| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Ustawa o rachunkowości a nowoczesna księgowość "w chmurze"

Ustawa o rachunkowości a nowoczesna księgowość "w chmurze"

W życiu księgowego pojawiają się zupełnie nowe pojęcia jak chmura, cloud computing. Jak zatem radzi sobie z tym ustawa o rachunkowości, czy reguluje ona trzymanie danych w chmurze, czy tylko w szafie pancernej?


Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet


- Czy księgowy musi być informatykiem?

- Czy zdefiniowane pojęcia 20 lat temu oparły się próbie czasu?

- Czy szafa pancerna w dobie cloud computing ma rację bytu?

- O czym powinien wiedzieć księgowy, gdy chce pracować w „chmurze”


Rozmowa Jadwigi Wojtas, dyrektor do spraw produkcji i rozwoju systemu enova z Sonety sp. z o.o z dr Jerzym Hejnarem, pracownikiem naukowym i wykładowcą Katedry Rachunkowości Finansowej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie


Jadwiga Wojtas: Zasypię Pana pytaniami i problemami do naszej wspólnej dyskusji. Czy te wątki, które są na styku ustawy o rachunkowości i informatyzacji rodzą problemy? Czy księgowy, stojący głównie na straży ustawy o rachunkowości i ustaw podatkowych musi być także informatykiem, żeby poradzić sobie z tymi dodatkowymi problemami, które pojawiają się w zderzeniu już nieco wiekowej ustawy o rachunkowości, z coraz nowocześniejszymi technologiami informatycznymi?

W życiu księgowego pojawiają się zupełnie nowe pojęcia jak chmura, cloud computing. Jak zatem radzi sobie z tym ustawa o rachunkowości, czy reguluje ona trzymanie danych w chmurze, czy tylko w szafie pancernej? Jak się ma trwały zapis danych na nośniku CD, na serwerze lokalnym do sytuacji zapisania tych danych tak naprawdę „nie wiadomo gdzie”?


Od 2016 r. księgi podatkowe i dowody księgowe w standardzie XML


Czy ustawa o rachunkowości oparła się próbie czasu, czy jej zapisy są wystarczające na dzień dzisiejszy?


Jerzy Hejnar: Zacznę może od tego, że księgowy informatykiem być nie musi, natomiast użytkownikiem umiejącym wykorzystać możliwości systemu jak najbardziej. Połączenie umiejętności księgowych z informatycznymi byłoby oczywiście idealnym rozwiązaniem, natomiast pytanie ile takich osób wśród nas jest. Zatem podstawowy problem to kwestia umiejętności korzystania z systemu i jego dostosowania do potrzeb jednostki. Niekiedy jednostki dysponują systemami o rozbudowanej funkcjonalności,, których w pełni nie wykorzystują. Czy zapisy ustawy oparły się próbie czasu? Ustawodawca skromnie, aczkolwiek dość istotnie identyfikował problematykę zmian w zakresie technologii prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zdarza się różne pojmowanie pewnych pojęć przez użytkowników i dostawców oprogramowania. Jeśli chodzi o szafę pancerną w dobie cloud computingu, powstają pytania przede wszystkim w kontekście przechowywania danych, dostępu do nich, ich zabezpieczenia i archiwizowania. Rodzi to problemy merytoryczne jak i organizacyjne. Pojawia się pytanie czy treści przepisów art. 71 i art.73 ustawy o rachunkowości są sformułowane precyzyjnie? Mówią one, między innymi, że „dowody księgowe i dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe, a także sprawozdania finansowe jednostek należy odpowiednio przechowywać, chronić przed zakazanymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem czy też zniszczeniem”. Zatem wydaje się, że zmiany mogłyby tu być tylko kosmetyczne. Chodzi o doprecyzowanie sposobu przechowywania wymienionych dokumentów z wykorzystaniem nowych technologii komputerowych.


JW: Jak zatem obecnie funkcjonująca ustawa o rachunkowości p
odchodzi do kwestii prowadzenia ksiąg? Czy to jest uniwersalne podejście zarówno do ksiąg rachunkowych prowadzonych w formie elektronicznej, jak i w sposób tradycyjny?


JH: Podstawowe podejście z punktu widzenia ustawodawcy było takie żeby określić elementy ksiąg rachunkowych i zasady ich funkcjonowania w sposób uniwersalny. Ustawodawca starał się przenieść rozwiązania wypracowane w praktyce tradycyjnego prowadzenia ksiąg rachunkowych na elektroniczne prowadzenie ksiąg.

Ustawodawca w okresie 20 lat drobnymi krokami uzupełniał rozwiązania, dostosowując je do zmieniających się możliwości technologicznych w zakresie komputerowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W ostatnim okresie technologia komputerowa bardzo się rozwinęła, systemy komputerowe nie są już takie jak kiedyś. Rozwój technologii powoduje, że regulacje stają się nieaktualne. Zresztą przepisy nie mogą ograniczać rozwoju danej dziedziny.

Odpowiedzialność prawna księgowych

Biorąc pod uwagę zasady funkcjonowania obecnych systemów komputerowych pojawia się szereg problemów związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz wątpliwości dotyczących konieczności prowadzenia wszystkich elementów ksiąg rachunkowych, jak np. dziennika. Księgowi wprowadzając operacje gospodarcze do ksiąg rachunkowych nie ujmują ich w dzienniku, dziennik tworzy się automatycznie. Zatem księgowy go nie widzi, ale to nie znaczy, że nie jest potrzebny. Takie rozumowanie nie jest poprawne i ma swoje uzasadnienie merytoryczne. Podstawowy problem wynika z konieczności kontroli trwałości zapisów księgowych wprowadzonych do ksiąg rachunkowych zgodnie z porządkiem chronologicznym.

Nie popadajmy w euforię, że program załatwi za nas wszystko. Mózgiem programu jest człowiek. Program jest narzędziem, który ma zapewniać pewne określone cele. Księgi muszą być prowadzone przede wszystkim zgodnie z ich warunkami jakościowymi tj. rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Musi istnieć możliwość weryfikacji kompletności ujęcia zdarzeń gospodarczych w okresie sprawozdawczym. Dziennik jest urządzeniem, które przyjmuje zapisy w sposób trwale wprowadzony, numerowane automatycznie w danym okresie sprawozdawczym.

Musimy też pamiętać, że samo wprowadzenie danych do systemu to jeszcze nie jest zapis trwały.  Kwestia tzw. buforowania danych w systemie nie zapewnia trwałości zapisu. Zawsze można taką informację z bufora wyrzucić, natomiast, jeśli pojawi się informacja o trwałym ujęciu, o którym mówi ustawa to jest to ujęcie, którego już zmienić nie można a jeżeli zajdzie taka konieczność to tylko poprzez wykreowanie dokumentu korygującego i wprowadzenie go do systemu w postaci storna.

 

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Tomasz Król

Ekspert podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »