| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Jak przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów (i odwrotnie)

Jak przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów (i odwrotnie)

Na mocy nowelizacji ustawy o rachunkowości został podniesiony próg przychodów netto ze sprzedaży zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych - z 800 000 euro na 1 200 000 euro. Dlatego niektóre firmy mogą przejść z ksiąg rachunkowych na PKPiR. Jak prawidłowo to zrobić?


Wprowadzona zmiana jest bardzo korzystna dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich. Wszystkie te podmioty będą mogły stosować do rozliczeń księgę przychodów i rozchodów, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży (za rok poprzedni) nie przekroczą 1 200 000 euro, a nie - jak dotychczas - 800 000 euro. Co ważniejsze, na podstawie tej nowelizacji firma, która rozpoczęła prowadzenie ksiąg rachunkowych 1 stycznia 2008 r., może powrócić do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów jeszcze w tym roku (najwcześniej od września), jeżeli jej przychody netto za 2007 r. nie przekroczyły 4 533 000 zł.

W części I krok po kroku przedstawiamy zasady przejścia z pełnej księgowości na podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W części II wskażemy, jak prawidłowo przejść z księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe.

CZĘŚĆ I

Przejście z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów

Kto może przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów

Z nowych rozwiązań mogą skorzystać:

• osoby fizyczne,

• spółki cywilne osób fizycznych,

• spółki jawne osób fizycznych,

• spółki partnerskie

- które na 1 stycznia 2008 r. miały obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, a nie są już do tego zobowiązane w związku z podwyższeniem progu przychodów.

Firmy te mogą powrócić do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów od pierwszego dnia miesiąca po miesiącu, w którym weszła w życie znowelizowana ustawa. Ponieważ weszła ona w życie w sierpniu, więc przejście na podatkową księgę jest możliwe już we wrześniu 2008 r.

Podwyższony limit będzie obowiązywał wymienione jednostki w sytuacji, gdy ich przychody netto ze sprzedaży przekroczą w 2008 r. kwotę 1 200 000 euro (przeliczoną na złote polskie według średniego kursu NBP na 30 września 2008 r.). Obowiązek prowadzenia pełnej rachunkowości nastąpi wówczas od 1 stycznia 2009 r.

Tabela. Przychody ze sprzedaży w 2007 r. a obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2008 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

WAŻNE!

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które w 2007 r. osiągnęły przychody niższe niż 4 533 000 zł (1 200 000 euro przeliczone według kursu obowiązującego 30 września 2007 r.), mogą od września 2008 r. powrócić do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jeżeli podmiot gospodarczy zdecyduje się na powrót do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w możliwie najszybszym terminie, to będzie obowiązany do zamknięcia ksiąg rachunkowych na 31 sierpnia.

Należy podkreślić, że przejście na rozliczenia na podstawie pkpir nie jest obowiązkowe, dlatego podmioty gospodarcze muszą dokładnie przeanalizować, czy warto wracać do rozliczeń na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Mogłoby się bowiem okazać, że możliwość powrotu do pkpir ograniczyłaby się tylko do czterech ostatnich miesięcy 2008 r., a w 2009 r. podmioty te znów musiałyby podjąć skomplikowaną procedurę przejścia na pełne księgi rachunkowe.

radzimy

Przejście na podatkową księgę przychodów i rozchodów w trakcie 2008 r. nie jest obowiązkowe. Ze względu na fakt, że zmiana ewidencji wiąże się z dużymi nakładami pracy, radzimy, by dokładnie przeanalizować tę decyzję. Po przejściu na pkpir w trakcie 2008 r. może bowiem powstać obowiązek prowadzenia pełnej rachunkowości od 1 stycznia 2009 r.

Jak ustalać dochód stanowiący podstawę obliczania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych przy przejściu w ciągu roku z ksiąg rachunkowych na podatkową księgę przychodów i rozchodów

Nowelizacja ustawy o rachunkowości wskazuje (art. 3 ust. 1 ustawy z 10 lipca 2008 r. o zmianie ustawy o rachunkowości), że w przypadku podmiotów gospodarczych, które przejdą z ksiąg rachunkowych na podatkową księgę przychodów i rozchodów:

(...) dochód stanowiący podstawę obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych ustala się w sposób przewidziany dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, z uwzględnieniem dochodu wynikającego z uprzednio prowadzonych ksiąg rachunkowych. Do określenia podstawy obliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych za 2008 r. przyjmuje się dochód ustalony na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych i podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Załóżmy, że podatnik podejmie decyzję o rezygnacji z prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozpocznie ewidencjonowanie na podstawie pkpir. Wówczas powinien obliczyć dochód za okres, od którego rozpoczął prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a następnie doliczyć dochód za okres, kiedy prowadził księgi rachunkowe. Przedstawiamy przykład rozliczenia dochodu.

PRZYKŁAD

Do końca sierpnia 2008 r. podmiot gospodarczy prowadził księgi rachunkowe. Korzystając z nowelizacji ustawy o rachunkowości, przeszedł na pkpir od września 2008 r.

Za okres od stycznia do sierpnia 2008 r. podatnik osiągnął następujące wielkości:

Przychód 270 000 zł

Koszty uzyskania przychodów 108 000 zł

Podstawa opodatkowania 162 000 zł

Zaliczki na podatek dochodowy (dla uproszczenia pominięto odliczenia od podatku np. z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne) 30 780 zł

We wrześniu 2008 r. podatnik osiągnął następujące wielkości:

Przychód 38 000 zł

Koszty uzyskania przychodów 15 000 zł

Podstawa opodatkowania 23 000 zł

Podatnik obliczył należny podatek dochodowy w następujący sposób:

1) ustalił podstawę opodatkowania za okres styczeń-wrzesień 2008 r. 185 000 zł

(162 000 zł + 23 000 zł)

2) wyliczył należny podatek dochodowy 35 150 zł

(185 000 zł x 19%)

3) wpłacone zaliczki na podatek dochodowy (dla uproszczenia pominięto odliczenia od podatku np. z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne) 30 780 zł

4) zaliczka do zapłacenia za wrzesień 4 370 zł

(35 150 zł - 30 780 zł)

W kolejnych miesiącach podatnik będzie ustalał dochód na podstawie pkpir narastająco od września i do tak obliczonego dochodu będzie doliczał dochód uzyskany za okres styczeń-sierpień, obliczony na podstawie ksiąg rachunkowych.

Jak sporządzić inwentaryzację na dzień zmiany zasad rozliczeń

Zamykając księgi handlowe, należy przeprowadzić pełną inwentaryzację. Do podatkowej księgi przychodów i rozchodów trzeba wprowadzić tylko wartość towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Taki sposób postępowania wynika z § 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepis ten wskazuje, że:

(...) podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej „spisem z natury”, na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

Kogo należy powiadomić o decyzji powrotu do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Warunkiem koniecznym skutecznej zmiany zasad rozliczenia (czyli powrotu do prowadzenia ewidencji za pomocą pkpir) jest pisemne zawiadomienie o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów na 2008 r. Zawiadomienie należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika nie później niż do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nowelizacja weszła w życie.

WAŻNE!

Chcąc powrócić do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów we wrześniu 2008 r., należy jeszcze w tym miesiącu (tj. do 20 września) powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego.

Jeżeli formę rozliczeń zmienia spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska, zawiadomienie muszą złożyć wszyscy wspólnicy. Każdy wspólnik składa zawiadomienie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego według swojego miejsca zamieszkania.

Przepisy nie określają żadnego „urzędowego” wzoru zawiadomienia. Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór takiego pisma.

O czym nie wolno zapomnieć, przechodząc z ksiąg rachunkowych na księgi podatkowe

1. Nie ma obowiązku odtwarzania ewidencji wyposażenia za okres, kiedy prowadzono księgi rachunkowe

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe nie mają obowiązku prowadzenia odrębnej ewidencji wyposażenia. W razie powrotu podatnika do pkpir będzie on musiał prowadzić ewidencję wyposażenia. Obowiązek ten wynika z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W ewidencji tej należy wykazywać wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł.

Oczywiście podmioty gospodarcze będące zarejestrowanymi podatnikami VAT i posiadające prawo do odliczenia VAT od kupionego wyposażenia będą ujmować to wyposażenie w cenach netto (bez VAT). Pozostałe podmioty ewidencjonują wyposażenie w cenach brutto (łącznie z VAT).

Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania.

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

Ewidencję tę należy prowadzić od momentu założenia pkpir. Podatnik nie ma obowiązku odtwarzania zapisów ewidencji za okres, kiedy prowadził księgi rachunkowe.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

WAŻNE!

Podatnik, który przeszedł z ksiąg handlowych na księgę przychodów i rozchodów, nie ma obowiązku odtwarzania zapisów ewidencji za okres, kiedy prowadził księgi rachunkowe.

2. Należy dostosować ewidencję środków trwałych, jeśli zachodzi taka potrzeba

W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wskazuje, jakie elementy musi zawierać ewidencja środków trwałych. Podaje jedynie, że ma zawierać informacje niezbędne do obliczenia wysokości podatkowych odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli więc prowadzona uprzednio ewidencja nie zawierała wszystkich wymaganych elementów, od dnia przejścia na podatkową księgę przychodów i rozchodów należy ją dostosować do wymogów określonych dla pkpir. Przypomnijmy, że zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 22n ust. 2-6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem ewidencja ta musi zawierać co najmniej:

 1) liczbę porządkową,

 2) datę nabycia,

 3) datę przyjęcia do używania,

 4) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

 5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

 6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

 7) wartość początkową,

 8) stawkę amortyzacyjną,

 9) kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

10) zaktualizowaną wartość początkową,

11) zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

12) wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,

13) datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

WAŻNE!

Zasady i stawki amortyzacji przy przejściu z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów nie ulegają zmianie.

3. Należy założyć imienne karty przychodów pracowników, jeżeli nie były one wcześniej prowadzone

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe nie muszą zakładać imiennych kart wynagrodzeń. Mają oni jedynie obowiązek prowadzić ewidencję analityczną wynagrodzeń w zakresie określonym przez zakładową politykę rachunkowości. Większość podmiotów gospodarczych prowadzących księgi rachunkowe zakłada jednak takie karty, gdyż są one podstawowym źródłem informacji podczas sporządzania rocznych informacji PIT-11. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów, które sporządzają listy płac w programach komputerowych. W zasadzie każdy program służący do naliczania wynagrodzeń ma opcję sporządzania takich kart.

Jeżeli jednak prowadzący księgi rachunkowe zrezygnował z imiennych kart przychodów pracowników, to teraz musi je założyć (zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).

Karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko pracownika,

• Numer Identyfikacji Podatkowej,

• numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL),

• miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,

• sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),

• koszty uzyskania przychodu,

• składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),

• podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu,

• razem dochód narastająco od początku roku,

• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym,

• składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,

• należną zaliczkę na podatek dochodowy,

• datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik właściwego urzędu skarbowego.

4. Niektórzy podatnicy muszą założyć dodatkowe ewidencje

Podatnicy powierzający na zlecenie biuru rachunkowemu prowadzenie księgi przychodów i rozchodów muszą prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży. Obowiązek taki występuje, jeśli uzyskuje się przychody nieudokumentowane fakturami lub rachunkami (§ 8 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).

Nie dotyczy to podatników, którzy ewidencjonują obrót z zastosowaniem kas rejestrujących w myśl przepisów ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i ponumerować jej karty. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,

• datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu.

Podatnicy wykonujący działalność w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenia lombardów) muszą prowadzić również ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy (§ 6 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir). Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, imię i nazwisko pożyczkobiorcy, adres, datę udzielenia pożyczki, kwotę udzielonej pożyczki, wysokość umówionych odsetek w złotych, opis zastawionej rzeczy i jej wartość rynkową, termin zwrotu pożyczki wraz z odsetkami, datę i kwotę zwróconej pożyczki wraz z odsetkami, datę zwrotu zastawionej rzeczy, datę sprzedaży rzeczy i kwotę należną z tytułu tej sprzedaży, kwotę prowizji stanowiącej wartość spłaconych odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionej rzeczy a kwotą udzielonej pożyczki.

CZĘŚĆ II

Przejście z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe

Jak sama nazwa wskazuje, podatkowa księga przychodów i rozchodów dotyczy rozliczeń podatkowych. Ewidencjonuje się w niej zdarzenia dokumentujące przychody i koszty (lub wydatki). Ewidencja w formie księgi przychodów i rozchodów nie uwzględnia rozrachunków, operacji kasowych, bankowych itp. Zatem właściciel, chcąc uzyskać informację o swoich zobowiązaniach i należnościach, o płynności finansowej czy o innych wskaźnikach ekonomicznych, musi na własne potrzeby prowadzić dodatkowe ewidencje. Jednak wiele osób zajmujących się działalnością gospodarczą na niewielką skalę ich nie prowadzi. W takich przypadkach przejście z ewidencji uproszczonej na księgi rachunkowe może przysporzyć wielu kłopotów.

Otwarcie ksiąg rachunkowych dla podatników prowadzących ewidencję uproszczoną jest skomplikowaną operacją. Wynika to przede wszystkim z faktu, że dane zawarte w pkpir są do tego celu absolutnie niewystarczające. Dlatego należy odpowiednio wcześniej zacząć przygotowania do tego procesu.

Odpowiedzialnym za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (a więc i za prawidłowe otwarcie ksiąg rachunkowych przy przejściu z pkpir na pełną rachunkowość) jest kierownik danej jednostki (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

WAŻNE!

Odpowiedzialnym za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (a więc i za prawidłowe otwarcie ksiąg rachunkowych przy przejściu z pkpir na pełną rachunkowość) jest kierownik danej jednostki (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Ustawa o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 6) definiuje kierownika jednostki jako:

(...) członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; przepis ten stosuje się odpowiednio do osób wykonujących wolne zawody. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym.

Do obowiązków kierownika jednostki przechodzącej z pkpir na księgi rachunkowe będzie należało:

1) zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów,

2) opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,

3) sporządzenie wykazu aktywów i pasywów (inwentarza),

4) otwarcie ksiąg rachunkowych na 1 stycznia następnego roku obrotowego,

5) złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizującego na formularzu NIP-1.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Prawna Witold Modzelewski Radca Prawny

Kancelaria prawnopodatkowa w grupie Instytutu Studiów Podatkowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »