| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Jak prawidłowo kontrolować płatności z konta bankowego

Jak prawidłowo kontrolować płatności z konta bankowego

Sposób dokumentowania przekazania oraz otrzymania aktywów pieniężnych z rachunku bankowego nie został w przepisach prawa konkretnie określony. Postępowanie w tym zakresie powinno wynikać z zasad (polityki) rachunkowości. Jak wygląda to w praktyce?

Dr Weronika Gackowska


W praktyce wygląda to bardzo różnie. Nic więc dziwnego, że mogła mieć miejsce sytuacja, w której „oszust wysyłał wiadomości mailowe do firm, podszywając się pod ich właścicieli, i polecał w nich księgowym wykonać przelew około kilku tysięcy złotych - na swoje konta w różnych bankach” (www.Money.pl z 10 lipca 2007 r.). „E-maile były na tyle wiarygodne, że księgowi rzeczywiście przelewali pieniądze”.

Można postawić pytanie: na ile mogą być wiarygodne polecenia, jeżeli w jednostce prawidłowo prowadzone są księgi rachunkowe, a wykonujący przelew - dysponent środków z rachunku bankowego - sprawdzi zasadność płatności? Nie znajduję uzasadnienia dla takiego postępowania.

Żadne polecenia ustne, drogą e-mailową lub inne niepotwierdzone dowodem źródłowym nie są podstawą do realizowania płatności. Nas, czyli księgowych, nie bronią polecenia przełożonych, w tym e-maile, choćby najbardziej wiarygodne. To my odpowiadamy często m.in. za kontrolę zasadności wypływu środków z rachunku bankowego.

Do wyłudzenia środków może dojść wówczas, gdy w jednostce nie są zachowane zasady wynikające z ustawy o rachunkowości w zakresie dotyczącym: po pierwsze - sprawowania kontroli, a po drugie - posiadania i przestrzegania sprecyzowanych procedur w zasadach (polityce) rachunkowości. Te dwa zagadnienia postrzegam łącznie.

Dokonując płatności z jakiegokolwiek tytułu, musimy sprawdzić:

• czy istnieje i jaki dokument stanowi o zobowiązaniu (umowa, porozumienie, faktura, rachunek, deklaracja, ostatecznie pisemne, ale nie elektroniczne, polecenie kierownika jednostki),

• czy wymagana kwota dotyczy naszej jednostki,

• czy strona żądająca dokonania płatności jest naszym kontrahentem,

• czy płatność jest wymagana (transakcja może być przedawniona, reklamowana itp.),

• czy zobowiązanie nie zostało już uregulowane w sposób gotówkowy lub bezgotówkowy,

• czy kwota żądania przelewu jest zgodna z dokumentem pierwotnym (fakturą, rachunkiem, umową, deklaracją itp.) oraz korespondencją towarzyszącą, jeżeli taka występuje,

• czy numer rachunku bankowego z dowodu pierwotnego jest taki sam jak w e-mailu, wezwaniu do zapłaty, decyzji o zajęciu kont itp.

Procedury powinny być zapisane w zasadach (polityce) rachunkowości. Dokonując przelewu środków pieniężnych, musimy dostosować się do obowiązujących jednostkę określonych zasad. Oczywiście należyta uwaga, kojarzenie zapisów na kontach oraz rozsądek zawsze są niezbędne.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Krystyna Jolanta Ptasińska

Doradca podatkowy, prawnik. Prowadzi kancelarię podatkową.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »