana ustawa o VAT stanowi, że pewne kwoty nie będą ujęte w podstawie opodatkowania w przypadku, gdy są:

· otrzymane od nabywcy lub usługobiorcy;

· udokumentowane jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy;

· ujęte przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji dla potrzeb VAT.

Powyższa regulacja nie stanowi jednak wiernego odzwierciedlenia przepisów unijnych w tym zakresie. Dyrektywa VAT stanowi bowiem, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

· otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w jego imieniu i na jego rzecz;

· zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym;

· udokumentowanych dowodem przedstawiającym rzeczywistą kwotę kosztów;

· z tytułu których VAT, który mógł zostać naliczony, nie został odliczony.


Przykład 1

Kancelaria prawna Lex podpisała z klientem umowę na usługi prawne w zakresie doradztwa prawnego i reprezentacji przed sądem w sporze z organem podatkowym dotyczącym opodatkowania VAT sprzedaży maszyn do Niemiec. Wynagrodzenie zostało ustalone jako stała kwota (5.000 PLN). Strony ustaliły, że poniesione przez Kancelarię przy świadczeniu usług prawnych koszty doradców zagranicznych (o ile będą potrzebne do prawidłowego ustalenia konsekwencji podatkowych transakcji i wydania opinii przez Kancelarię Lex) oraz wpisu sądowego od skargi poniesie klient. Koszty wpisu sądowego ujęte zostały przez Kancelarię na koncie przejściowym i nie stanowią dla niej kosztu uzyskania przychodu.

W przypadku kosztów doradców zagranicznych będziemy mieć do czynienia z refakturą usług, gdyż podatnik - Kancelaria Lex zlecając je doradcy z Niemiec działała we własnym imieniu ale na rzecz klienta (Kancelaria Lex odliczyła VAT w związku z nabytą usługą doradczą udokumentowaną fakturą wystawioną przez podmiot z Niemiec). W przypadku kosztów wpisu sądowego od skargi klient dokonana zwrotu wydatków na rzecz Kancelarii Lex, gdyż wydatek ten poniesiony został w jego imieniu i na jego rzecz (stroną postępowania był klient, Kancelaria działała na podstawie pełnomocnictwa).


Przykład 2

Podatnik zakupił w styczniu 2014 r. maszynę od fabryki w Polsce. Strony ustaliły, że wszelkie koszty związane z naprawą maszyny w przypadku jej awarii, o ile pojawią się w przeciągu pierwszych 3 miesięcy od momentu zakupu, będzie ponosić fabryka.

W marcu miała miejsce awaria maszyny i podatnik musiał ponieść koszty związane z naprawą urządzenia. W takiej sytuacji będziemy mieć do czynienia ze zwrotem wydatków nieopodatkowanym VAT. Nie jest to bowiem świadczenie usług dokonywane przez podatnika, stanowiące czynność opodatkowaną VAT, lecz zwrot przez fabrykę wydatków, które podatnik poniósł w imieniu fabryki i na jej rzecz (fabryka zobowiązana była do dokonania i opłacenia naprawy).

Co ważne, w takim przypadku faktura dokumentująca wykonanie usługi naprawy powinna być wystawiona na rzecz fabryki. Wtedy też, fabryka będzie miała prawo do odliczenia VAT z niej wynikającego,  pomimo że czasowo to podatnik poniósł koszt naprawy (zapłacił firmie serwisowej).


Przykład 3

Spółka Flota zawiera z kontrahentami (leasingobiorcami) umowy, przedmiotem których jest zarządzanie flotą samochodów leasingowanych. W oparciu o te umowy leasingodawca, świadczący na rzecz kontrahenta spółki Flota usługi leasingu przesyłać będzie faktury dokumentujące wykonanie usługi bezpośrednio na rzecz spółki Flota z pominięciem kontrahenta jako leasingobiorcy. Spółka Flota realizuje płatności wynagrodzenia wynikającego z przedmiotowych faktur wystawionych na rzecz leasingobiorcy a następnie obciąża go bezpośrednio łącznymi kosztami ponoszonych wydatków. Obciążając kontrahenta spółka Flota nie dolicza marży.  

Ponadto zgodnie z zawartą umową spółka Flota świadczy na rzecz swoich kontrahentów (leasingobiorców) usługi własne, odrębne od usług, w zakresie których pośredniczy w płatnościach (takie jak pośrednictwo w zawieraniu umów leasingowych i ich rozliczaniu).

W powyższym przypadku spółka Flota nie uczestniczy w świadczeniu usług udokumentowanych fakturami, za które płaci a jedynie pośredniczy jako płatnik w zapłacie wynagrodzenia za te usługi. Tym samym mamy do czynienia ze zwrotem wydatków, czyli z czynnością niepodlegającą opodatkowaniu VAT.

 

 

 


3. Moment powstania obowiązku podatkowego


Na gruncie Znowelizowanej ustawy o VAT nadal aktualne pozostaną wątpliwości w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu refaktury usług. Mając na uwadze kierunek zmian w tym zakresie (generalną zasadę powiązania obowiązku podatkowego bezpośrednio z momentem wykonania usługi a nie datą wystawienia faktury) nie można wykluczyć, że ten obszar nowelizacji wywoła zwiększone spory podatników z organami podatkowymi.

Od 1 stycznia 2014 r. warto więc zwrócić szczególną uwagę na kształtującą się praktykę i poglądy organów podatkowych co do rozliczania refaktur. Dotychczas nie wykształciła się jednolita linia wskazująca, jaki moment uważa się za wykonanie usługi refakturowanej - co do zasady w praktyce wystarczające było wskazanie, że obowiązek podatkowy przy takich rozliczeniach powstaje w dacie wystawienia refaktury (dla czynności rozliczanych według ogólnych zasad), bądź we wskazanym, szczególnym momencie powstania obowiązku podatkowego[3]. Niemniej, znane również były stanowiska przeciwne, coraz powszechniej negujące ww. podejście, uznające iż zasadniczo data wykonania usługi refakturowanej się nie zmienia i jest jedna (jest nią moment wykonania usługi pierwotnej).[4]


Przykład 4

Podatnik świadczy usługi najmu powierzchni magazynowej. Z ustaleń z najemcami wynika, że oprócz kosztów czynszu najmu mają również ponosić koszty sprzątania i remontu obiektu. Wynajmujący zawarł odpowiednie umowy z firmą sprzątającą oraz firmą remontową i ponosi koszty usług przez nich świadczonych. Na podstawie faktur wystawionych przez te podmioty wynajmujący odlicza VAT. Jednocześnie, zgodnie z ustaleniami z najemcami refakturuje koszty związane ze sprzątaniem magazynu oraz jego malowaniem. Wynajmujący nabył usługi malowania i sprzątania w styczniu 2014 r. Niemniej, ze względu na późne otrzymanie faktur zakupowych mógł dokonać refaktury dopiero w kwietniu.

Mając na uwadze dotychczasowe rozbieżności w orzecznictwie w zakresie momentu wykonania usług refakturowanych istnieją dwa podejścia, które refakturujący mógłby zastosować również na gruncie Znowelizowanej ustawy o VAT:

· moment powstania obowiązku podatkowego w styczniu (moment wykonania pierwotnej usługi sprzątania i malowania przez podmiot trzeci - faktyczny moment wykonania usług, przy założeniu że usługa refakturowana nie jest usługą odrębną od usługi faktycznie wykonanej przez podmiot trzeci);

· moment powstania obowiązku podatkowego w kwietniu (moment wykonania usługi to moment jej refakturowania, przy założeniu, że usługa refakturowana jest usługą odrębną od usługi pierwotnej, gdyż nie jest ona wykonana w tym samym momencie co usługa pierwotna). 

W praktyce w celu uniknięcia wątpliwości w zakresie określenia prawidłowego momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu refaktury usług strony transakcji ustalają umownie co rozumieją za wykonanie usługi (jakie elementy potrzebne są do uznania, iż czynność refakturowana została dokonana). W przypadku, gdy strony umownie uzgodnią (w zakresie refakturowanej usługi), że za moment jej wykonania przyjmuje się określone zdarzenie (np. wykonanie czynności reklamowej, otrzymanie przez podatnika listu przewozowego potwierdzającego wykonanie transportu i odbiór towarów w miejscu docelowym, wykonanie usługi pierwotnej i weryfikacja danych zawartych na fakturze pierwotnej), wówczas moment jego zaistnienia należy utożsamiać raczej z momentem wykonania refakturowanej usługi a nie z datą wystawienia refaktury przez podmiot refakturujący.

 

Jest to fragment poradnika o zmianach w VAT. Pełna treść do pobrania tutaj: VADEMECUM dla przedsiębiorców. Najważniejsze zmiany w VAT 2014

Poradnik dla Państwa przygotowała kancelaria ACCREO we współpracy z portalem INFOR.pl

 

 




[3] Przykładowo prawomocny wyrok WSA w Warszawie z 26 lutego 2013 r., sygn. III SA/Wa 23/13.

[4] Przykładowo nieprawomocny wyrok WSA w Warszawie z 5  grudnia 2012 r., sygn. III SA/Wa 1055/12.

 

 

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Accreo

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zwolnienie z podatku Belki. Nowe zasady oszczędzania i inwestowania

    "Jeżeli ktoś osiągnie zysk z lokaty bankowej oraz z inwestycji w fundusze, to limity, będące rodzajem kwoty wolnej od osiągniętego zysku, będą liczone rozdzielnie" – powiedział w piątek minister finansów, Andrzej Domański. Wprowadzane limity stanowią swoistego rodzaju ochronę przed opodatkowaniem dla osiągniętych zysków.

    Opłaty za jednorazowe opakowania plastikowe do żywności - rozliczenia VAT, CIT i PIT w 2024 roku [wyjaśnienia Ministerstwa Finansów]

    W komunikacie z 28 marca 2024 r. Ministerstwo Finansów udzieliło wyjaśnień odnośnie zasad rozliczania opłat pobieranych z tytułu sprzedaży opakowań jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych na napoje lub żywność na gruncie VAT oraz podatków dochodowych. Komunikat ten nie ma formalnego statusu interpretacji podatkowej ani objaśnień podatkowych.

    Tabela kursów średnich NBP z 29 marca 2024 roku [nr 064/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 29 marca 2024 roku [nr 064/A/NBP/2024]. Jaki dzisiaj kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Dostęp hurtowy do sieci zbudowanej ze środków KPO/FERC

    Rok 2023 upłynął pod znakiem śledzenia działań Centrum Projektów Polska Cyfrowa (dalej jako „CPPC”), planowaniem zasięgów sieci możliwych do zrealizowania w ramach dofinansowania z budżetu Unii Europejskiej, wzmożoną pracą nad przygotowaniem wniosków o dofinansowanie, cierpliwym oczekiwaniem na ogłoszenie wyników naboru, żeby w końcu – dotrwać do etapu podpisania umowy o dofinansowanie i rozpocząć budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej. Dla wielu operatorów emocje towarzyszące tym wydarzeniom, jak również powodzenie inwestycji nadal spędzają sen z powiek. Natomiast przed operatorami, którzy sami nie stawali w blokach startowych do konkursu o środki na budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej, pojawia się pytanie jak będzie wyglądać wspólne funkcjonowanie obu grup w przyszłości.

    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Eksport usług do Turcji na nowych zasadach od stycznia 2024

    Eksport usług występuje wówczas, gdy za miejsce świadczenia usług, czyli faktycznego opodatkowania, jest terytorium innego państwa. O miejscu opodatkowania danej usługi decyduje nie miejsce jej faktycznego wykonania, ale wskazane przepisami ustawy o VAT „miejsce jej świadczenia”. Charakterystyką usługi wykonanej poza granice terytorium kraju to takie świadczenie, od którego zobowiązanym do rozliczenia VAT jest zagraniczny nabywca tej usługi. Dla polskiego usługodawcy jest ona wówczas czynnością niepodlegającą opodatkowaniu (NP) w VAT.

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    REKLAMA