REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesne technologie IT w służbie księgowego

inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Rozwój technologii IT kształtuje bardzo dynamicznie zarówno sposób, jak i technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, obniża koszty oraz podnosi efektywność działań – mówi dr Jerzy Hejnar w rozmowie z Jadwigą Wojtas.

 

Autopromocja


Jadwiga Wojtas:
Mamy obecnie bardzo szybki rozwój technologii IT. W jaki sposób technologia IT wpisuje się w problematykę rachunkowości?

Jerzy Hejnar: Ze względu na rozwój technologii informatycznych prawie wszystkie jednostki, w chwili obecnej, wykorzystują do prowadzenia ksiąg rachunkowych systemy informatyczne. Rozwój technologii IT kształtuje bardzo dynamicznie zarówno sposób, jaki technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych. Technologia IT ma wpływ na technikę wystawiania dowodów księgowych, ich wymiany, zarządzania dokumentacją, proces przygotowywania różnego rodzaju sprawozdań, ich przekazywania do konkretnych odbiorców. Należy zauważyć, że technologia IT umożliwia podniesienie efektywności funkcjonowania całego systemu rachunkowości w jednostce, a tym samym obniżenie kosztów prowadzenia takiego systemu. Jest to jednak możliwe jedynie wówczas, gdy systemy informatyczne, których częścią jest system finansowo-księgowy są właściwie dostosowane do potrzeb konkretnej jednostki, funkcjonują według najnowszych rozwiązań i nie są ograniczane obowiązującymi przepisami.

Odpowiedzialność prawna księgowych


JW: Czy należy rozumieć, że obowiązujące w tym zakresie przepisy nie nadążają za rozwiązaniami, które oferują dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

JH: Skupmy uwagę przede wszystkim na tym akcie normatywnym, który reguluje zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, a mianowicie ustawie o rachunkowości. Od momentu wejścia w życie ustawy, a więc od 1995 r. istnieją przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Trzeba zauważyć, że na przestrzeni 20 lat obowiązywania ustawy przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem technologii IT ulegały nowelizacji. Ustawodawca starał się kolejnymi, drobnymi nowelizacjami uzupełniać rozwiązania w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych dostosowując je do zmieniających się możliwości technologicznych. Mowa tu między innymi o tych rozwiązaniach, które dopuszczały prowadzenie ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem serwerów zewnętrznych własnych, czy dzierżawionych, uznaniu za dowody księgowe dowodów elektronicznych, rezygnacji z umieszczania na dowodach księgowych niektórych elementów, które można zidentyfikować w systemie prowadzonym przy użyciu komputera.  Należy jednak zaznaczyć, że wprowadzone przepisy mają charakter ogólny i nie precyzują szczegółów. Taki stan rzeczy powoduje, że zarówno użytkownicy, jak i dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego twierdzą, że obecnie obowiązujące przepisy w wielu miejscach nie przystają do rzeczywistości gospodarczej.

Uproszczone zasady sprawozdawczości finansowej


JW: Czego te przepisy dotyczą?

JH: Dotyczy to zarówno sposobu, jak i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale także gromadzenia i przechowywania danych.  Praktycznym potwierdzeniem nieprzystawania przepisów ustawy do rzeczywistości gospodarczej było wydane w 2010r. stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczące niektórych problemów związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. W ten sposób środowisko wskazało na wagę problemu.


JW: Czy można dokładniej sprecyzować te nieścisłości wynikające z przepisów?

JH: W pierwszej kolejności zwróćmy uwagę na możliwość utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie oddzielnych zbiorów danych, baz danych, czy wyodrębnionych jej części niezależnie od miejsca ich powstania i przechowywania. Niewątpliwie ten przepis odpowiada na rozwój technologii IT i jej wpływ na sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednostka może korzystać z przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z serwerów zewnętrznych, pod warunkiem posiadania oprogramowania, które umożliwia dostęp do danych na warunkach wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości.

 


JW: A jaki sposób jednostka może stać się użytkownikiem takiego oprogramowania?

JH: Jednostka może być właścicielem takiego oprogramowania, może uzyskać prawo do jego użytkowania na podstawie zakupionej licencji lub sublicencji. To jest oczywiste. Wątpliwości pojawiają się co najmniej w dwóch sytuacjach. Pierwsza dotyczy grupy kapitałowej, w której licencje posiada spółka dominująca udostępniająca prawo do używania oprogramowania spółkom zależnym. Druga wątpliwość wiąże się z usługą „cloud computing”. Użytkownik oprogramowania posiada prawo dostępu do niego w zakresie mieszczącym się w ramach zakupionego abonamentu, a zatem nie jest posiadaczem oprogramowania. Korzysta jedynie z wersji oprogramowania udostępnionej przez dostawcę i dostępnej w środowisku internetowym. Myślę, że ten sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie się upowszechniał, a ustawodawca doprecyzuje przepisy w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że jest zgodny z literą prawa. 


JW: Czego dotyczą kolejne nieścisłości wynikające z przepisów, a dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych?

JH: Kolejne problemy wiążą się z techniką prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie dotyczącym gromadzenia, przetwarzania, sortowania oraz przechowywania danych. Wielu producentów oprogramowania finansowo-księgowego, szczególnie zagranicznych, tworzy architekturę takiego oprogramowania nie uwzględniając rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, które są ściśle związane z papierową techniką ich prowadzenia. Dotyczy to między innymi techniki wprowadzania danych do poszczególnych elementów ksiąg rachunkowych, odejście od zasady zapisu podwójnego na kontach księgi głównej, czy zapisu powtórzonego na kontach ksiąg pomocniczych. Jest to tendencja, której nie da się zatrzymać, zatem ustawodawca powinien odejść od szczegółowych rozwiązań dotyczących techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, zostawiając budowę systemów finansowo-księgowych producentom. Przepisy powinny określać jakościowe cechy prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zasady, które merytorycznie wpływają na jakość informacji księgowych, a w konsekwencji na jakość informacji prezentowanych i ujawnianych w sprawozdaniach finansowych sporządzanych przez jednostki.

Zmiany w prawie podatkowym tylko dwa razy w roku


JW: A czego dotyczą nieścisłości związane z przechowywaniem i ochroną danych księgowych?

JH: Dokumentację polityki rachunkowości, dowody księgowe, sprawozdania finansowe mogą być przechowywane i chronione, z pewnymi wyjątkami, w formie elektronicznej. Warunkiem podstawowym jest konieczność zapewnienia odpornych na zagrożenia nośników danych. Przepisy nie precyzują pojęcia nośników danych. Druga kwestia dotyczy przechowywania dokumentów księgowych poza jednostką pod warunkiem, że zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w tym zakresie. Pojawia się zatem pytanie, czy przechowywanie danych na serwerach dostawców oprogramowania spełnia obowiązujące wymogi, w szczególności gdy chodzi tu o usługę „cloud computing”. Wydaje się, że przechowywanie szeroko rozumianej dokumentacji finansowo-księgowej na dyskach twardych udostępnianych przez dostawców właściwego oprogramowania i pracujących w systemie mirroringu jest rozwiązaniem najbardziej trwałym, a w dobie informatyzacji życia będzie zyskiwało na znaczeniu. Niezbędne jest doprecyzowanie przepisów regulujących zasady wykonywania usług z tym zakresie. Szczególnie newralgicznymi zagadnieniami w są ochrona danych osobowych oraz przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Zapraszamy na forum o Rachunkowości

 


JW: Wspominaliście Państwo o usłudze „cloud computing”. Czym się ona charakteryzuje?

JH: Cloud computing jest rozwiązaniem, w którym oprogramowanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest dostarczane jako usługa w środowisku internetowym. Cloud computing pozwala na korzystanie z oprogramowania finansowo-księgowego bez konieczności jego instalowania na komputerze. Dostęp do aplikacji jest możliwy przez przeglądarkę internetową, bez konieczności zakupu serwerów i licencji. Usługa zapewnia korzystanie z oprogramowania w zakresie wykupionym przez użytkownika, przechowywania danych, robienia kopii zapasowych.


JW: Co jest istotne przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych wykorzystując taką usługę?

JH: Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na zapewnienie ciągłości prowadzenia ksiąg rachunkowych. Szczególny problem będzie się pojawiał przy zmianie dostawcy takiej usługi. Trzeba będzie zwrócić szczególną uwagę na umowne relacje z dostawcą takiej usługi umożliwiające migracje danych pomiędzy systemami, zarówno danych bieżących, jak i archiwalnych. Trzeba będzie stworzyć procedurę umożliwiająca zamknięcie ksiąg rachunkowych u jednego usługodawcy i ich otwarcie zgodnie z wymaganymi regulacjami u drugiego usługodawcy. Szczególnego znaczenia nabiera w takiej sytuacji także ochrona systemu finansowo-księgowego  oraz ochrona danych, w tym danych osobowych.

Obowiązek tłumaczenia dokumentacji księgowej


Jadwiga Wojtas
-  dyrektor ds. produkcji i rozwoju systemu enova z firmy Soneta 


dr Jerzy Hejnar - pracownik naukowy i wykładowca w Katedrze Rachunkowości Finansowej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie

 

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Składka zdrowotna przedsiębiorców - czy wróci ryczałt? Czy jeszcze w 2024 roku nastąpią zmiany?

    O przywrócenie ryczałtowej składki zdrowotnej dla przedsiębiorców (wg zasad sprzed Polskiego Ładu) apelują zarówno sami przedsiębiorcy, ich stowarzyszenia, a także Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców. Rzecznik MŚP proponuje, by koszty związane z przywróceniem poprzednich zasad rozliczania składki zdrowotnej przez przedsiębiorców częściowo pokryć przez ograniczenie beneficjentów tzw. wakacji od ZUS.

    Czy 13 i 14 emerytura wlicza się do dochodu osoby niepełnosprawnej?

    Czy 13 i 14 emerytura wlicza się do dochodu osoby niepełnosprawnej, ustalanego na potrzeby skorzystania z ulgi rehabilitacyjnej?

    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    REKLAMA