| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Raport MK > Rozliczenia wynagrodzeń związanych z urlopem

Rozliczenia wynagrodzeń związanych z urlopem

Omawiamy zasady naliczania i wypłacania świadczeń związanych z wypoczynkiem pracowników m.in. jak wyliczyć wynagrodzenie urlopowe pracowników otrzymujących oprócz stałej pensji dodatki, premie, prowizje?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewiduje zwolnienia podatkowego dla świadczenia urlopowego. Świadczenie urlopowe jest w całości opodatkowane.

Z wypłaty świadczenia urlopowego pracownik otrzymuje wyższą kwotę netto niż w przypadku pensji. Świadczenie to jest bowiem zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zwolnienie składkowe obejmuje jednak tylko świadczenie urlopowe wypłacane zgodnie z przepisami. Oznacza to, że przykładowo świadczenie urlopowe wypłacane:

• przez pracodawcę zatrudniającego na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty lub

• drugi raz w tym samym roku kalendarzowym

- jest w całości oskładkowane.

W praktyce zdarzają się także przypadki, gdy oskładkowana jest część świadczenia urlopowego. Jest tak w sytuacji, gdy pracodawca wypłaca wyższe świadczenie urlopowe niż limit przewidziany w przepisach, lub wtedy, gdy pracodawca nie pomniejsza świadczenia proporcjonalnie do etatu (nie dotyczy to młodocianych). W tych przypadkach oskładkowana jest nadwyżka ponad maksymalne świadczenie przewidziane w przepisach.

PRZYKŁAD

Pracodawca uprawniony do wypłacania świadczeń urlopowych wypłacił pracownikowi zatrudnionemu (w szczególnie uciążliwych warunkach pracy) na 1/2 etatu świadczenie urlopowe, nie pomniejszając go proporcjonalnie do etatu - w kwocie 1208,82 zł. W tej sytuacji połowa świadczenia (kwota 604,41 zł) jest oskładkowana jako wypłacona ponad to, co przewidują przepisy. Przy założeniu, że k.u.p. i kwota wolna są uwzględniane przy wypłacie wynagrodzenia pracownika, wyliczenie kwoty do wypłaty pracownika wygląda następująco:

604,41 zł x 13,71%1= 82,86 zł

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej:

604,41 zł - 82,86 zł = 521,55 zł

Składka zdrowotna wpłacana do ZUS:

521,55 zł x 9% = 46,94 zł

Składka zdrowotna do odliczenia od podatku:

521,55 zł x 7,75% = 40,42 zł

Dochód pracownika do opodatkowania:

1208,82 zł - 82,86 zł = 1125,96 zł

Podstawa opodatkowania: 1126 zł

Zaliczka na podatek dochodowy:

1126 zł x 19% = 213,94 zł

Zaliczka na podatek dochodowy podlegająca wpłacie do US:

213,94 zł - 40,42 zł = 173,52 zł, po zaokrągleniu 174 zł

Do wypłaty: 1208,82 zł - 82,86 zł - 46,94 zł - 74 zł = 905,02 zł.

W księgach rachunkowych ewidencja naliczenia i wypłaty świadczenia urlopowego będzie następująca:

1. Naliczenie świadczenia urlopowego

Wn konto 405„Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 1208,82 zł

Ma konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 1208,82 zł

2. Potrącona zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych

Wn konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 174,00 zł

Ma konto 220„Rozrachunki publicznoprawne - z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 174,00 zł

3. Potrącenie składek ZUS

Wn konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 129,80 zł

Ma konto 227„Rozrachunki z ZUS” 129,80 zł

4. Wypłata należnego pracownikowi świadczenia urlopowego

Wn konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 905,02 zł

Ma konto 131„Bieżący rachunek bankowy” 905,02 zł

Wydatki pracodawcy na działalność socjalną dokonane na podstawie przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie są bezpośrednio kosztem uzyskania przychodów pracodawcy. Koszt stanowią jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 16 ust. 1 pkt 45 updop i art. 23 ust. 1 pkt 42 updof). Przypomnijmy, że nawet jeśli pracodawca nie ma ustawowego obowiązku tworzenia funduszu, może wypłacać świadczenie urlopowe. Jeżeli świadczenia urlopowe zostaną wypłacone poprawnie, tj. zgodnie z przepisami o ZFŚS, są kosztem podatkowym pracodawcy. Jeżeli natomiast podstawą prawną wypłaty świadczenia urlopowego byłby np. układ zbiorowy, a nie przepisy o ZFŚS, albo wypłata zostałaby dokonana niezgodnie z przepisami o ZFŚS, to wydatki takie nie stanowiłyby kosztów podatkowych.

Dofinansowanie do wypoczynku z funduszu socjalnego

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą obowiązkowo wszyscy pracodawcy sfery budżetowej. Ponadto tworzą go pracodawcy prywatni zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (chyba że zwolnili się z tego obowiązku). Na zasadzie dobrowolności fundusz mogą też tworzyć mniejsze firmy prywatne, jeżeli nie wypłacają świadczeń urlopowych.

Jedną z najpopularniejszych form działalności socjalnej są dofinansowania do wypoczynku. W praktyce najczęściej pracodawcy wypłacają dofinansowania do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie, czyli tzw. wczasów pod gruszą. W przypadku dzieci pracowników, które także jako członkowie rodziny pracownika są uprawnione do korzystania z funduszu, najczęściej finansowany jest wypoczynek zorganizowany przez uprawnione podmioty (o czym szczegółowo piszemy na str. 41). Ponadto, jako uprawnieni do korzystania z funduszu, o wypłatę wczasów pod gruszą mogą się ubiegać także emeryci - byli pracownicy zakładu pracy (i członkowie ich rodzin).

W przypadku dofinansowań do wypoczynku z funduszu socjalnego kluczowe dla prawa do dofinansowania i jego wysokości są postanowienia regulaminu ZFŚS (działalności socjalnej). Postanowienia regulaminu nie mogą być sprzeczne z kryteriami socjalnymi, tj. przyznawaniem ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

Regulamin powinien zostać ustalony przez pracodawcę w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi (art. 27 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych) lub przedstawicielem załogi, gdy w firmie nie działają związki. W regulaminie należy określić, ile pieniędzy (np. procentowo sumy odpisów) zostanie przeznaczonych na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku są jednym z celów działalności socjalnej wymienionych w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS. Skonkretyzowanie realizacji tego celu działalności powinno nastąpić w regulaminie ZFŚS poprzez wskazanie, jakie dokładnie świadczenia z tego zakresu będą wypłacane.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PRZYKŁAD

Pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi zamieścił w regulaminie ZFŚS postanowienie, że z funduszu będą wypłacane wczasy pod gruszą i dopłaty do obozów i kolonii dla dzieci pracowników. W regulaminie przewidziano łącznie na wypoczynek osób uprawnionych do korzystania z funduszu 45% jego budżetu, w tym na wczasy pod gruszą 35%, a 10% na dopłaty do obozów i kolonii.

Kolejnymi ważnymi zapisami w regulaminie ZFŚS są postanowienia, jakie warunki należy spełnić, by je uzyskać. Warunki te nie mogą pozostawać w sprzeczności z kryteriami socjalnymi. W praktyce najczęściej stawianymi pracownikom warunkami i ograniczeniami są:

• możliwość skorzystania z dopłaty do wczasów (do wypoczynku dziecka) tylko raz do roku,

• konieczność wypoczywania przez minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych,

• konieczność udokumentowania wniesienia opłaty za obóz, kolonię, wycieczkę, zimowisko.

Następnym ważnym postanowieniem, które należy zawrzeć w regulaminie ZFŚS, są stawki dopłat do wypoczynku. Pracodawca i związkowcy (przedstawiciel załogi) nie są ograniczeni żadnym ogólnie obowiązującym limitem wielkości stawek. W praktyce, aby dopłaty do wypoczynku były przyznawane z zachowaniem kryteriów socjalnych, ich wysokość uzależnia się od dochodu na członka rodziny pracownika. W tabeli przedstawiamy przykładową możliwość uregulowania wysokości dopłat do wypoczynku z uwzględnieniem kryteriów socjalnych.

Świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (w tym dopłaty do wypoczynku) są wolne od składek na ZUS. W przypadku pracowników są jednak opodatkowane. Dofinansowania do wypoczynku pracowników, niezależnie od źródła, z jakiego są finansowane (a więc również z ZFŚS), są opodatkowane.

PRZYKŁAD

Pracodawca przyznał pracownikowi dofinansowanie do wczasów w wysokości 500 zł. Obliczenie kwoty do wypłaty pracownika (przy założeniu, że k.u.p. i kwota wolna są uwzględniane przy wypłacie wynagrodzenia) wygląda następująco:

500 zł - (500 zł x 19%) = 500 zł - 95 zł = 405 zł.

Ewidencja dofinansowania pracownikowi wczasów będzie następująca:

1. Decyzja o przyznaniu pracownikowi dofinansowania ze środków ZFŚS

Wn konto 850„Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” 500 zł

Ma konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 500 zł

2. Potrącenie podatku dochodowego od osób fizycznych

Wn konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 95 zł

Ma konto 220„Rozrachunki publicznoprawne - z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 95 zł

3. Wpłata podatku do urzędu skarbowego

Wn konto 220„Rozrachunki publicznoprawne - z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 95 zł

Ma konto 131„Bieżący rachunek bankowy” 95 zł

4. Wypłata dofinansowania pracownikowi

Wn konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 405 zł

Ma konto 131„Bieżący rachunek bankowy” ew. 100 „Kasa” 405 zł

5. Refundacja środków z wyodrębnionego rachunku bankowego ZFŚS

Wn konto 131„Bieżący rachunek bankowy” 500 zł

Ma konto 135„Rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” 500 zł

Przepisy ustawy o pdof przewidują zwolnienie podatkowe dla dopłat do wypoczynku (i przejazdów związanych z tym wypoczynkiem) dzieci i młodzieży do lat 18 (art. 21 ust. 1 pkt 78 updof). Zwolnienie dla tej grupy osób jest ustanowione bez limitu, jeżeli dopłaty są pokrywane ze środków ZFŚS. Aby można było zastosować zwolnienie podatkowe od tych dopłat, muszą być spełnione dwa warunki:

1) wypoczynek musi być zorganizowany w formie: wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych,

2) muszą go organizować podmioty prowadzące działalność w tym zakresie.

PRZYKŁAD

Pracodawca przyznał ze środków ZFŚS dofinansowanie do kolonii dziecka pracownika w kwocie 350 zł.

1. Decyzja o przyznaniu pracownikowi dofinansowania do kolonii dziecka ze środków ZFŚS

Wn konto 850„Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” 350 zł

Ma konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 350 zł

2. Wypłata dofinansowania pracownikowi

Wn konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 350 zł

Ma konto 131„Bieżący rachunek bankowy” ew. 100 „Kasa” 350 zł

3. Refundacja środków z wyodrębnionego rachunku bankowego ZFŚS

Wn konto 131„Bieżący rachunek bankowy” 350 zł

Ma konto 135„Rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” 350 zł

Emeryci i renciści - byli pracownicy zakładu pracy są zwolnieni z podatku do limitu 2280 zł na rok. Zwolnienia dotyczą niektórych zapomóg i ekwiwalentów pieniężnych wypłacanych emerytom i rencistom w zamian za świadczenia rzeczowe, do których mają prawo (art. 21 ust. 1 pkt 92 updof). Zwolnienie to nie dotyczy jednak dofinansowania do wypoczynku. Nie jest ono bowiem ekwiwalentem w zamian za świadczenia rzeczowe. W konsekwencji wczasy pod gruszą emeryta lub rencisty będą opodatkowane. W tym przypadku podatek będzie niższy niż w przypadku zatrudnionych. Od przychodu z tytułu dopłaty do wypoczynku emeryta należy odprowadzić zryczałtowany 10% podatek (art. 30 ust. 1 pkt 4 updof). Takie stanowisko prezentują też organy skarbowe - np. interpretacja z 19 grudnia 2006 r. Urzędu Skarbowego w Ostrowcu Świętokrzyskim (sygn. PDI/415-45/06).

Podatnik może zaliczyć do kosztów odpisy i zwiększenia dokonane zgodnie z przepisami o ZFŚS. Warunkiem zaliczenia tych odpisów i zwiększeń do kosztów podatkowych jest jednak, aby środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostały wpłacone na wyodrębniony rachunek funduszu.

Do kosztów nie należy zaliczać wydatków na działalność socjalną sfinansowaną z ZFŚS (art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i art. 16 ust. 1 pkt 45 updop). Tym samym dopłaty do wypoczynku finansowane z ZFŚS nie stanowią kosztu. Kosztem są bowiem odpisy na sam fundusz.

Świadczenia z ZFŚS a VAT

W przypadku świadczeń finansowanych z ZFŚS są w praktyce przyjmowane dwa stanowiska. Obydwa stanowiska są jednoznaczne: nieodpłatne świadczenia na rzecz pracowników w całości sfinansowane z ZFŚS są wyłączone z VAT. Inne są tylko uzasadnienia tych stanowisk.

Działania pracodawcy podejmowane w ramach ZFŚS są przejawem działalności socjalnej zakładu pracy, a nie działalności gospodarczej podatnika VAT. Środki Funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Pracodawca jedynie administruje tymi środkami (art. 10 i art. 12 § 1 ustawy o ZFŚS). Takie stanowisko potwierdził Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z 23 lutego 2007 r. (sygn. 1472/RPP1/443-791/06/SAPI). Zgodnie z tym stanowiskiem wszelkie świadczenia na rzecz pracowników finansowane w całości z ZFŚS, w tym również świadczenia związane z urlopem pracownika, nie będą ani dostawą towarów, ani też świadczeniem usług i nie będą podlegały opodatkowaniu VAT. Podatnikowi VAT (pracodawcy) nie przysługuje tym samym prawo do odliczenia VAT naliczonego od wydatków sfinansowanych z ZFŚS na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Wydatki socjalne (z wyjątkiem odpisów na ZFŚS) nie dają prawa do odliczenia VAT naliczonego, ponieważ nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym skoro od wydatków na świadczenia socjalne nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, to od przekazania tych świadczeń pracownikom nie trzeba naliczać VAT należnego. W przypadku przyjęcia tego stanowiska pracodawca może zadecydować o odliczeniu VAT naliczonego, ale wówczas powinien nieodpłatne świadczenia sfinansowane z ZFŚS opodatkować VAT (art. 88 ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT) i wystawić fakturę wewnętrzną (art. 106 ust. 7 w zw. z art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT).

Świadczeń sfinansowanych z ZFŚS niepodlegających VAT nie należy dokumentować fakturami VAT.

Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracodawca może sfinansować część wydatków poniesionych przez pracownika i członków rodziny pracownika w związku z wyjazdami urlopowymi, wczasami, koloniami, obozami itp. Tego rodzaju refundacja nie podlega opodatkowaniu VAT. Dofinansowanie wypoczynku pracownika polegające na przekazaniu pracownikom pieniędzy nie stanowi ani dostawy towarów, ani też świadczenia usług. Nie jest to zatem czynność wymieniona w art. 5 ustawy o VAT jako czynność podlegająca opodatkowaniu VAT.

VAT należny wystąpi w przypadku świadczeń częściowo sfinansowanych z ZFŚS, a częściowo finansowanych przez pracownika. Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia, gdy pracodawca:

• świadczy usługi na rzecz swoich pracowników, organizując dla nich wczasy pracownicze, lub

• zakupuje tego rodzaju usługi dla pracowników.

VAT należny trzeba odprowadzić od kwoty wnoszonej przez pracownika. Pracodawcy zaś przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego na ogólnych zasadach, tj. w części, w jakiej związany jest z czynnością opodatkowaną (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli opodatkowane zostanie całe świadczenie, odliczenia podatku można dokonać w całości.

Świadczenia częściowo odpłatne powinny być dokumentowane fakturą VAT na żądanie pracownika. W przypadku świadczeń na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej faktury należy wystawiać wyłącznie na żądanie tych osób. Świadczeń tych nie trzeba również ewidencjonować w kasie fiskalnej (§ 2 w zw. z poz. 34 załącznika do rozporządzenia w sprawie kas).

PRZYKŁAD

Pracodawca zakupił dla pracowników pakiet skierowań na wczasy nad morzem. Pracownicy mogą zakupić wczasy za 50% ceny. Skierowanie na dwutygodniowe wczasy kosztuje 1952 zł (w tym 352 zł VAT). Pracodawca odlicza VAT naliczony w wysokości 50% podatku naliczonego od zakupu, czyli 176 zł (50% z 352 zł).

Pracownik może zakupić skierowanie za 976 zł (50% ceny). Pracodawca nalicza VAT należny od kwoty 976 zł metodą „w stu”. Podatek należny wyniesie zatem 976 zł x 22/122 = 176 zł.

Cała operacja jest dla pracodawcy neutralna podatkowo, ponieważ odliczył podatek naliczony w wysokości 176 zł i naliczył VAT należny w wysokości 176 zł.

Pojawiają się również opinie, że pracodawca ma obowiązek rozliczenia VAT według procedury VAT-marża przewidzianej dla usług turystycznych. Według tego stanowiska VAT należny nie występuje, ponieważ nie ma marży. Pracodawcy nie przysługuje też prawo do odliczenia VAT (art. 119 ustawy o VAT).

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 146; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 217, poz. 1591

• art. 2 pkt 1, art. 3, art. 5 ust. 2-3, art. 8 ust 1-2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 89, poz. 589

• art. 167 i 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1288

• art. 21 ust. 1 pkt 3, ust. 1 pkt 26, pkt 38, pkt 78 lit. a), art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

• § 1, § 2 ust. 1 pkt 19 i 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

• art. 5, art. 7 ust. 2, art. 8 ust. 2, art. 15, art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 1 pkt 2, ust. 3 pkt 3, art. 106 ust. 7, art. 119 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 74, poz. 444

• § 2 w zw. z poz. 34 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z 20 grudnia 2007 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. Nr 245, poz. 1807

Arkadiusz Mika

specjalista w zakresie prawa pracy

Sławomir Biliński

konsultant podatkowy

Paweł Muż

ekonomista, księgowy

Ewa Sławińska

ekspert w zakresie VAT

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Pasieka Derlikowski Brzozowska i Partnerzy

kancelaria prawna

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »