| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Ustawa o rachunkowości a nowoczesna księgowość "w chmurze"

Ustawa o rachunkowości a nowoczesna księgowość "w chmurze"

W życiu księgowego pojawiają się zupełnie nowe pojęcia jak chmura, cloud computing. Jak zatem radzi sobie z tym ustawa o rachunkowości, czy reguluje ona trzymanie danych w chmurze, czy tylko w szafie pancernej?


JW.:Porozmawiajmy teraz o prowadzeniu ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem serwerów zewnętrznych. Jednostka może prowadzić księgi rachunkowe za pomocą serwerów znajdujących się poza jednostką. Czy ustawa określa warunki ich prowadzenia? Czy to wpisuje się w nową usługę jaką jest cloud computing?

W kontekście problemów, związanych z usługą cloud computing oraz wykorzystaniem serwerów zewnętrznych istotny jest art. 13 ust. 2, zgodnie z którym przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości zorganizowane w formie:

•oddzielnych komputerowych zbiorów danych,

•bazy danych,

•wyodrębnionych części baz danych. Mogą być one tworzone niezależnie od sposobu i miejsca

Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej w jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

Zwróćmy uwagę, że nie ma ograniczenia dotyczącego sposobu użytkowania serwerów zewnętrznych. Takie serwery mogą być użytkowane np. na podstawie umowy  dzierżawy. Ustawodawca nie określił jednak warunków, jakie powinny spełniać księgi rachunkowe prowadzone w taki sposób. Zatem, jednostkę obowiązują warunki uniwersalne wynikające z ustawy. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie jest to co prawda ustawowy przepis, ale głos środowiska zawodowego profesjonalnie zajmującego się tym tematem. Wynika z niego, że księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, uznaje się za prowadzone w sposób prawidłowy, jeżeli spełnione są co najmniej następujące warunki:

•jednostka sprawuje kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;

•jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;

•księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,

•zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;

•dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

•księgi rachunkowe są przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;

•jednostka dysponuje wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub ma zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych”.

Trzeba dodać, że wymienione warunki wskazują co należy wziąć pod uwagę korzystając z usługi Cloud komputing, a więc prowadzenia ksiąg rachunkowych w „chmurze” . W tym zakresie pojawiają się inne ważne problemy, chociażby związane z odpowiednim zawarciem umowy z usługodawcą na takich warunkach, aby spełnić wymagania związane z ciągłością ksiąg rachunkowych. Szczególny problem będzie się pojawiał przy zmianie dostawcy takiej usługi. Jednostka musi zapewnić sobie możliwość migracji danych pomiędzy systemami, zarówno danych bieżących, jak i archiwalnych. Trzeba będzie stworzyć procedurę umożliwiającą zamknięcie ksiąg rachunkowych u jednego usługodawcy i ich otwarcie zgodnie z wymaganymi regulacjami u drugiego usługodawcy. Szczególnego znaczenia nabiera w takiej sytuacji także ochrona systemu finansowo-księgowego  oraz ochrona danych, w tym danych osobowych.


JW: Panie Doktorze, zatem ta stara już ustawa przygotowała się jednak na Cloud computing


JH: Tak. Narzekamy często na ustawodawcę w zakresie różnych przepisów, ale tej ustawy będę bronił, ponieważ ustawodawca nie pozostaje w tyle za pewnymi problemami, które zgłasza środowisko. Podstawa dostosowania określonych rozwiązań technologicznych jest stworzona, natomiast „diabeł tkwi w szczegółach” i te szczegóły musimy odpowiednio diagnozować i o nich rozmawiać. Ta dyskusja jest tym bardziej konstruktywna, jeśli odbywa się na styku ustawodawca, środowisko księgowych, biegłych rewidentów, dostawców i użytkownicy producentów oprogramowania finansowo-księgowego. I to jest najlepszy proces, który tworzy podstawę do nowelizacji przepisów. Zatem cloud computing możemy stosować, tylko musimy skonfigurować odpowiednio relacje cywilnoprawne z dostawcą, tak, aby zapewnić ciągłość prowadzenia ksiąg rachunkowych i ich jakość, o czym mówiłem wcześniej.  Niezbędne są też zmiany innych przepisów, szczególnie tych, które dotyczą świadczenia usług w zakresie  przechowywania dokumentacji pracowniczej sporządzonej w formie elektronicznej. Praca w „chmurze” staje się coraz bardziej powszechna zarówno w przypadku pojedynczych jednostek, jak i grupach kapitałowych.


JW: Ponadto pamiętać należy o kwestii ochrony systemu i danych...


JH: Zwróćmy uwagę na art. 71, który mówi o konieczności nie tylko zabezpieczenia dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, ale także o zabezpieczeniu programów komputerowych i innych danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych.

 

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

iBHP Sp. z o.o.

ekspert z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »