| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Jak przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów (i odwrotnie)

Jak przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów (i odwrotnie)

Na mocy nowelizacji ustawy o rachunkowości został podniesiony próg przychodów netto ze sprzedaży zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych - z 800 000 euro na 1 200 000 euro. Dlatego niektóre firmy mogą przejść z ksiąg rachunkowych na PKPiR. Jak prawidłowo to zrobić?

Ad 1. Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Zamknięcia pkpir należy dokonać na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z zapisami tego rozporządzenia, jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu musi wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i je dodać.

W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów handlowych według cen nabycia należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zaewidencjonowanych w kolumnie 10 (suma kosztów ubocznych zakupu pomnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu). O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury.

PRZYKŁAD

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej kserokopiarek. W trakcie roku kupił 120 000 sztuk tych urządzeń. Łączny koszt zakupu wyniósł 600 000 zł (cena jednostkowa - 5000 zł), a koszty uboczne zakupu - 25 000 zł. Na koniec roku pozostało 10 niesprzedanych kserokopiarek.

Aby wycenić spis z natury według cen nabycia, podatnik musi przede wszystkim ustalić udział kosztów ubocznych w ogólnej wartości kupionych towarów:

(25 000 zł x 100) : 600 000 zł = 4,17%

Podatnik musi ustalić także wartość posiadanych towarów według ceny zakupu. Ponieważ zostało mu 10 kserokopiarek, każda o wartości 5000 zł, ich łączna wartość wynosi:

10 x 5000 zł = 50 000 zł

Znając łączną wartość towarów według cen zakupu oraz wskaźnik kosztów ubocznych, podatnik może ustalić wartość wykazanych w remanencie towarów według cen nabycia:

50 000 zł + (50 000 zł x 4,17%) = 52 085 zł. Jest to wartość remanentu towarów według ceny nabycia.

Podatnik może również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, tj. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu. Decyzję w tym zakresie podejmuje podatnik.

W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi:

1) ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9);

2) ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:

a) do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,

b) kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach pkpir (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10);

3) wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

PRZYKŁAD

1. Przychód (kolumna 9) 455 600,75 zł

2. Wysokość kosztów uzyskania przychodów poniesionych w roku podatkowym:

a) wartość spisu z natury na początek roku podatkowego 58 678,28 zł

b) plus wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów (kolumna 10) 289 288,56 zł

c) plus wydatki na koszty uboczne zakupu (kolumna 11) 10 320,40 zł

d) minus wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego 46 524,32 zł

e) plus kwota pozostałych wydatków (kolumna 14) 78 328,09 zł

f) minus wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi 4 826,00 zł

Razem koszty uzyskania przychodów 385 265,01 zł

3. Ustalenie dochodu osiągniętego w roku podatkowym:

a) przychód (pkt 1) 455 600,75 zł

b) minus koszty uzyskania przychodów (pkt 2) 385 265,01 zł

Dochód (a - b) 70 335,74 zł

Należy zwrócić uwagę, że kwota w poz. 2d 46 524,32 zł (w przykładzie zmniejszająca na koniec roku koszty uzyskania przychodów) stanowi wartość niesprzedanych towarów handlowych i materiałów i powinna zostać ujęta w ewidencji księgowej na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych odpowiednio na kontach:

Wn konto 330 „Towary handlowe” lub

Wn konto 311 „Materiały do produkcji”, lub

Wn konto 600 „Produkcja w toku”, lub

Wn konto 601 „Produkty gotowe”.

Ad 2. Opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości

Każda jednostka gospodarcza powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości (art. 10 ustawy o rachunkowości), a w szczególności:

1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych - w przedsiębiorstwach osób fizycznych będzie to zawsze rok kalendarzowy,

2) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego - w zakresie, w jakim ustawa pozostawia prawo wyboru,

3) określenie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym m.in. zakładowego planu kont,

4) opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Integralną częścią dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości jest zakładowy plan kont. Obejmuje on wykaz kont księgi głównej (syntetycznych), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych (konta analityczne) i ich powiązania z kontami księgi głównej. Wykaz kont jednostki ustalają we własnym zakresie, biorąc pod uwagę specyfikę oraz wielkość danego podmiotu.

Dokumentację tę należy opracować przed otwarciem ksiąg rachunkowych.

Ad 3. Sporządzenie inwentarza

Kolejnym etapem jest ustalenie wartości poszczególnych składników majątku oraz źródeł ich finansowania. W tym celu należy przeprowadzić ich inwentaryzację. Rzeczowe składniki majątku należy objąć spisem z natury. W przypadku majątku obrotowego w postaci zapasów towarów i materiałów podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ma obowiązek dokonywać inwentaryzacji co najmniej na koniec każdego roku. Dodatkowo jednak musi on dokonać spisu z natury środków pieniężnych w kasie oraz innych wartości pieniężnych (czeki, bony itp.) i udokumentować to odpowiednim protokołem spełniającym wymogi spisu z natury.

Spisem z natury należy objąć również majątek trwały (inwestycje, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, finansowy majątek trwały). Uzyskane wyniki trzeba porównać z posiadanymi dokumentami i ewidencjami (np. z ewidencją środków trwałych oraz ewidencją wyposażenia, którą podatnik ma obowiązek prowadzić). Do ksiąg rachunkowych należy wprowadzić majątek trwały wynikający ze spisu z natury.

Pozostałe aktywa i pasywa trzeba objąć inwentaryzacją w drodze uzyskania od kontrahentów i banków potwierdzeń stanu należności, pożyczek, zobowiązań oraz środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych. Spośród należności powinny zostać wyodrębnione te, których spłata budzi wątpliwości (warunkowe, wątpliwe, przedawnione). Należności te powinny być ujęte na wyodrębnionych kontach księgowych, np.:

Wn konto 244 „Należności warunkowe”,

Wn konto 245 „Należności wątpliwe”,

Wn konto 246 „Należności dochodzone na drodze sądowej”,

Wn konto 247 „Należności przedawnione”.

Po wycenie zinwentaryzowanych składników majątku oraz źródeł ich finansowania należy ustalić wartość kapitału właściciela. W przedsiębiorstwach nieposiadających osobowości prawnej cały kapitał jest wykazywany zazwyczaj w jednej pozycji pasywów o nazwie „Kapitał podstawowy”.

W bilansie otwarcia pozycję „Kapitał podstawowy” ustala się w zasadzie jako różnicę między sumą aktywów i pasywów. Odzwierciedla to prawdę, jeżeli inwentaryzacja została przeprowadzona w sposób rzetelny i z należytą starannością.

Może się zdarzyć, że w zestawieniu aktywów i pasywów pasywa wykażą większą wartość niż aktywa. Nie powstanie wtedy w pasywach pozycja „Kapitał podstawowy”. Nadwyżkę pasywów nad aktywami należy wykazać w aktywach w pozycji „Rozrachunki z właścicielem”. Sytuacja taka może jednak świadczyć o tym, że firma ma trudności finansowe i nie jest w stanie pokrywać swoich zobowiązań z posiadanego majątku.

Prawidłowo sporządzony inwentarz stanowi podstawę otwarcia ksiąg rachunkowych.

PRZYKŁAD

Z przeprowadzonej inwentaryzacji w drodze spisu z natury wynikają następujące składniki majątku:

a) środki trwałe - stan wynikający z ewidencji środków trwałych:

• wartość początkowa 130 000 zł

• dotychczasowe umorzenie 74 000 zł

b) zapasy materiałów według cen zakupu 25 000 zł

c) zapasy towarów handlowych według cen zakupu 65 000 zł

d) należności z tytułu dostaw i usług 38 000 zł

e) środki pieniężne na rachunku bankowym potwierdzone wyciągiem bankowym 25 000 zł

f) zadłużenie z tytułu kredytu długoterminowego 72 000 zł

g) zobowiązania z tytułu dostaw i usług 18 500 zł

h) zobowiązanie wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne - kwota wynikająca z deklaracji ZUS DRA za grudzień 2007 r. 16 500 zł

i) zobowiązanie wobec urzędu skarbowego:

• z tytułu zaliczki na podatek dochodowy - według PIT-4 za grudzień 2007 r. 3 500 zł

• z tytułu podatku należnego VAT - kwota wynikająca z deklaracji VAT-7 za grudzień 2007 r. 12 400 zł

j) kapitał zakładowy spółki na 31 grudnia 2007 r.

n aktywa (130 000 zł - 74 000 zł + 25 000 zł + 65 000 zł + 38 000 zł + 25 000 zł) 209 000 zł

• pasywa (72 000 zł + 18 500 zł + 16 500 zł + 3500 zł + 12 400 zł) 122 900 zł

• różnica 86 100 zł

WYKAZ AKTYWÓW I PASYWÓW

(inwentarz) na 31 grudnia 2007 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ad 4. Otwarcie ksiąg rachunkowych

Podstawą bilansu otwarcia ksiąg rachunkowych jest wykaz składników majątku (aktywów) i źródeł ich finansowania (pasywów). Wykazane w inwentarzu składniki stanowią salda początkowe poszczególnych kont na dzień otwarcia ksiąg. Równolegle do otwarcia kont księgi głównej (kont syntetycznych) jednostka powinna otworzyć konta ksiąg pomocniczych (konta analityczne).

PRZYKŁAD

Do utworzonego konta 220 „Rozrachunki publicznoprawne” należy utworzyć konta pomocnicze (analityczne), np.:

220-1 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych”,

220-2 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych”,

220-3 „Rozrachunki z ZUS” itp.

Aby pozycje wynikające z inwentarza wprowadzić na poszczególne konta księgowe, zwykle sporządza się wewnętrzny dowód księgowy „PK - Polecenie księgowania”.

Dowód ten powinien zawierać co najmniej:

• datę sporządzenia,

• treść operacji,

• wartość wprowadzanego salda, tj. składnika aktywów lub pasywów,

• symbol i stronę konta (Wn lub Ma), na które zostanie wprowadzone saldo początkowe,

• datę księgowania.

Symbole i nazwy kont, na które wprowadzane są salda początkowe oraz na których będą księgowane w ciągu roku obrotowego operacje gospodarcze, powinny być określone w załączniku do polityki rachunkowości w postaci zakładowego planu kont.

Przykładowy wzór dowodu PK zawierający dane wynikające z przykładu

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ad 5. Złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizującego

Obowiązkiem podatników przechodzących z pkpir na księgi rachunkowe jest również złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizującego. Należy tego dokonać na formularzu NIP-1, wskazując sposób prowadzenia ksiąg - w segmencie C.3.1., poz. 78.

• § 4 ust. 1 pkt 1, § 27 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

• art. 12, art. 22n ust. 2-6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 143, poz. 894

• art. 2 ust. 1 pkt 2, art. 3 ust. 1 pkt 6, art. 4 ust. 5, art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 144, poz. 900

Anna Kędziora

księgowa, konsultant podatkowy

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Radców Prawnych Zdanowicz i Wspólnicy Sp.K.

Profesjonalista w zakresie szeroko rozumianego prawa gospodarczego i cywilnego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »